高職院校的采購庫存一體化管理的可行性探究

蘇小蓉

廣東南華工商職業學院，廣東 廣州 510507

1 引言

高職院校作為培養職業技術人才的搖籃，教育教學是學校工作的核心部分。但教育教學必須依靠一定的條件保障，如各種教學儀器設備、生活物資以及服務等。在高職院校內部不能滿足的情況下，都要依靠采購來實現。采購成為保障學校正常教育教學、維系學校正常運轉不可缺少的一項工作[1]。同時，在高職院校中，為保障所消耗的物資能不間斷的供應，一般建有生產性的庫存。采購與庫存是直接關聯的兩個部分，是否需要采購、采購什么及采購多少都需要依據庫存的情況來決定，因此采購管理和庫存管理是緊密結合在一起的[2]。采購管理和庫存管理需要加強信息互通、綜合分析、聯動管理，才能使高職院校采購工作科學化、高效化、節約化，提高學校的后勤保障水平。因此，在高職院校中，如何使采購庫存一體化管理值得思考和探索。接下來，將在對當前高職院校采購現狀進行調查研究的基礎上，探索采購庫存一體化管理的可行性，為高職院校采購庫存一體化管理提供參考和借鑒。

2 當前高職院校采購庫存管理現狀

2.1 調查方法及過程

為了解當前高職院校采購庫存管理現狀，我們選取中部地區某省會城市37所高職院校作為調查對象，采取問卷調查、實地走訪及專家訪談等方式對所選取高職院校的采購庫存管理各方面情況進行深入調查研究。

我們參考了相關國內外研究文獻，參照前人相關研究理論和成果及研究范式，自編“高職院校采購庫存一體化管理現狀調查問卷”，該問卷包含10個項目，主要調查高職院校采購、庫存兩個方面的管理工作現狀。

我們采用SPSS統計軟件對問卷調查及實地走訪調查所獲得數據進行整理、篩選、統計、分析。

2.2 調查結果及分析

在正式測試前，我們分別采用重測信度法和專家評定法對信效度進行檢驗，其信度和效度分別為0.83和0.80，信效度符合開展科學研究的需要。我們在每所高職院校中抽取一位熟悉業務的后勤管理人員進行調查，共發放調查問卷37份，回收有效問卷35份，回收率為94.59%。

2.2.1 管理現狀

對37所高職院校的采購庫存管理情況進行問卷調查，在管理現狀方面，首先就采購是否具有計劃性進行調查，發現有17位后勤管理人員反映其所在學校采購具有計劃性，而表示沒有計劃性的有18人，說明超過半數的高職院校采購缺乏計劃性。在調查中，部分高職院校后勤人員表明當前學校的采購存在“小零散”“趕急圖快”的問題，計劃性、前瞻性不足，管理水平發展滯后（表1）。

進一步對高職院校后勤管理人員是否即時掌握庫存的變化情況進行調查，結果如表1所示，有12位被調查者表示其實時掌握了庫存的動態變化，占比為34.29%；但有23位表示對當前學校庫存商品的動態變化不清楚，占比為65.71%。因此，從以上調查結果可以看出，對于學校庫存的動態變化，大部分后勤管理人員未實時掌握。

對高職院校在后勤保障中是否出現所需物品不足或多余的情況進行調查，結果有10位后勤管理人員表示“未出現”過類似情況，占比為28.57%；有13位表示“偶爾出現”這種情況，占比為37.14%；有9位表示“有時出現”這種情況，占比為25.71%；有3位表示經常出現這種情況，占比為8.57%。因此，從該調查統計結果可以看出，當前高職院校的采購庫存管理情況不佳，出現物品不足或多余的情況較為常見，有必要進一步提高管理的科學性和有效性。

2.2.2 管理意識

對當前高職院校后勤管理人員的采購庫存一體化管理意識進行調查，結果如表2所示。從中可看出，在所調查的35位高職院校后勤管理人員中，有8位表示對“采購庫存一體化”十分了解，占比為22.86%；有13位表示對其“一般了解”，占比為37.14%；還有10位表示對其“不太了解”，占比為28.57%；另外有4位表示“不了解”。從以上調查結果可以看出，大部分高職院校后勤管理人員對“采購庫存一體化管理”比較了解。

進一步調查高職院校后勤管理人員對采購庫存一體化管理的必要性和可行性的認識。從表2中可以看出，在必要性方面，分別有13位和10位被調查者認為“十分有必要”“有必要”，分別占37.14%、28.57%；認為“沒有必要”和“不清楚”的分別有5位和7位，分別占14.29%、20.00%。因此，大多數的高職院校后勤管理人員認為“采購庫存一體化管理”對于學校來說是有必要的。在可行性方面，有27位認為在高職院校實施“采購庫存一體化”是“可行”的，只有4位認為“不可行”，4位表示“不清楚”。因此，絕大部分高職院校后勤管理人員認為在高校實施“采購庫存一體化”是可行的。

表2 高職院校后勤管理人員對采購庫存一體化認識情況調查

綜上所述，當前高職院校的采購庫存管理情況不佳，出現物品不足或多余的情況較為常見，但高職院校后勤管理人員對采購庫存一體化普遍了解，大多數認為在當前高校實施采購庫存一體化是有必要并可行的。

3 高職院校實施采購庫存一體化管理的可行性分析

3.1 借助當前信息技術

采購庫存一體化管理要求對庫存的情況進行實時掌握，以便制定采購的計劃，采購計劃實施后，庫存也能夠即時進行調整。這需要各部門能夠即時地對庫存的使用、需求、管理等方面的情況進行溝通。在以前采用人工、紙質介質進行管理的時候存在一些困難或不便之處，但現在采用計算機及信息技術進行管理，打通了技術的屏障。一方面，將庫存的物品都進行分類編號登記，在使用中能夠清楚地看到庫存的變化，并設定數量紅線，當庫存低于紅線的時候，便發出采購提醒。另一方面，各部門間在庫存的使用中通過系統進行申報、審核、分配，如果遇到庫存不足的時候能夠及時地進行補充，避免出現物資不足的情況[3]。因此，通過信息技術能將當前的庫存管理與采購管理無縫地結合起來，能將各部門的使用需求進行統籌協調，能夠即時體現物品使用過程中的變化，為一體化管理實現了技術上的保障。

3.2 管理人員意識和能力的增強

信息化技術為采購庫存一體化提供了技術上的可能。在高職院校采購庫存管理工作中，除了技術上的保障外，還需要人員上的保障。在當前，高校后勤管理的相關人員管理意識和能力的提升則為高職院校后勤管理一體化提供了人力上的保障。在調查研究中發現，大部分高校后勤管理人員對采購庫存一體化管理有了一定的了解，并對在高職院校中實施采購庫存一體化管理的必要性和可行性有了深刻的認識，認為在當前的高職院校采購庫存管理中實施一體化管理模式具有必要性和可行性[4]。因此，在高職院校中實施采購庫存一體化管理預期能得到高校后勤管理人員的認可和支持。另外，高校采購庫存管理需要各部門、各單位的人參與其中；借助信息平臺進行一體化管理，需要相關管理人員具有較高的信息技術水平。隨著信息社會的發展，大部分人特別是年青一代的信息技術不斷提高，且因為對信息素養的重視，在高職院校教職員工職后培訓中，大都也包含了信息技術培訓。因此，相關管理人員信息技術素養的提升也為其參與采購庫存一體化管理提供了能力上的可能。

3.3 采購的標準化不斷提高

采購庫存一體化管理需建立在對物品的統一標識之上，如果商品缺乏統一的目錄和名稱，則不能對其進行有效的識別和跟蹤。在當前高職院校采購目錄中，大部分院校對商品及服務進行了統一編碼、規范，規定了商品的規格、價格等。因此，采購的標準化及商品的標準化為高職院校采購、庫存一體化提供了管理上的可行性。在管理中，能精確到對每種物品的數量都根據學校的需要，生成采購建議的程度。在采購實施后，能對物品數量即時進行調整，實現采購物品及庫存管理的一體化[5]。

4 結語

高職院校采購庫存一體化管理對于提高高職院校采購庫存管理工作的規范性、科學性、高效性具有重要的意義和價值，能解決當前高職院校采購計劃管理中所存在的一些問題和弊病，也能使高職院校采購庫存管理工作標準化、合理化、透明化。當前信息技術的發展、管理人員意識和能力的增強、采購的標準化不斷提高為當前高職院校采購庫存一體化管理提供了可行性，高職院校有必要結合學校實際情況進行一體化管理，不斷提高學校采購庫存管理水平及學校后勤保障水平。