醫(yī)院檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)分析

吳曉君 沈亮紅 但淑杰 曾藝鵬

【摘要】隨著我國(guó)醫(yī)療制度改革的不斷深入，我們檔案管理中存在的問題及風(fēng)險(xiǎn)逐漸受到人們的重視，衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷發(fā)展使醫(yī)院檔案管理中存在的問題得到一定程度的緩解，但根源上的問題依然存在，應(yīng)該著力解決現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院檔案管理中存在的問題及風(fēng)險(xiǎn)，使醫(yī)院檔案管理工作效率及管理質(zhì)量得到提升，為醫(yī)院及衛(wèi)生事業(yè)科學(xué)化發(fā)展提供更高質(zhì)量的服務(wù)。筆者將醫(yī)院檔案管理中的問題及風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并提出相關(guān)改善措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;問題與風(fēng)險(xiǎn);分析;對(duì)策

醫(yī)院的檔案管理是記錄醫(yī)院歷史發(fā)展的一種外在形式，同時(shí)也是醫(yī)院工作決策及計(jì)劃的直接文件參考和依據(jù)，保持著醫(yī)院發(fā)展過程中產(chǎn)生的各種文字、圖表及音頻等，具有重要的保存價(jià)值，同時(shí)檔案也為醫(yī)院工作的開展提供了有價(jià)值的參考，屬于醫(yī)院管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。隨著我國(guó)醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的作用越來越受到人們的重視，因此對(duì)其存在的風(fēng)險(xiǎn)及問題進(jìn)行更加深入的探討，并提出相應(yīng)的改善措施。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)及問題

醫(yī)院的檔案涉及醫(yī)院各個(gè)科室、各個(gè)時(shí)間段及各項(xiàng)工作的開展，在醫(yī)院發(fā)展過程中逐漸形成，詳細(xì)記錄了醫(yī)院的產(chǎn)生、發(fā)展及進(jìn)步過程，為醫(yī)院發(fā)展計(jì)劃及工作規(guī)劃提供有價(jià)值的參考。與發(fā)達(dá)國(guó)家比較，其起步較晚，受到我國(guó)國(guó)情及醫(yī)院發(fā)展過程的影響，我國(guó)現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理中還存在很多問題及風(fēng)險(xiǎn)因素，筆者將其總結(jié)如下：

（一）現(xiàn)行的檔案管理制度體制及機(jī)制難以符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展要求。與其他專業(yè)檔案管理相比，醫(yī)院檔案管理具有其特殊性，并存在較為明顯的差異性。在醫(yī)院檔案管理發(fā)展方面，檔案保管員的工資審查和檔案管理結(jié)構(gòu)的制定、企管部門，而缺乏科學(xué)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的制度及實(shí)行機(jī)制，領(lǐng)導(dǎo)往往由于意圖不同和生產(chǎn)與衛(wèi)生檔案管理人員產(chǎn)生意見沖突，使檔案管理人員在開展工作時(shí)，難度加大。因此現(xiàn)行的制度及機(jī)制沒有實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展及實(shí)際工作的發(fā)展要求。

（二）缺乏對(duì)檔案管理的重視度，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄。多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)將醫(yī)院的服務(wù)管理及技術(shù)管理作為工作的重點(diǎn)，忽視了醫(yī)院檔案管理在指導(dǎo)醫(yī)院發(fā)展路線及工作上的價(jià)值，檔案運(yùn)用意識(shí)薄弱且缺乏重視度，認(rèn)為檔案只是記錄醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的文件，將其歸類進(jìn)行存放即可，沒有充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展中起到的積極作用，同時(shí)對(duì)檔案管理不當(dāng)缺乏的風(fēng)險(xiǎn)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，因此忽視了對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理可取得的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益難以體現(xiàn)出來。

（三）缺乏檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。在傳統(tǒng)的觀念中，醫(yī)院檔案管理工作是將相關(guān)文件及信息進(jìn)行記錄、分類及儲(chǔ)藏即可，沒有深刻意識(shí)到檔案管理質(zhì)量與醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃及工作計(jì)劃間的關(guān)系;質(zhì)量高且運(yùn)用率高的醫(yī)院檔案，前可預(yù)覽醫(yī)院發(fā)展過程，并總結(jié)出醫(yī)院的發(fā)展過程中存在的問題。后可通過分析檔案，預(yù)知醫(yī)院未來的發(fā)展趨勢(shì)及方向，同時(shí)預(yù)知醫(yī)院在未來發(fā)展中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，未雨綢繆，總結(jié)風(fēng)險(xiǎn)因素，并提出做出相應(yīng)的預(yù)防措施，為促進(jìn)醫(yī)院良好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的政策支持。

（四）缺乏專業(yè)化的醫(yī)院檔案風(fēng)險(xiǎn)分析管理人員。現(xiàn)階段，多數(shù)人的檔案管理理念還停留在簡(jiǎn)單的資料收集和目錄整理層面上，醫(yī)院對(duì)檔案管理人才的選用也是停留在“走形式”的階段，對(duì)于管理人員的招聘及安排均不夠重視。很多醫(yī)院的檔案管理沒有配置專門的檔案管理部門及人員，所聘用的管理人員缺乏檔案管理相關(guān)知識(shí)，專業(yè)性差，尤其是缺乏各種形式程序文件編輯、分類的基本知識(shí)以及數(shù)字化建設(shè)手段，檔案管理人員管理工作素質(zhì)的不足不僅嚴(yán)重影響檔案管理工作效率，同時(shí)也影響檔案信息分析結(jié)果的準(zhǔn)確性及可靠性，增加醫(yī)院工作的錯(cuò)誤引導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)。

（五）醫(yī)院檔案管理缺乏信息化管理。現(xiàn)階段很多事業(yè)單位已經(jīng)充分意識(shí)到信息化管理在提升工作效率、降低人力物力成本方面的積極意義，但缺乏對(duì)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的認(rèn)識(shí)，或者認(rèn)為檔案管理的作用不大，因此不愿進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備的投入，使醫(yī)院檔案管理缺乏與現(xiàn)代管理相符的標(biāo)準(zhǔn)化及正規(guī)化;醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)需要醫(yī)院進(jìn)行充分規(guī)劃，并進(jìn)行長(zhǎng)期穩(wěn)定性的投入，但現(xiàn)階段的醫(yī)院信息化管理差強(qiáng)人意，導(dǎo)致其管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于現(xiàn)代化醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展水平，不僅加重其管理質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院的整體管理水平造成嚴(yán)重的影響。

（六）醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容及范圍缺乏合理性界定。雖然很多醫(yī)院已經(jīng)意識(shí)到未來檔案管理發(fā)展將向信息化轉(zhuǎn)變，逐漸促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，但多數(shù)醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容及范圍還沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化及標(biāo)準(zhǔn)明確化。各個(gè)醫(yī)院為響應(yīng)檔案管理改革的要求，不斷建立健全醫(yī)院檔案管理制度及相關(guān)規(guī)定，但極少關(guān)注其內(nèi)容及范圍的規(guī)范化和合理性界定，約束了醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化。

二、推進(jìn)醫(yī)院信息化進(jìn)程的措施工作

（一）更新思想觀念。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作有了不同程度的發(fā)展和完善，但就當(dāng)前形勢(shì)看，醫(yī)院檔案管理改革滯后于醫(yī)院發(fā)展的需要。在信息時(shí)代快速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)越來越重要。因此，從適應(yīng)形勢(shì)的需要出發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)者至一線員工必須不斷更新自己的觀念。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入改革，更好地跟上醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展步伐，改變傳統(tǒng)醫(yī)院檔案工作觀念，不斷調(diào)整工作思路，創(chuàng)新風(fēng)險(xiǎn)管理模式。

（二）建立健全檔案管理制度。醫(yī)院需要制定一套短期、中長(zhǎng)期的醫(yī)院檔案發(fā)展規(guī)則。根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況及現(xiàn)代化檔案管理，建立及完善醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度，遵守規(guī)章制度，確保規(guī)章制度得到遵守，記錄和確認(rèn)各項(xiàng)制度的遵守情況。確定每個(gè)信息項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，要實(shí)現(xiàn)信息化管理到位，負(fù)責(zé)至人，從而使醫(yī)療信息管理進(jìn)入良性循環(huán)的軌道。

（三）積極開展檔案管理培訓(xùn)，選拔專業(yè)性人才。檔案管理工作人員專業(yè)化水平及綜合素質(zhì)的高低，是醫(yī)院檔案管理質(zhì)量水平的決定性因素，為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量水平的提升，首先醫(yī)院應(yīng)該積極組織檔案管理人員參與系統(tǒng)化的檔案管理培訓(xùn)，以提升工作人員的綜合素質(zhì)。其次從源頭上提升檔案管理工作的質(zhì)量，需要加大對(duì)專業(yè)化管理人員的招聘力度，注重專業(yè)化管理人員的輸入，可在高校檔案管理專業(yè)中進(jìn)行校園招聘，將考試成績(jī)優(yōu)秀的學(xué)生作為招聘對(duì)象，以提升整個(gè)檔案管理部門的專業(yè)化水平;同時(shí)還可在檔案管理部門中引入考核機(jī)制，激發(fā)在職管理人員不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)，提升其學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)的積極性，使整體檔案管理水平得到提升，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。

（四）建立信息化醫(yī)院檔案風(fēng)險(xiǎn)管理平臺(tái)。根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，為最大限度降低因檔案管理不當(dāng)給醫(yī)院發(fā)展、運(yùn)行等造成的風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院應(yīng)該注重檔案管理信息化的硬件投入，患者個(gè)人病歷、治療計(jì)劃、轉(zhuǎn)診、醫(yī)療及醫(yī)院發(fā)展過程中的醫(yī)療糾紛等信息進(jìn)行系統(tǒng)化管理，縮短信息收集、整理及查閱的效率，促進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)分析效率，為預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)提供實(shí)時(shí)參考。

（五）規(guī)范界定醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容及范圍。為確保醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)檔案管理職能、管理措施、管理方法及范圍進(jìn)行科學(xué)合理化界定，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案管理專業(yè)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)化化培訓(xùn)及考核。增加檔案文件的收集力度，不斷推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化及科學(xué)化。

三、小結(jié)

現(xiàn)階段，我國(guó)的醫(yī)院檔案管理雖然逐漸受到人們的重視，但存在的問題及風(fēng)險(xiǎn)還很多，需要醫(yī)院管理人員及各級(jí)工作人員共同努力，注重檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的指導(dǎo)作用，不斷挖掘檔案信息的價(jià)值，最大限度降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生，以提升醫(yī)院管理的整體水平。

【基金課題：上海市浦東醫(yī)院浦秀人才計(jì)劃，編號(hào)： PX2016005】

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