淺析醫院檔案管理工作的創新

杜新文

【摘要】醫院檔案部門主要負責收集、保管信息資料，便于醫院開發利用。隨著社會的發展，檔案管理工作也應有所創新，為醫院發展提供更多有價值的內容。筆者將重點闡述創新醫院檔案管理工作的意義以及相關工作推進過程中存在的問題，提出優化策略，希望醫院檔案管理工作體現更多的價值。

【關鍵詞】醫院檔案管理;檔案管理;創新

在構建現代化醫院的過程中，醫院檔案管理工作發揮著重要的作用。對醫院活動和實踐工作有了最為原始的記錄，相關的檔案資料不僅對教學有一定的幫助，還可以衡量一個醫院的管理水平，因此，完善醫院檔案管理的工作，一方面是順應時代發展的要求，另一方面也是推動醫療衛生事業全面進步的有力工具。雖然我國醫院檔案管理部門在這方面作出了很大的努力，也取得了進步，但是仍有較大創新和完善的空間，值得我們探究。

一、醫院檔案管理工作創新的意義

（一）順應社會發展的需要。隨著科學技術的飛速發展，今天的人類社會已經步入信息化時代?？梢哉f信息化是當今這個時代人類社會最為顯著的特征，人們的一切都化為信息，并加速運動、交換，最終匯聚成一種全新的生產動能，成為支撐當代人類社會發展的最為強大的生產力。創新是民族發展的根本，是國家繁盛的推動力。若無創新社會就會停滯不前，我們也就無法獲得新的技術、理念，迎來新的發展形勢，最終落后于他人。因此我們必須勇于創新，深化對客觀世界的認知，努力獲得前進的力量。醫院檔案事業更要有創意意識，這樣才能順應時代變化，滿足醫院發展對檔案管理的要求，讓檔案信息為醫院提供更多有價值的參考。

（二）順應檔案管理工作發展的需要。事實已經證明，科學技術是第一生產力。隨著科學技術的發展，社會已經邁入信息時代，無論是生產還是人們的生活都與數據、資料等息息相關。負責整理、保存、開發信息資料工作的檔案部門曾為社會穩定與國家發展作出不可忽視的貢獻，而今檔案管理工作在社會大環境的影響下面臨著諸多挑戰，如信息化、管理科學化、服務多元化等，若不能在機制、管理策略方面進行創新，其工作質量、效率將無法滿足醫院的需求。

（三）順應檔案管理工作的發展規律。檔案管理工作質量提升，檔案資料才更有醫學研究、參考價值，醫院醫學、學術研究才能得到有效保障，醫院也才能為人類生命健康作出更多的貢獻。而且，檔案管理工作也需通過開拓創新提升工作質量，倘若檔案管理墨守成規，不探索新的管理方法和理念，只是重復過去的工作內容，終有一天它不僅無法為醫院的發展貢獻力量，甚至成為影響醫院醫學研究的因素。因此從外部需求和內部規律角度出發，創新是必然之路。

（四）提升檔案管理人員的素質。很多人認為檔案管理工作就是資料簡單的整理、歸納、保存，其實檔案管理涉及多個環節，如信息收集、資料整理與鑒定、檔案保管、信息檢索、統計、編研等，這些工作的質量在很大程度上能夠影響到醫院的醫學研究與發展。對于檔案管理工作而言，管理人員業務素質越高、創新力和主觀能動性越高，其效率與成效越明顯。醫院已經開始重視對檔案工作人員素質的培養，為其制定了更高的標準，其中創新意識是培養的重要內容。提升管理人員的創新意識不僅能刺激其工作的主動性，還能讓其更善于思考，根據問題尋找根源，探索出更好的解決方案，讓檔案管理工作所有環節都能有序連接，實現檔案管理工作水平與效率的提升。

二、醫院檔案管理工作的創新

（一）管理理念的創新。第一，正確認識檔案管理工作，樹立科學價值觀。無論是醫院管理層還是檔案工作負責人員，都要樹立科學的價值觀，正確認識檔案管理工作的意義。從長遠角度出發，科學科技檔案具有潛在推動作用，只要發揮出其價值就能讓人類擺脫某些疾病帶來的痛苦，造福于社會，因此意義重大。第二，樹立工作動態觀念。任何工作都是發展的、動態的，醫院檔案工作也不例外。若想提升檔案管理工作的質量，管理人員必須摒棄過時的管理理念，避免出現“閉室自守”“坐等上門”等情況，要主動出擊，根據醫院需求調整檔案管理工作的模式。第三，樹立工作效率觀。高效率才能有高回報。檔案管理人員的工作效率越高，檔案提供越及時，醫院在面對某些問題或者進行醫學研發的反應就越快，有利于醫院在醫療市場競爭中獲取優勢，確保長久性發展。第四，樹立現代管理理念。近些年，檔案信息處理方式在互聯網和計算機技術的影響下發生了顛覆性的改變。若想順應時代發展，滿足新時期檔案管理工作的要求，檔案人員必須樹立現代管理理念，提高檔案信息收集、整理的效率，讓檔案管理工作更科技化、現代化。

（二）管理手段的創新。第一，將計算機、網絡等技術應用到檔案管理工作中，提高電子檔案在信息整理、保管、統計方面的應用性，弱化紙質檔案在檔案管理工作中的比重，做到檔案管理文檔一體化。第二，實現檔案實體與檔案信息的分離。檔案管理人員需讓電子檔案信息取代某些紙質檔案，并將一些意義重大的電子文件歸檔，而后構建網絡服務平臺，讓用戶能夠根據目錄查詢相關信息，提高檔案信息的利用率。第三，檔案信息資源數字化、網絡化。檔案管理相關部門應建立數據庫，通過網絡科技等方式設置權限，提高數據的安全性，對信息資源統一管理，讓檔案管理工作進入現代化管理模式。

（三）服務方式的創新。第一，調整以往的工作重心，避免重管理輕服務的出現，以檔案資源為基礎為社會公眾、醫院和患者提供多方面、多層次的服務，實現檔案信息價值的最大化。第二，樹立主動服務意識，改變以往的服務模式。檔案管理工作要有主動性，能夠根據問題以及社會需求進行調查，為公眾、醫院提供優質的服務，讓信息資源發揮更多的作用。

（四）完善管理制度的建設。健全檔案歸檔制度，確保檔案信息歸檔時間、范圍、保存周期等要求清晰明確。健全檔案管理崗位制度。細化崗位工作內容，明確檔案管理工作職責，確保所有工作人員清楚自身責任，讓檔案信息整理歸納、判定、保管、統計等環節都有序進行。健全檔案借閱制度，讓檔案結語登記、審批程序更完善、效率更高，提高檔案資料的服務性，在保證信息資料安全性的基礎上促進醫院業務的開展。健全檔案保密制度。根據檔案等級制定保密機制，若檔案屬于密級檔案，應根據規定標明密級，定期檢查，確保存放的安全性，一旦檔案泄密要依法追求相關人員的責任。健全檔案庫房管理制度，如禁止無關人員進入，提高防盜、防火、防有害氣體等因素的安全意識，避免檔案因塵、水、害蟲、光等因素而被損害。健全檔案鑒定、銷毀制度。定期對檔案內容進行鑒定，對于那些失去應用價值且到期的檔案進行銷毀。檔案銷毀要有相應的審批流程和保密工作。此外還能夠加大資金投入力度，注重檔案資源開發工作。醫院應在日常工作中重視檔案管理工作，在檔案管理工作中投入大量資金，用于設備更新和建設，呈現出現代化的檔案管理工作系統。同時注重檔案責任管理機制的不斷完善，注重工作方法的有效性，拓展檔案信息資源的來源范圍，利用已有經驗優勢不斷開發檔案資源。

（五）提高人員的綜合素質。檔案管理工作的落實與創新都依賴于檔案管理人員的能力，所以其綜合素質對檔案管理的成效有很大的影響。相關部門需采取一定策略提升檔案管理人員的綜合素質。第一，開展檔案管理方面的專業培訓。培訓是提升檔案管理人員素質的有效方法。但大部分醫院缺乏對檔案管理人員培訓的意識，即便開展培訓活動也只是流于形式。對此，醫院應根據自身發展規劃安排檔案管理培訓內容和時間，確保檔案管理人員的能力能夠滿足醫院的需求。其次，定期檢驗培訓成果，通過考試、考察等制度提高檔案管理人員的重視度與積極性，讓其能更認真對待培訓內容。第二，培養檔案管理人員創新和敬業的精神。社會是發展的，工作要求和內容也會隨之改變，檔案管理人員必須要有創新意識，順應時代潮流，尋找更先進的工作方式與規律，而這一切需要敬業精神的支持。只有熱愛工作，具有敬業精神的人員才會下苦工、認真研究、甘于奉獻，努力將本質工作做到更好。第三，提高信息素質教育的力度。若想實現檔案管理現代化，就需要檔案管理人員掌握多媒體技術和計算機管理相關知識，能夠將檔案信息以數據形式存入系統或者硬盤內，這樣既提高檔案檢索的效率又降低的保存管理的成本。另外，檔案管理人員還要學會數據庫的建立，能夠勝任檔案信息的收集、整理、傳輸、檢索、應用服務等工作，可通過多媒體技術讓檔案信息的再現更方便、快捷、準確。所以，醫院要加大信息素質教育的力度。

（六）編研工作的創新。編研有所創新醫院檔案工作的價值才能有所提升，醫院實際工作才能在編研成果的推動下獲得更多成就。檔案管理工作是以檔案編研為基礎向醫院提供服務的，從本質方面分析，它可拆分為兩個方面：一是編研人員的隱性知識情況，二是檔案信息的顯性內容。隱性知識情況中比較重要的一點就是創新性，檔案人員要能抓住事件熱點，從經營管理和醫療方面出發，尋找有價值的資料以及服務內容;另外，能夠分析研究檔案信息中隱藏的價值，并主動與管理人員、科研人員協作，共同編制有利于醫院發展的編研材料，讓檔案信息為醫院經營決策提供更多的參考內容與數據。

三、結束語

綜上所述，醫院檔案管理工作對醫院長久發展而言十分重要。現今，我國醫療衛生領域在市場經濟大環境的影響下競爭激烈，基于此，醫院必須采取一定的策略來提升自身的優勢，其中一點就是檔案管理。所以，檔案管理工作必須能夠跟上時代發展，通過創新、制度健全實現工作的規范化、科技化，為醫院發展提供持續的推動力。

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