淺談當前檔案收集工作中的問題及對策

姜言美

摘要：隨著經濟社會的不斷發展，辦公系統自動化的使用，檔案的收集工作也在發生著變化，這也要求我們檔案管理人員不斷創新工作方法，主動適應當前新形勢下檔案收集工作要求，及時解決收集工作中的問題，扎實做好檔案收集這個起點環節。

關鍵詞：檔案管理;收集;問題及對策

一、當前檔案收集工作存在的問題

1.對檔案收集工作的重視程度不夠

隨著經濟社會的不斷發展，對檔案工作人員思想意識造成了一定沖擊，一些檔案人員思想浮躁，事業心、責任心下降，工作中滿足于一般現狀，不能主動去探索和研究，真正靜下心來去主動開展收集工作，導致一些本應該收集歸檔的文件資料長期放置在一些部門和個人手上，有的造成丟失，給檔案工作造成損失;另外一些單位，特別是領導班子對檔案收集工作重視不夠，認為檔案收集是檔案管理人員的事，沒有按照“三納入”要求，真正把檔案收集工作放到重要工作來抓，檔案管理機制不健全，導致檔案收集工作管理混亂。

2.檔案收集的標準范圍不細不實

一些單位沒有及時根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《照片檔案管理規范》等文件制定本單位的檔案收集標準范圍，收集指導文件比較籠統，收集標準不明確，具體可操作性不強，有時從表面上根本無法區分哪些文件材料、照片等需要歸檔，導致一些本該歸檔的重要文件材料等不能及時歸檔，有的甚至缺失，給檔案工作造成嚴重損失。

3.檔案收集人員的業務能力相對滯后

隨著社會的不斷進步，科學技術日新月異，作為一名優秀的檔案收集管理者，必須掌握多元化的知識結構，及時更新豐富自己的知識，全面掌握最新、最全的檔案收集整理、鑒定組卷、統計利用等相關業務知識，特別是加強信息化技術在收集工作中的學習運用，主動適應當前信息化檔案管理的新要求、新特點。但是，一些單位檔案管理人員思想比較固化，收集工作中缺乏創新創造精神，不能主動去學習，遇到一些新問題，還是憑老方法、老經驗，導致收集工作效率低下，已經很難滿足當前形勢下檔案收集工作的需要。

4.檔案收集的信息化、數字化技術投入不夠

檔案的現代化管理水平對檔案工作起著至關重要的作用，但個別單位缺乏新的管理經驗，對收集工作前瞻性認識不足、現代化管理意識嚴重缺失，收集工作不能及時變革創新，信息化、數字化等技術投入不夠，致使檔案收集工作仍然停留在傳統管理模式上，反映在實際工作中，對檔案工作的信息化、數字化技術投入不夠，檔案管理系統的硬件設施設備嚴重滯后，有的單位還以手工收集為主，收集工作效率低下，根本無法滿足新形勢下檔案管理工作的需要。

二、做好檔案收集工作的對策方法

1.加強檔案收集人員的教育考核以及組織機構建設

一要定期開展檔案收集人員進行教育，強調檔案收集工作的重要性，堅定檔案工作人員的事業心和責任心，變被動收集為主動收集，堅決杜絕麻痹思想;二要建立檔案收集工作考核制度，采取定期和不定期的形式對收集人員進行工作考核，按照考核標準量化賦分，對收集檔案不全、責任心不強的進行處罰，對工作表現突出的給予獎勵，充分調動檔案收集人員的工作積極性;三要成立本單位的檔案管理工作領導小組，由一把手任組長，明確檔案管理人員的責任分工，真正把檔案管理工作納入單位重點工作來抓，確保收集工作落到實處。

2.進一步細化檔案收集的標準和制度落實

檔案收集的標準和范圍直接關系到一個單位檔案管理工作的好壞，做好這項工作至關重要。一要檔案管理人員作為一個單位檔案管理具體責任人，應及時根據國家的指導性文件以及本單位的收集工作實際情況，征求單位領導、各部門及檔案收集人員的意見，協商制定本單位檔案的歸檔范圍和保管期限表，使收集工作標準范圍更細致、更具體、更具有操作性，細化到哪些些文件材料等要必須歸檔，哪些文件材料要做到同步歸檔，哪些可以直接剔除收集范圍;二要抓好本單位的檔案收集定期遞交制度和聯系催要制度的落實，定期開展檢查督導，對存在問題限期整改，明確責任人，真正從制度上保障檔案收集工作落到實處。

3.加大對檔案收集人員的新業務知識培訓

一要加強對檔案收集人員的業務培訓，采取專題培訓、網絡培訓及自我學習相結合的方式，不斷更新豐富檔案收集者的知識結構，使檔案收集者掌握最快、最新、最全的檔案收集等相關的多元化業務知識以及現代化的檔案管理技術經驗，特別是熟練掌握當前形勢下信息化檔案收集技術的應用;二要舉辦本單位的檔案收集經驗技巧交流論壇，通過學習交流，把好的經驗分享出來，從而達到共同促進提高的目的，不斷提高本單位檔案收集人員的整體業務水平以及工作效率，使檔案管理工作再上新臺階。

4.加大檔案收集工作的技術投入

改變傳統的以手工為主檔案收集管理方法，主動適應當前形勢下檔案現代化管理趨勢，加大對檔案工作的信息化、數字化技術的資金投入。積極探索檔案管理+信息化的新途徑、新機制，通過引進和自我研發檔案管理自動化軟件，實現檔案管理系統與本單位的OA辦公自動化系統進行對接，建立文件材料從產生到收集歸檔以及照片、圖紙、錄音和錄像等檔案收集全過程信息化管理通道，不斷簡化檔案收集工作的環節，提升檔案收集工作的效率，真正實現信息多跑腿，收集人員少跑腿，不斷適應當前形勢下檔案管理工作信息化、數字化的要求。

總之，隨著社會的進步發展，在檔案收集工作方面會出現很多新的問題，這需要我們共同努力，凝心聚力，不斷進行探索和研究，積極尋找解決問題的方法，更好的滿足檔案管理工作的需要，為檔案建設貢獻自己的微薄之力。

參考文獻：

[1]孫文靖.當前檔案收集工作存在的問題及解決對策

[2]盧月敏.信息化條件下的檔案管理工作

[3]鄒黔榮.新形勢下檔案收集工作前瞻性研究