高校教育統計檔案管理存在的問題及對策

吳曉茹 樊曉丹

【摘要】高校教育統計檔案是高等教育事業統計工作的一項重要內容，其系統、完整、客觀、真實地記錄了高校在人才培養、師資隊伍建設、辦學條件改善等方面的發展歷程和軌跡，是學校領導科學有效管理和制定政策計劃的根本依據。本文針對高教統計檔案管理中存在的歸檔意識淡薄、規范化水平較低、信息化及開放程度滯后、重保管輕利用等問題，分別從加強高教統計檔案的組織領導，提高高教統計檔案的“質”與“量”、建立高教統計檔案遠程服務平臺及開發編研高教統計檔案等方面提出了相應對策。

【關鍵詞】高校教育;統計檔案管理;問題;對策

高校教育事業統計是對高校辦學規模、辦學條件、辦學水平等情況進行數據收集、整理、匯總和分析的一項經常性基礎工作，其內容包括高校的學生、人事、財務、教學、科研、設備、基建、產業、圖書、體育、衛生等方方面面，具有專業性強、涉及部門廣、數據量巨大且全面等特點，不僅是教育行政主管部門監控學校辦學狀況的重要信息渠道，更是高校進行科學管理和決策的重要依據。在高校教育事業統計工作中形成的具有保存價值的文字、圖表等資料檔案（以下簡稱高教統計檔案）是高校教育事業統計工作的一個重要組成部分，其系統、完整、客觀、真實地記錄了高校在專業設置、人才培養、師資隊伍建設、教學科研、辦學條件改善等方面的發展歷程和軌跡，是高校領導制訂發展規劃、優化資源配置、提高辦學質量的根本依據，也是高校對外交流、參與市場競爭的重要工具。目前，國內較具影響力和公信力的“武書連大學排名”就是利用高教統計檔案分別從大學綜合實力、學科實力、本科專業實力、教師學術水平、教學科研效率、本科畢業生質量等方面對高校進行排名，不僅為考生及家長填報高考志愿提供參考，更是各學校整理實力的充分體現。因此，加強高教統計檔案管理工作，為學校教育事業服務的同時，助力學校“雙一流”建設，具有十分重要的現實意義。

一、案例介紹

某高校教育事業統計工作一直由學校校長辦公室負責。2010年，由于學校人事調整，負責統計工作的老師發生了變動，但兩位老師在交接工作的過程中，對高教統計檔案的相關要求忽視交接或沒有交接清楚，致使新老師在后續負責統計工作中一直沒有將每學年的高教統計檔案按時移交學校檔案館保管。直至2016年該高校有關部門到檔案館查閱高基報表數據時才發現高教統計檔案竟斷檔了5年之久。為了保證學校檔案的完整性，該校檔案館工作人員及時聯系到這位統計老師，說明了高教統計檔案的重要性并對之前中斷未歸檔的高教統計檔案進行了補歸，有效填補了學校這一時期高教統計工作的空白。

二、高教統計檔案管理中存在的主要問題

雖然該高校及時發現了統計檔案工作中存在的問題并做出了補救與整改，但隨著信息時代的到來，高校教育事業統計工作已從傳統的手工統計轉變為計算機統計，而形成于統計工作整個過程的高教統計檔案，其載體形式、載體內容也發生了根本變化，并非一冊僅體現數據記錄與匯總的紙質報表。目前，一些高校對教育事業統計工作、高教統計檔案管理不夠重視，對工作中出現的新情況新問題沒有及時研究并采取應對措施，其中包括忽視對電子統計檔案的管理，以至于高教統計檔案工作中出現了以下問題：

（一）高教統計檔案歸檔意識淺薄。一些高校沒有設置專業統計管理部門，統計工作歸口不一，有時在校長辦公室，有時又因學校發展被調整在發展規劃處等部門，容易出現數出多部門的情況。這些部門由于負責的事項較多，對教育事業統計工作只是表面應付，對高教統計檔案更是疏于管理。同時，從事統計工作的人員大多是身兼數職，工作辛苦、繁瑣，沒有精力深入學習和掌握高教統計檔案管理的具體辦法和要求，加上統計人員因崗位流動而變化頻繁，導致高教統計檔案長年存放于科室中，未向學校檔案館移交，歸檔出現斷檔現象，給學校資產造成不可彌補的損失。

（二）高教統計檔案規范性管理程度較低。統計部門和檔案館沒有根據教育事業統計工作的變化及學校實際及時制訂新的《高教統計檔案管理辦法》《高教統計檔案歸檔范圍和保管期限表》等規章制度，每年度的高教統計檔案歸檔仍是傳統的一本紙質報表，而教育事業統計工作中各單位報送的由領導簽字蓋章的原始統計數據及數據核查情況說明等材料散落在統計人員手中，沒有作為高教統計檔案移交檔案館。同時，隨著信息技術的發展，教育事業統計工作已由手工統計向計算機統計轉變，由此產生的Excel、數據庫、軟件系統等電子統計檔案也未歸檔，從而導致統計檔案數據缺乏連續性且查閱利用效率低下。高教統計檔案利用者缺乏保護檔案的意識，在利用過程中隨意在檔案原件上涂畫、批注，給檔案管理帶來了不良影響。

（三）高教統計檔案信息化及開放程度滯后。一方面，高校統計工作仍限于數據單機錄入和處理，沒有借助網絡技術實現學校部門間的統計數據共享。另一方面，多數檔案館僅實現了高教統計檔案的目錄級信息化，對高教統計檔案實體的利用，仍需到檔案館現場查閱，無法實現異地查詢。同時，多數高校將統計數據視為保密數據，不肯對外公布，導致學校之間形成一個個信息孤島，無法與同類院校進行橫向比較，自然無法了解本校的發展優勢與短板，一定程度上制約了高校的進步與發展。

（四）高教統計檔案重保管，輕利用。檔案館工作人員對高教統計檔案的重要性認識不足，僅限于上架、保管、你用我查的初始水平，忽視了對高教統計檔案的深度挖掘和開發編研，沒有發揮出高教統計檔案在制定決策、研究校史、對外宣傳等方面的作用。

三、做好高教統計檔案管理的對策

（一）健全教育事業統計工作組織機構，強化高教統計檔案組織領導。鑒于目前高校事業統計工作歸口不一、管理分散、易被部門主要事務“邊緣化”的現狀，高校應結合實際，成立專門的統計部門，實行“統一領導、集中管理、分級負責”的統計工作網絡，即由學校統一領導，統計部門集中管理，各處（室）、各院（系）分級負責。同時，學校應加大投入力度，培養一支觀念新、業務精的復合型統計人才隊伍，為實現歸口統一和高質量的高教統計檔案管理奠定基礎。在此基礎上，統計部門要加強高教統計檔案的組織領導，健全高教統計檔案管理制度。統計部門負責人要提高對高教統計檔案的認識及重視程度，不僅自己要認真學習并貫徹高教統計檔案相關政策，還要健全單位高教統計檔案的“三納入”“四同步”管理制度，確保高教統計檔案工作落實到位，即高教統計檔案工作納入單位的工作計劃，納入領導議事日程，納入統計工作人員崗位職責;下達統計計劃任務與提出統計資料歸檔要求同步，檢查統計工作進度與檢查統計資料形成情況同步，統計工作上報與驗收鑒定統計資料的齊全、完整、準確性同步，統計工作評優與檔案部門出具統計檔案歸檔證明同步。

（二）加強高教統計檔案規范化管理，提高高教統計檔案的“質”與“量”。1.高校統計部門要高度重視并積極組織統計人員參加教育事業統計專業化培訓，全面掌握統計工作流程、指標含義、填報要求、軟件應用等內容，不斷提高統計人員業務水平。同時，要求各位統計人員對待工作必須態度嚴謹、認真細致，堅決杜絕隨意編造數據的情況發生，徹底從源頭上保證統計數據的準確性，為建立高質量的統計檔案奠定基礎。2.高校檔案館應根據教育事業統計工作實際，制訂高教統計檔案歸檔實施細則，對高教統計檔案的收集、整理、組卷、編目、裝訂等工作做出詳細說明和要求，切實提高高教統計檔案的規范化水平。首先，在收集高教統計檔案時，不僅要收集與教育事業統計工作相關的上級文件通知、本校統計工作的計劃、總結、請示、批復、任務分解及各單位報送的原始數據、統計情況說明、統計報表等紙質材料，還要收集不同版本的高教統計系統軟件及其相應的導出文件（.xls）、數據庫文件（.dat）、上報文件（.input）等電子統計檔案，提高高教統計檔案的全面性。其次，在分類整理高教統計檔案時，要按照相同年度、相同保管期限、相同載體的分類原則對統計檔案進行正確分類，并按照紙質檔案以卷（件）為單位、電子檔案以盤為單位整理，切實做到高教統計檔案內容齊全、分類清楚、不漏不重、簽字蓋章手續完備、裝訂規范、檢索方便、管理完善。

（三）加強高教統計檔案信息化建設，實現統計數據遠程利用。隨著計算機及網絡技術的迅猛發展，高校檔案工作在檔案載體、檔案管理、檔案服務等方面正在向信息化建設邁進，高教統計檔案管理也應順應時代要求，逐步推進存量數字化、增量電子化、建立高教統計檔案數據庫的基礎上，充分利用學校局域網、校園網等平臺以及數字化校園建設契機，實現統計檔案遠程利用平臺，為學校各部門提供方便快捷的查檔服務的同時，徹底打破各部門疲于查找數據的困境;為學校師生的教學、科研提供數據支持;為教育行政部門動態監測、宏觀調控高校發展提供依據。

（四）深入開發高教統計檔案，積極為高校教育事業服務。1.加強高教統計檔案數量關系的分析整理，在對比中發現問題、解決問題，從而不斷提高學校的管理水平。通過對學校高教統計檔案的橫向與縱向、單項指標與多項指標、定量與定向的分析比較，不僅可以將靜態化的統計數字轉化為動態的教學監測指標，為學校決策層動態掌握辦學現狀、評判資源配置、挖掘辦學潛力、提高辦學效益提供依據，還可以讓學校師生、校友及社會各界了解學校的改革發展歷史和輝煌成就，擴大學校對外宣傳力度并為學校贏得知名度和美譽度。通過比較相關院校數據，及時發現學校與其他院校在人才培養、師資隊伍、教學方法、科研水平、資產投入等方面的優勢與短板，以便學校擺正位置，及時調整發展策略，不斷提升學校治理能力和競爭能力。2.加強高教統計檔案的編研與課題研究工作，輔助學校行政管理。充分利用高教統計檔案信息庫，建立學校的人事信息數據庫、學生情況數據庫、科研成果數據庫、專業信息數據庫、儀器設備數據庫、固定資產數據庫、校舍情況、圖書資料數據庫等，為各職能部門的數據統計、填報報表、編印和發布信息簡報等日常業務管理、信息咨詢服務提供數據支持。還要進一步解放思想、開拓創新，借助高教統計檔案，積極開展統計相關課題研究工作。特別是針對各高校舉辦的見證改革開放四十周年紀念活動，學校統計部門可聯合檔案館透過高教統計檔案以圖文并茂的形式對學校的教育事業發展成就進行匯編，并在全校范圍舉辦展覽，鼓勵學校領導、師生員工、校友及社會各界人士借此機會對學校的綜合改革和“雙一流”建設出謀劃策、建言獻策，為實現學校內涵式發展共同努力。

四、總結

高教統計檔案管理是一項長期性、綜合性的管理工作。在習近平新時代中國特色社會主義思想引領下，我們要創新思維、積極探索高教統計檔案管理和服務新模式，充分發揮高教統計檔案在高校科學決策、取長補短、提升實力、擴大宣傳等方面的作用，積極為高校教育事業發展貢獻力量。

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