電子辦公系統的文件歸檔問題與建議

焦丹瓊

【摘要】在電子信息時代背景下，充分應用電子技術做好電子辦公系統的文件歸檔，能夠提高辦公效率和管理水平，推進單位發展。本文分析了電子辦公系統的文件歸檔問題，提出電子辦公系統文件歸檔的建議。

【關鍵詞】問題;建議;電子文件歸檔;電子辦公系統

近年來，隨著社會的進步與科學技術的快速發展，電子辦公系統被廣泛應用到我國政府機構、企事業單位以及社會組織等，逐漸取代了書寫行文，降低了辦公成本，提升了辦公效率。電子辦公系統中的電子文件歸檔是一個重要的環節，工作人員只有重視并做好電子文件歸檔工作，才能保障電子文件的真實性與有效性，促進電子檔案價值的充分發揮。

一、電子辦公系統的文件歸檔問題分析

（一）歸檔電子文件有效性與真實性難以保證。在過去的文件歸檔工作中，由于工作人員普遍使用的是紙質文件，導致工作人員在電子文件與紙質文件一起使用的體制下，通常會使用自己習慣的紙質文件，往往忽視電子文件的使用。長期以往，容易造成一些電子文件不及時歸檔，一直滯留在單位公文系統中，導致電子文件的形式和內容與紙質文件不一致，給歸檔鑒定工作造成了一定困難，難以保證電子文件的有效性與真實性。

（二）電子辦公系統建設不統一。目前我國沒還有統一使用的電子辦公系統，單位在實際工作中普遍存在公文管理系統與電子辦公系統脫節問題，電子辦公系統電子文件歸檔自動化、信息化、標準化水平較低。單位的電子文件組卷、分類以及鑒定等難點工作仍舊沿用人工解決的方式。很多單位電子辦公系統中的文件程序設計和工作流程都是簡單模仿手工操作，沒有充分發揮出電子辦公系統優化文件歸檔工作流程、簡化工作內容的作用。

（三）工作人員專業水平有待提升。大部分工作人員對電子文件歸檔的認識不夠全面，沒有正確認識到做好電子文檔工作的重要性和必要性。同時受計算機專業知識缺乏、信息技術水平有限的影響，在開展電子文件歸檔工作過程中，無法熟練應用相關知識和技術解決問題，阻礙了電子文件歸檔工作的順利進行。

二、電子辦公系統文件歸檔的建議

（一）保證電子文件歸檔的完整與真實有效。工作人員在歸檔電子文件過程中，必須要保證電子文件齊全完成，確保電子文件的有效性與真實性，從而有效保障歸檔后的電子件所具備的價值不會減少。在這一問題上可以從以下幾方面入手優化工作流程：第一，及時接收、登記辦公系統中的電子文件，并且嚴格按照相關規定完成電子文件的簽署審批。第二，積極承辦電子文件，杜絕電子文件滯留在辦公系統中無法歸檔的現象。第三，加強對電子文件的收集力度，促進單位電子文件的積累。第四，整合歸檔的電子文件，將文件按照規定編目和保存。第五，重視對歸檔后電子文件的鑒定工作，明確電子文件自身的檔案屬性。第六，及時檢測已經歸檔的電子文件，結合單位檔案編制規定編制電子檔案的歸檔說明。第七，做好歸檔電子檔案的備份工作。第八，明確歸檔后電子檔案的載體標識。

（二）完善電子辦公系統。單位要明確目前使用的電子辦公系統中存在的問題，為了提高電子文件歸檔的效率和質量，積極完善電子辦公系統。樹立起文檔一體化的文件管理理念，優化辦公自動化系統，從根本上解決電子文件管理與文件管理脫節的問題。在管理電子文件過程中，結合單位實際情況，在電子辦公系統中搭建一條電子文件可以直接轉化成電子檔案的“高速通道”，更新電子辦公系統電子文件整理、分類、價值鑒定功能，確保不會出現重復勞動的現象，從而提高電子文件歸檔效率。同時單位要更新電子文件管理觀念，完善電子文件歸檔系統流程，科學管理電子文件歸檔工作，不斷提高電子文件歸檔質量，進而提升單位辦公水平。

（三）加強對工作人員的培訓。有關工作人員是開展電子文件歸檔工作的直接執行者，其專業水平和工作理念直接關系著電子文件歸檔的效果。因此，單位要加強對工作人員的全方位培訓：一方面，通過思想教育培訓，向工作人員傳達先進的電子文件管理工作理念和電子文件歸檔相關規章、要求，讓工作人員能夠在科學理念下正確認識電子文件歸檔工作，從而更加積極推進電子文件的歸檔和應用。另一方面，通過專業知識培訓和信息技術培訓，豐富工作人員電子電子文件管理專業知識，讓工作人員掌握利用信息技術歸檔、運用、管理電子文件，提升工作人員業務水平和素質，從而提高工作質量和效果。

三、結束語

綜上所述，目前我國電子辦公系統的文件歸檔工作中還存在一些問題，阻礙了電子文件歸檔工作的推進，影響了電子檔案的真實有效性，沒有充分保障電子文件的檔案價值，不利于單位的發展。在新時代背景下，單位要更新電子文件歸檔工作的理念，充分應用先進信息技術，積極完善、優化電子文件的歸檔工作，保證電子檔案的完整與真實有效，提升辦公質量和效率，推進我國電子文件管理的發展。

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