大數據信息技術在檔案管理中的應用探討

黃炳輝

摘要：單位檔案管理的好壞其中一個重要的標準是看檔案的利用程度，而單位檔案利用又是檔案管理的目的。隨著當前科學技術的發展，互聯網的普及，大數據信息技術逐漸地被應用于各行各業中，改變著人們的工作和生活方式。而由于大數據信息技術的應用，對于檔案管理工作也有著一定的影響，能夠改變傳統的檔案利用模式，拓寬檔案內利用的范圍，推動檔案管理的發展。但由于人們對檔案管理中的大數據信息的應用沒有太多的經驗，所以也會導致一些問題的發生。所以就需要我們做好大數據信息以及檔案管理的分析工作，進而加強大數據信息技術在檔案管理工作中的應用，進而推動我國的檔案管理工作的發展，推動我國檔案管理同科學技術的結合。

關鍵詞：大數據信息技術;檔案管理;應用

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）012-0080-01

現階段下，檔案管理在社會發展中的作用越來越高，但隨著當前我國的經濟的不斷發展，想要提高我國的檔案管理就要做好同大數據信息技術的相結合，將大數據信息技術應用到我國的檔案管理中去，充分發揮大數據信息技術的優勢，推動我國檔案管理的轉型。

一、大數據信息技術以及檔案管理研究分析

隨著我國現階段的國民發展，各個單位所產生信息資源也都在逐步的增加，這就代表著各個單位內檔案數量以及檔案種類也在逐漸的增加。隨著我國科學技術的發展，現在的檔案也變得多樣化了，既有傳統的紙質檔案也有電子檔案，而電子檔案里也增加了圖像檔案，聲頻檔案和音頻檔案。但是隨著檔案數量以及檔案種類的增加，也就導致了我國當前的檔案管理工作難度的增加。所以就需要提高我國當前的檔案管理工作的效率，將檔案進行集中化管理。

而現階段下，大數據信息技術在數據分析、數據處理以及數據儲存方面存在一定的優勢，能夠提高檔案信息資源的處理速度，改變當前我國復雜的檔案管理形勢。所以大部分單位都開始慢慢的將大數據信息技術應用在檔案管理上來。并且在此基礎上建立了檔案管理系統，提高了檔案利用的效率。

大數據信息技術主要由數據分析技術、數據處理技術、和數據儲存技術組成。在大數據信息技術的應用中，這三種技術都可以在檔案管理中被應用。

數據分析技術是主要是幫助檔案管理人員將檔案信息進行整合并且進行集中管理，可以降低檔案管理成本的一項技術。數據處理技術則是可以幫助檔案管理人員為使檔案能夠集中化管理規范檔案的格式，如將紙質檔案經過掃描技術進行數據格式的轉化，將紙質檔案轉化為電子檔案，這樣才能夠方便檔案進行統一集中化管理，此外儲存在CD、u盤以及其他儲存工具中的一些檔案也需要進行轉化，才可以進行統一管理數據儲存技術則是可以提高檔案的儲存數量，通過工作人員把檔案信息進行壓縮處理，然后在上傳到云儲存終端中，這一技術減輕了檔案管理的空間壓力。

二、提高大數據信息技術在檔案管理中的應用

（一）構建云端儲存

大數據信息技術中最基礎的環節就是要有足夠大的空間來儲存大量的數據信息以及各種檔案，如果空間不能夠滿足最基本的數據信息的儲存，就容易引起信息的缺失。所以應用大數據信息技術首先就是要建立一個空間足夠大的云端儲存終端。由于云儲存的方式，將數據信息以網絡語言的形式儲存在終端系統里。而這種儲存方式，不僅可以加強檔案數據的安全，還可以根據用戶的需求進行一定的分析，從而提高服務的質量。

（二）提高數據分析能力

大數據信息技術在檔案管理的應用中，最突出的一個特點就是可以對所儲存的信息進行系統的分析，從而發掘出大數據信息背后的價值。檔案管理人員可以依靠大數據信息技術中的數據分析技術對于用戶的需求進行一個系統的分析，從而得出用戶的需求，然后再以多種優質的服務滿足客戶對于不同信息的需求。大數據信息技術中數據分析技術的應用能夠推動檔案管理的服務質量的發展。

（三）加強數據檢索能力

在過去的檔案管理過程中，由于紙質檔案的檢索太過于復雜，雖然經過了一系列的發展，但仍改變不了自身所存在的弊端，大數據信息技術在檔案管理上的應用，能夠提高用戶檢索體驗。大數據信息技術通過將信息進行系統的分類然后在進行統一集中的管理，而用戶則可以在統一的數據庫里通過大數據信息技術進行搜索，然后找到自己所需要的信息，這在一定程度上提高了信息檢索的速度。

三、大數據信息技術在檔案管理中運用的注意事項

（一）堅持實事求是

隨著當前我國大數據信息技術的發展，以及互聯網技術的發展，大數據信息技術逐漸的同其他的高新技術進行融合，如同互聯網技術、人工智能技術等高新技術的融合，這在一定程度上推動了大數據信息技術的發展，加強了大數據信息技術的信息處理的能力。所以，檔案管理人員在使用大數據信息技術進行檔案管理時，應該使用動態眼觀來看待大數據信息技術，同時應該根據自己實際的工作情況來進行有選擇的大數據信息技術應用。

同時在引進大數據信息技術，在檔案管理上的應用之后，相關單位應該加大對于檔案管理工作的支持力度，同時還要做好檔案管理人員有關大數據信息技術的知識的宣傳，積極培養大數據信息技術的專業性人才，引進比較先進的大數據信息技術相關的設備，提高單位的大數據信息技術應用水平。

（二）注意大數據信息技術應用的系統性

大數據信息技術是一種系統性比較強的技術，如果在某一環節除了問題，那么就容易影響整個技術的運用，所以當大數據信息技術在檔案管理中得到應用時。相關單位的工作人員在進行檔案管理工作時，應該從大數據信息技術的整體上進行系統的應用，這樣才能夠發揮出大數據信息技術的最大優勢。

同時各個單位應該做好相應的培訓工作，還要分析出檔案管理工作各個要素之間的關系，從而實現系統的宏觀的進行檔案管理。此外，檔案管理部門也應該加強同其他部門的聯系，做好各種信息資源的管理，還要提高檔案的服務質量。

四、結語

隨著我國當前國民經濟的發展，科技發展水平的不斷提高，人民逐漸的將科學技術應用到各行各業中去。大數據信息技術在檔案管理中的運用能夠解決傳統的檔案管理自身所存在的弊端，所以將大數據信息技術運用到檔案管理中去，對于我國的檔案管理的發展有著重要的作用。