淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理

呂歡

【摘要】醫(yī)療設(shè)備需要做好檔案管理工作，因?yàn)槠鋵?duì)于醫(yī)院的管理非常重要，本文對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的難點(diǎn)問題進(jìn)行解析，針對(duì)加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理提出了幾點(diǎn)建議，并對(duì)于名醫(yī)檔案管理提出了自己的一點(diǎn)見解。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備;檔案管理;醫(yī)療設(shè)備檔案管理

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，大型醫(yī)療設(shè)備配置已經(jīng)成為衡量醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平的重要指標(biāo)。加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作對(duì)于設(shè)備管理非常重要，因此，我們要將醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作做好，讓其充分發(fā)揮好檔案管理的作用，如何建立規(guī)范的設(shè)備檔案，加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的使用和管理，提高設(shè)備的使用效率，已成為一個(gè)亟待解決的問題。

一、目前醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的難點(diǎn)

（一）檔案管理員管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作不重視。檔案建設(shè)是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理是關(guān)鍵，檔案利用是目的。因?yàn)樗荒苤苯觿?chuàng)造效益，檔案管理則在全院工作中并沒有給予足夠的重視，這是常見的重視醫(yī)療、輕視檔案的現(xiàn)象。文件和檔案盒易于收集和保存的材料可以進(jìn)行管理，但是科技檔案一般都比較匱乏。靜態(tài)檔案比動(dòng)態(tài)檔案簡(jiǎn)短一些，所以靜態(tài)檔案是更詳細(xì)的，而動(dòng)態(tài)檔案則相對(duì)稀缺。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理團(tuán)隊(duì)合作有待加強(qiáng)。醫(yī)療設(shè)備檔案的開發(fā)管理檔案占據(jù)了很大一部分，操作和維護(hù)設(shè)備需要由設(shè)備使用的用戶、管理者和維護(hù)者共同合作來完成。任何一方的不配合或疏忽會(huì)直接導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案不完整。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案的收集周期長(zhǎng)，收集的難度較大。醫(yī)療設(shè)備檔案不像其他的檔案，記錄的是醫(yī)療器械使用的全過程，以及過往使用過的所有信息，從計(jì)劃采購(gòu)開始就應(yīng)該登記入冊(cè)，因此，醫(yī)療設(shè)備檔案一般收集數(shù)據(jù)的周期都會(huì)比較長(zhǎng)，而且很難保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性。

（四）有些檔案收集環(huán)節(jié)還處于手工階段。盡管計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在醫(yī)院管理中得到廣泛應(yīng)用，也有通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理更多的文件，但是他們基本保持了手工收集數(shù)據(jù)的工作習(xí)慣，特別是醫(yī)療設(shè)備檔案，其使用和維護(hù)的信息主要靠手工管理。

二、加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)的培訓(xùn)，改變觀念。醫(yī)院必須加強(qiáng)檔案管理的法制宣傳和培訓(xùn)，讓全院自上而下引起高度重視，對(duì)于醫(yī)療設(shè)備檔案的建立，要讓全員加強(qiáng)對(duì)檔案收集的習(xí)慣以及設(shè)備動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的收集管理意識(shí)，真正體現(xiàn)需求、論證、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，在設(shè)備檔案的運(yùn)行和維護(hù)過程中，樹立好醫(yī)療設(shè)備檔案適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的理念，服務(wù)于臨床工作。在我院，檔案管理知識(shí)培訓(xùn)是對(duì)新員工每年崗前培訓(xùn)的必要內(nèi)容，并嚴(yán)格進(jìn)行考核。在每周的會(huì)議和醫(yī)療工作會(huì)議，設(shè)備部和檔案室將定期向臨床醫(yī)務(wù)人員收集醫(yī)療設(shè)備檔案，尤其是動(dòng)態(tài)檔案。

（二）完善檔案管理制度建設(shè)，加強(qiáng)考核。醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作應(yīng)該緊跟醫(yī)院的發(fā)展，而醫(yī)院的發(fā)展也需要適應(yīng)醫(yī)療市場(chǎng)（患者）的需求。因此，醫(yī)院必須建立完善的醫(yī)療設(shè)備檔案及患者信息檔案，將這些信息加以利用體現(xiàn)價(jià)值，有必要進(jìn)一步明確管理者和使用者的責(zé)任，各級(jí)要建立好崗位責(zé)任制，修訂和完善好醫(yī)院檔案管理制度，明確管理目標(biāo)和發(fā)布部門職責(zé)。在去年年底，我院已經(jīng)形成了有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，我院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)1名，有2名專業(yè)的檔案管理員以及20名兼職的檔案管理員，分工不同。每年定期開展活動(dòng)。與此同時(shí)，對(duì)一系列制度不斷進(jìn)行改善，如采購(gòu)、管理、維護(hù)、大型設(shè)備的三級(jí)保養(yǎng)、關(guān)鍵設(shè)備和醫(yī)療設(shè)備的報(bào)廢管理。護(hù)士長(zhǎng)或部門負(fù)責(zé)人指定一名專人保管貴重和精密儀器。定期檢查和維護(hù)都需要做好維修記錄，記錄故障、排除方法，更換配件的日期。醫(yī)院組織行政部門每個(gè)月都有一個(gè)例行檢查，而醫(yī)療設(shè)備的使用管理和檔案記錄是重點(diǎn)檢查內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)反饋給臨床科室，并與他們的綜合目標(biāo)管理考核掛鉤。通過這個(gè)管理網(wǎng)絡(luò)，檢查和推進(jìn)醫(yī)院設(shè)備檔案管理制度的改革。

（三）提高設(shè)備檔案利用率。醫(yī)院需要將醫(yī)療設(shè)備檔案真正用起來，將所有醫(yī)療設(shè)備檔案實(shí)現(xiàn)真實(shí)可追溯，將設(shè)備的采購(gòu)、使用、維修、正常維護(hù)、工作數(shù)據(jù)等全程入檔，對(duì)設(shè)備要制定檢查與維護(hù)保養(yǎng)，讓醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案可以發(fā)揮最大的作用。

（四）醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)代化。互聯(lián)網(wǎng)的普及與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，智能化取代人工進(jìn)行檔案管理是必然趨勢(shì)，也是今后檔案工作的重點(diǎn)。在醫(yī)療設(shè)備管理中，醫(yī)院應(yīng)建立符合自身特點(diǎn)的設(shè)備網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。除了對(duì)設(shè)備的采購(gòu)信息和訪問信息進(jìn)行注冊(cè)和查詢的功能外，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)采購(gòu)申請(qǐng)管理、招標(biāo)采購(gòu)管理、技術(shù)管理、財(cái)務(wù)管理和維護(hù)管理等功能的擴(kuò)展和完善。實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程讀取數(shù)據(jù)，讓信息可以實(shí)時(shí)共享，真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，為醫(yī)院管理提供更好的服務(wù)。

三、醫(yī)院加強(qiáng)名醫(yī)檔案管理的建議

（一）形成名醫(yī)檔案的意義。名醫(yī)檔案主要是指在醫(yī)療領(lǐng)域作出重大貢獻(xiàn)或者有相當(dāng)影響力的知名人士，經(jīng)當(dāng)?shù)蒯t(yī)療機(jī)構(gòu)、病人認(rèn)可，從事醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作與活動(dòng)的檔案。它對(duì)于樹立醫(yī)院形象，提高整體的醫(yī)院水平，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展起著重要作用。

（二）對(duì)名師檔案管理的建議。加強(qiáng)名醫(yī)檔案的收集整理，著名醫(yī)學(xué)專家的檔案中有許多載體，大小不一、數(shù)據(jù)形式多樣。因此，在收集著名醫(yī)學(xué)專家檔案之前，應(yīng)制定詳細(xì)的分類方案。著名醫(yī)學(xué)專家的檔案可分為六類：手稿、視聽圖像、實(shí)物、圖書期刊、電子文獻(xiàn)等。在主要類別下有三個(gè)子類別：工作總結(jié)筆記、個(gè)人簡(jiǎn)歷以及論文和作品的手稿。分類號(hào)由數(shù)字序列號(hào)表示，然后以文檔為單位對(duì)文件進(jìn)行排序、打包和編目。醫(yī)院檔案室應(yīng)當(dāng)單獨(dú)設(shè)置名醫(yī)檔案。每個(gè)人有一個(gè)獨(dú)立的文件號(hào)和目錄號(hào)，按時(shí)間順序排列。根據(jù)檔案的不同性質(zhì)，選擇不同的管理方法，對(duì)名人檔案進(jìn)行歸檔和管理，定期向有關(guān)職能部門和醫(yī)學(xué)專家本人收集工作資料。

四、總結(jié)

我院在加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作方面已經(jīng)取得了一定的成績(jī)，促進(jìn)了檔案的完整收集。目前，我院的醫(yī)療設(shè)備檔案廣泛用于環(huán)境影響評(píng)價(jià)、醫(yī)療項(xiàng)目收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)核定等方面的工作，而在名醫(yī)檔案管理工作方面還有缺失，這也是后期需要重點(diǎn)跟進(jìn)的工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]夏令國(guó)，王道峰，劉婷婷.淺談醫(yī)院科技檔案的信息化管理——以滕州市中心人民醫(yī)院醫(yī)療儀器設(shè)備檔案為例[J].檔案天地，2016（05）：46-47+42.

[2]王賢卿.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的問題與對(duì)策研究[J].醫(yī)療裝備，2014，27（01）：43-44.