對城建檔案管理數字化建設的思考

葛耘彤

【摘要】伴隨著我國社會經濟的飛速發展，在城鄉一體化背景下，城建檔案工作也發生了巨大改變。特別是在信息化技術和電子政務的推動下，給城建檔案管理工作帶來了更廣闊的發展空間，與此同時，也對城建檔案管理工作提出了更高要求，新形勢下急需實現城建檔案的數字化建設。本文就城建檔案管理數字化建設發表幾點自己的看法。

【關鍵詞】城建檔案;數字化建設;路徑

城建檔案是對城市發展和各項建設活動的真實記錄，也是城市長遠規劃、建設管理、改造以及維護的重要依據，在城市建設方面發揮著巨大的參考和保存價值。當前電子信息技術發展速度飛速，計算機、互聯網和智能手機的普及與應用，不僅改變了人們的工作模式，也讓傳統城建檔案管理方式發生了新變化。實現城建檔案數字化建設，是提升城建檔案管理水平的有效路徑。

一、城建檔案管理數字化建設的優點

同傳統的城建檔案管理模式相比，檔案數字化建設實現了檔案管理的創新化和科學化，歸納起來，主要具備以下優點：1.壓縮了檔案管理體積。傳統采用文本記載檔案的形式，需要占據大量的空間，再加上紙質檔案還存在放置、管理等方面的問題，從而增加了檔案管理的難度。然而城建檔案管理數字化建設后，通過應用互聯網素質信息，實現了檔案信息的匯總，從而壓縮了檔案體積。例如：城建檔案能夠以圖片、音頻、視頻等形式存儲在電子信息中，即便是我們日常最常用的16GU盤中，依然可以存儲數以萬計的圖片和海量的檔案信息。2.實現了信息共享。在城建檔案管理數字化建設中，需要構建一個完善的管理系統，將城建檔案放入該系統中實現了信息的開放和交流，在實現城建檔案共享的基礎上，保證了資源的流動性。并且資源共享是建立在科學規范的前提下，從而充分保證了使用者、開發者的信息安全。3.便于城建檔案分類調配。雖然傳統的城建檔案管理模式的分類非常詳盡，但是鑒于紙質檔案的特殊性質，采用人工的方式分類耗時耗力。而城建檔案管理數字化建設，只需借助計算機技術在短時間錄入檔案信息、實現資源的分類和儲存，省時省力。并且城建檔案管理數字化建設還可以對資源進行科學分類，可以根據不同的方法和類型建立和采集電子數據庫，提升城建檔案管理水平。

二、城建檔案管理數字化建設路徑

（一）完善城建檔案數字化標準體系。城建檔案管理數字化建設的意義在于提高檔案信息資源的利用率，促使其發揮最大效用，所以城建部門應統一建立數字化管理標準，引入適用性、實用性都較強的信息系統，基于互聯網建立檔案資源共享平臺，顯著提高檔案信息與人才資源等的有效利用，以免浪費資源。詳細而言，相關部門要從管理、業務、技術三個方面建立對應的標準和規范，并加強相關標準、法規、規范的推廣。其中管理方面的標準規范主要用以規定城建檔案的查詢、利用、保管、存儲等;業務方面的標準規范電子檔案管理、檔案術語等標準;而技術方面的標準規范主要包含網絡數據傳輸格式、數據存儲壓縮格式規范、檔案館軟硬件基礎設施技術等。

（二）加強城建檔案管理數字化基礎設施建設。要想將城建檔案在城市建設中的服務作用更好地發揮出來，還需要加強基礎設施建設，主要包含以下三個部分：1.硬件環境。硬件環境包含辦公環境建設、計算機系統硬件平臺以及現代化庫房建設。而硬件基礎設施主要包含檔案數字化處理設備、服務器、網絡通信設備等等。2.系統軟件。系統軟件建設需要根據城建檔案管理需要，選擇成熟、先進的軟件，構建容量大的分布式數據庫和大規模并發訪問的服務管理系統。軟件系統不僅可以完成檔案利用、業務管理等工作，還可以跟數據庫系統有機融合，從而實現檔案數據錄入—管理—輸出全過程應用。3.網絡環境。環境作為城建檔案管理數字化建設的前提，網絡環境又包含檔案館內部局域網、連接互聯網的公眾網以及連接政府的政務網。

（三）建設城建檔案管理數字化建設平臺。城建檔案管理數字化建設是一項復雜、系統的工程，需要全面調查并掌握館藏情況，如檔案類型、狀態、館藏數量、檔案信息利用等狀況。要從實際館藏情況出發，制定科學合理的電子化科學規劃，如計算機、掃描儀等硬件配置計劃，數字化處理規劃。城建檔案管理數字化建設要遵循“突出重點、分布開展”的原則，要優先對利用率高和館藏重點的檔案進行電子化，確保廣大利用者需求得到滿足。在城建檔案管理數字化建設中，應該打造電子檔案應用共享平臺，在內部局域網服務器上設置專區，對城建檔案作出科學合理的分類，建立完善的檔案目錄，為城建檔案的保存、查詢與利用提供便利。

（四）加強城建檔案管理數字化隊伍建設。城建檔案管理數字化建設對相關人員的專業水平提出了更高的要求，除了要求他們具備統計類專業知識，還應該具備計算機專業技術，對此城市建設單位要重視城建檔案隊伍建設，要采取有效措施提升他們的綜合素質。例如：可以定期組織城建檔案管理人員參與檔案信息化知識的專業培訓、講座等等，并對培訓進行考核，從而提升其檔案管理綜合素質。通過遠程培訓的方式，讓檔案管理人員深刻感受到數字化建設的魅力，從而提高他們參與檔案數字化建設的積極性，確保城建檔案管理數字化建設有序開展。

三、結語

綜上所述，數字化技術的誕生為城建檔案管理提供了新的發展機遇，對此城建檔案工作者要準確把握數字化特征，不斷提升自身專業水平，從而保證城建檔案管理數字化建設順利開展，將城建檔案在推動城市經濟和社會發展中的作用充分發揮出來。

【參考文獻】

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