機關檔案管理的問題及對策

趙彬

【摘要】在機關公務工作中，逐漸形成大量的檔案資料，是真實記錄機關公務工作的重要憑證。但是從機關檔案管理現狀來看，還存在一些問題，還需要不斷加強檔案管理。本文從機關檔案管理現狀中分析存在的問題，并提出提高管理的對策建議。

【關鍵詞】機關檔案;問題;對策

檔案作為不可或缺的社會資源，尤其是機關的檔案資料，記載了工作、公關等活動詳情，這是今后開展工作的重要依據。因而，加強對檔案的管理，是每個檔案管理工作者的重要責任和義務。但是現階段我國的檔案管理工作，還存在許多的問題，需要檔案管理工作者高度重視，發現工作中存在的問題，并積極改進，進而提高管理工作的質量和效率。

一、機關檔案管理現狀

機關檔案管理是提高機關檔案利用率的重要手段，從機關檔案管理現狀來看，在管理中還存在各種問題。主要體現在如下幾個方面：

（一）管理制度體系不健全。目前我國的機關檔案管理在管理的過程中，缺乏完善的制度體系。主要體現在機關檔案管理從收集、整進、移交等缺乏分工，責任不明確，崗位落實不到位，缺乏系統化的流程管理，造成歸檔不及時，保存不完善、遺失等現象嚴重，阻礙了檔案管理的規范化發展。

（二）資料利用率不高。機關檔案一直受到法律保護，尤其是有關業務開展的部分資料，都有保密要求，部分機關檔案不能列入到政務信息公開范疇之內。這些檔案資料僅供內部工作需要使用，對于檔案資料的利用來講，受到許多的限制，同時使用時的審批流程嚴格、繁瑣，導致使用率下降。

（三）信息化建設水平低。對于機關檔案管理來說，由于受到管理經費的限制，資金缺乏是最大的困境，進而導致檔案管理缺乏精細化。而且在信息時代，檔案資料的數字化管理是發展的必然趨勢，然而對于現階段的檔案資料數字化著錄整理，還嚴重缺乏，信息化建設缺乏統一標準、規范，尤其是信息化平臺建設的缺乏是關鍵因素。導致信息化數字的保密度不高，意識缺乏，影響了檔案管理的進一步提升與發展。

（四）管理隊伍有待加強。雖然大多數行政單位已經意識到機關檔案管理的重要性，對其管理工作投入了相應的資金，但是對檔案管理團隊缺乏建設，進而使得機關檔案管理發展相應滯后。

二、提高機關檔案管理工作水平的有效措施

（一）完善檔案管理制度。完善機關檔案的制度建設，是提高管理工作的基礎。完善機關檔案的管理工作，首先，要根據各行政機關之特點，對其進行收集、歸類、整理、歸檔、保存以及調閱、利用等相關工作，對其制定出相應的管理制度，尤其是檔案資料的流程處理、應歸檔的范圍介定，可管的年限、分類別項以及資料安全等，相關工作的管理規定進行細化。其次，有序開展機關檔案管理工作，必須在管理質量、控制措施方面嚴加管控，運用目標化管理方式提高其管理水平。

（二）提高檔案管理業務水平。把檔案進行收集之后，再整理、歸檔，這是機關檔案管理的基礎工作，也是工作之重點，把這些工作進行細化，方便檔案的查詢及利用。首先，要先明確內部檔案資料需要歸檔的范圍和需要保管的時間，在歸檔時確保檔案資料的完整性，在整理檔案的過程中，要把文書檔案與電子檔案同步進行保存。其次，要做到立卷和組卷的規范性、科學性，對其進行科學的分類編目，把檔案的題名、歸檔、保存年限、編輯文號、排列序號等進行規定。最后要確保檔案資料的安全性，所有的檔案都要進行加密保管，提高保管的安全性。

（三）加強檔案利用率。檔案管理主要是為了方便使用，進一擴大檔案信息的公開范圍，把與政務信息不相干的非機要保密檔案，進行最大限度的公開化，鼓勵社會大眾借閱、使用相關資源。其次，注重檔案資料的編輯、研究工作，把機關檔案中的信息資源進行深度挖掘，把資料內容與大眾需求相結合，對此進行專題編研，為社會大眾、機關工作、業務需求等提供全面的參考。

（四）加強管理隊伍建設。對于機關檔案管理工作人員來說，加強隊伍建設首先要加大人力資源的投入，人力資源配備充足是管理之基礎。加強對管理人員的培訓及學習，對業務能力、管理能力以及服務能力等各個方面展開全方面的培訓工作，通過對基礎理論、業務能力、職業素養等各個方面的提升，完善檔案管理人員的知識結構，增強服務意識，培養全能型的管理人員，是機關檔案管理隊伍建設完善的有效途徑。

（五）注重管理信息化建設。在信息化時代加強機關檔案的信息化建設，是提高管理質量、效率，體現檔案資料價值有行之有效的策略。把行政機關的電子政務、辦公的自動化系統和檔案管理的信息化建設相結合，是確保數字檔案規范化、標準化之基。運用信息化是實現自動收集、編目、保存、查閱等行之有效的方式。同時為了確保其安全性，可以采用雙套備份、異地備份等多種手段，確保資源不流失和提高其安全性。

三、結語

總之，機關檔案的管理是政府機關不可或缺的組成部分，對各項政務的開展有極其重要的意義。然而現階段檔案管理工作存在的問題要加快改進，才能有效的提高檔案管理質量和效率。

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