醫院現代化建設中檔案管理的作用分析

黎艷

【摘要】在醫院現代化建設過程中，檔案管理工作非常重要，直接關系到醫院內部各項工作的有序開展。該項工作中需要兼顧和考量的相關要素比較多，對檔案管理部門及人員要求很高。檔案管理部門要結合醫院實際運營及發展情況，加大檔案現代化建設及管理工作力度，明確醫院現代化建設中檔案管理的作用及存在的問題，提出具體檔案管理方法和對策。

【關鍵詞】醫院;現代化建設;檔案管理;醫療設備

醫院日常診療及科研工作過程中，會積累大量檔案資料。這些資料形式多樣，內容豐富，以各類醫療文書檔案為主，為醫院各項醫療活動的開展及決策提供依據，有助于提高醫院現代化建設水平。現代醫療事業的快速發展，使醫院現代化建設步伐逐漸加快，對檔案管理工作也提出了相對比較高的要求。醫院領導及檔案管理人員要加強對該項工作的重視，使檔案管理工作更加科學、合理、有效。

一、醫院現代化建設中檔案管理的作用

（一）提高醫院技術建設及綜合醫療水平。醫學研究類型多，領域廣，涉及到大量龐雜的檔案資料。借助豐富的檔案資料為醫院技術建設及醫療研究工作提供支持，使醫療及科研工作更加科學、有序。科研工作者在研究過程中，認真學習、分析檔案資料，吸收有益經驗的同時，能夠進行科研創新。在分析研究各類醫療檔案的基礎上，還能夠進行經驗總結，為患者提供優質服務。舉例而言，臨床醫療過程中，會遇到很多同類型疾病，醫護工作者借助以往檔案資料，尋找病歷之間的共性和差別，給出最佳治療方案，在不斷探索過程中，逐漸積累豐富的臨床治療經驗和真實的臨床資料，使各類檔案信息得到循環利用。因而，科學管理醫院檔案，有助于醫學科研活動的有序進行，避免在科研過程中出現重復勞動，減少不必要的人力資源及物力資源浪費情況，使現代醫院工作效率及醫療水平不斷得到提高。

（二）科學使用醫療設備，提高設備利用率。在醫院現代化建設中，醫療設備檔案管理的科學與否，直接關系到醫院的醫療質量和技術水平等。建立全面詳細的醫療設備科技檔案，能夠使醫院各類醫療設備管理更加簡便，且利用率高，減少故障發生，實現醫院現代化建設目標。同時，醫療設備檔案管理工作能夠使設備使用、維護、修理等各環節工作更加有序，凸顯醫療設備的使用價值及社會、經濟效益等。建立醫療設備檔案，便于定期對各類醫療設備進行維護，了解設備保養、修理記錄，并依據檔案信息對精密設備進行預防性維護及調試，節約維修成本，減少不必要的人力、物力資源浪費等。除此之外，也能夠降低醫療設備的故障發生率，規避設備故障及醫療傷害等，保障患者利益，減少醫療糾紛。

（三）便于科學決策，推動醫院現代化建設。醫院管理者能夠依托各類檔案信息，科學把握醫院整體運行情況，以此為背景，作出相關決策，制定中短期發展目標等。檔案也是醫院各種有形資產、科研成果、知識產權的證明依據。同時，其自身作為無形資產，是醫院總體資產的重要組成部分，涵蓋醫院日常管理、經營、科研活動等，對醫院建設發展、知識創新、科技成果轉化等具有推動作用。醫院檔案資料中涉及到諸多專業信息和知識，在醫院日常管理工作中加以應用，對提高醫院職工工作積極性及科技創新非常有利。

（四）開發各類影像資源，服務醫院文化建設。醫院經營發展過程中涉及很多圖片、照片等影像資料，其屬于醫院檔案管理工作范疇。相較于其他檔案類型，影像檔案更加生動，是對醫院經營發展過程的如實反映，記錄了醫院的發展歷程和重大事件，非常珍貴。重點管理醫院影像檔案，科學歸納整理，妥善保管，確保醫院各類檔案資料完整。醫院各部門還要提高對影像檔案的重視度，將其作為醫院精神及物質文明建設過程中的重要內容，促進現代醫院文化建設，培養醫護人員的責任意識及奉獻精神，推進醫院現代化建設過程中各項工作有序進行。

（五）開發基建檔案，促進醫院基礎設施建設。醫院基建檔案是對醫院各項工程的詳細記錄，既有前期規劃設計內容，又有具體施工過程及后期工程使用及維護等相關內容。醫院基礎設施能否正常使用，直接關乎各項醫療、科研工作的順利開展。當前，隨著現代醫院規模及基礎設施建設力度的逐漸加大，醫院基建檔案也成為了醫院各項工作開展的前提和依據。醫院運營發展過程中，很可能會改造內部建筑，這一過程中，需要考慮裝修、設備安裝、管道、電力等基礎設施建設問題。倘若施工過程過于盲目，很容易影響整體工程進度。反之，借助已有基建檔案，有助于對工程實際情況進行詳細了解，保障整體工程質量和效率。因而，科學管理基建檔案對基礎設施建設非常有幫助，能夠減少不必要的成本浪費問題，實現醫院現代化建設目標。

二、醫院現代化建設中檔案管理問題

（一）管理制度存在漏洞。醫院管理工作中，過于關注醫療設備管理及后勤、行政工作，并且有詳細的規章制度，工作效率高。該過程中，卻忽略了檔案管理工作，僅按照常規制度進行檔案管理，與醫院檔案管理工作相匹配的制度尚不完善，導致醫院檔案管理工作職責不明，檔案管理方法單一，管理過程混亂等，甚至出現檔案信息泄露、丟失情況。

（二）檔案管理信息化水平低。當前網絡信息技術發展比較快，單一的紙質檔案管理方法很難滿足現代化醫院檔案管理工作要求，很容易出現檔案遺漏、丟失等情況，也無法共享檔案信息，增加醫院檔案管理成本。受傳統檔案管理觀念制約及技術水平限制，當前部分醫院在檔案管理方面信息化程度仍然相對較低，這在一定程度上影響了醫院檔案管理工作的質量和效率，對醫院現代化建設及發展不利。

（三）檔案管理人員專業素質低。一些醫院檔案管理人員由行政人員兼任，專業水平低，缺乏檔案管理方面的相關知識，也沒有認識到檔案管理在醫院現代化建設過程中的重要性。實際工作過程中，不熟悉醫院檔案管理工作流程，不能夠及時更新醫院內部各類檔案，缺乏檔案管理常識，檔案信息填寫不規范、格式錯誤、存儲方法不當，這些都對醫院檔案管理工作產生了嚴重干擾，導致檔案數據庫無法發揮其應有的價值和作用。

三、醫院現代化建設中檔案管理對策

（一）建立科學的醫院檔案管理制度。醫院檔案管理工作相對比較嚴謹，且專業性強。具體實施過程中，需要以一套規范的檔案管理制度為依托，使醫院檔案管理工作嚴格按照具體流程操作，方能達到良好的檔案管理效果。科學完善的規章制度能夠使醫院檔案管理工作更加有序、規范，以免檔案管理工作過于隨意，使該項工作安全性和條理性兼備。醫院檔案管理工作要以具體的法律法規為前提，始終具備全局性思維，嚴格貫徹各項工作。同時，還要依據行業發展情況，科學分析檔案管理內容，明確醫院檔案管理工作流程和范圍，凸顯其價值，合理認證和分類，完好保存。分析研究現有檔案管理規章制度，嚴格按照制度要求，對醫院各類檔案進行歸檔、保管、利用等，及時發現制度漏洞，不斷補充和細化，使各檔案管理步驟更加有序，并將其作為職工考核的依據，確保檔案管理工作更加嚴格、規范，時刻保證檔案管理人員的工作積極性。

（二）增強檔案管理人員信息化意識。作為一名醫院檔案管理人員，需要具備較強的信息化管理意識，方能達到良好的檔案管理工作效果。依據醫院檔案管理工作要求，鼓勵檔案管理人員進行觀念創新，增強信息化意識，真正實現檔案管理工作信息化。除此之外，醫院還要加大醫院檔案管理工作信息化宣傳力度，使企業認識到檔案信息化管理工作的重要性。同時，醫院還要注重技術革新和設備更新，充分發揮計算機網絡優勢，借助醫院信息網絡系統管理各類檔案信息，依托計算機網絡監控醫院各類檔案收集整理過程，使醫院檔案管理工作質量和效率得到明顯提高，呈現現代化和規范化特征。

（三）提高檔案管理人員素質。檔案管理人員素質直接關乎醫院檔案管理工作質量，采用開放式管理的方法，對醫院檔案人員進行管理，將醫院檔案管理工作放在與醫院經營同等重要的地位，增強檔案管理人員的服務意識，使醫院檔案管理工作更加全面、主動，加大醫院檔案開發利用力度，進行檔案追蹤，把醫院內部發展和外部環境充分結合起來。醫院檔案管理人員還要具備終身學習意識，不斷學習檔案管理方面的知識和技能等，優化自身知識結構，提高醫院檔案管理工作水平。醫院管理層也要注重檔案管理人員日常培訓工作，給予檔案管理人員充分的學習進修機會。改變以往人員考核方式，除了理論考核之外，還要對醫院檔案管理人員進行技能考核，增強醫院檔案管理工作的針對性和目的性，通過該種方式，促進醫院檔案管理人員專業知識和技能水平的提升。

四、結語

檔案管理是醫院現代化建設過程中的重要內容，該項工作直接影響醫院的整體運營發展水平及科研工作質量。無論醫院相關領導，還是檔案管理部門都要明確檔案管理在醫院現代化建設過程中的作用和價值，依據檔案管理工作中存在的問題和漏洞，建立科學的醫院檔案管理工作制度，增強檔案管理人員信息化意識，提高檔案管理人員的素質，為醫院檔案管理工作奠定良好基礎，提升醫院現代化建設水平，促進醫院各項工作的有序進行。

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