試析高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理的數(shù)字化

盧寒

【摘要】本文論述了高校檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化的現(xiàn)實意義，分析了高校檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化的現(xiàn)存問題，提出了高校檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化的具體措施。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案管理;創(chuàng)新;數(shù)字化

隨著科學技術(shù)水平的發(fā)展，各行業(yè)都在不斷創(chuàng)新與改革，其中高校的檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理。高校檔案管理的數(shù)字化主要是將檔案素材進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換、掃描和壓縮整理并完整保存在網(wǎng)絡檔案庫中，這不僅有利于學生及教師對檔案文獻的借閱與學習，更能夠規(guī)范高校檔案資料，保證檔案的完整性。

一、高校檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化的現(xiàn)實意義

隨著網(wǎng)絡技術(shù)的成熟，各高校均開始引進網(wǎng)絡設備，檔案管理部門逐步摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式，轉(zhuǎn)而投向辦公室檔案數(shù)字化的方向。不僅如此，目前的高校檔案管理已經(jīng)不僅僅局限于文檔和表格的保存，各種音頻、視頻和圖片均可以進行保存，方便教師與學生隨時借閱查看。另外，各高校網(wǎng)站的建設為檔案資料信息共享提供了平臺，高校網(wǎng)站和外網(wǎng)的結(jié)合不僅可以方便各高校之間進行信息共享與交流，更充分利用了網(wǎng)絡的優(yōu)勢，促進了高校網(wǎng)站信息的多元化建設。高校檔案管理的創(chuàng)新與數(shù)字化充分利用了網(wǎng)絡科技的優(yōu)勢，不僅促進了高校檔案管理的系統(tǒng)化建設，更為學生、教師及高校之間的科研交流與合作提供了良好的平臺，增強了高校檔案資料的利用率。

二、高校檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化的現(xiàn)存問題

（一）高校檔案管理理念與具體方法不完善。在時代的發(fā)展趨勢之下，高校檔案管理的數(shù)字化是必然的，網(wǎng)絡信息技術(shù)的開發(fā)和硬件設備的逐步到位證明高校的檔案管理工作已經(jīng)逐步數(shù)字化。但是，各高校目前僅僅是順應時代的發(fā)展，在科學技術(shù)的推動下被動完成這一創(chuàng)新，缺乏具體的管理理念和系統(tǒng)的管理方法。這導致目前高校檔案管理的數(shù)字化僅僅是對輔助工具的創(chuàng)新和保存載體的改革，在具體的管理方法上仍舊沿襲過去的方式，沒有對檔案管理與利用的關(guān)系進行協(xié)調(diào)和整頓，不僅沒有提高檔案管理的工作效率，還增加了檔案管理工作程序，給檔案管理工作人員增添了不必要的工作負擔。

（二）高校檔案管理數(shù)字化沒有統(tǒng)一標準。目前各高校雖然紛紛開始進行檔案管理的創(chuàng)新與數(shù)字化改革，但是各高校的檔案管理并沒有對數(shù)字化管理設定統(tǒng)一標準，這就導致各高校的檔案管理水平參差不齊，使各高校之間的檔案信息共享與交流受到影響。高校檔案管理數(shù)字化沒有統(tǒng)一標準的原因包含以下三點：第一，各高校內(nèi)部管理體制不同，高校內(nèi)各個部門對資料的保存形式與要求不同。第二，我國國土遼闊，各個地區(qū)的高校檔案管理具有“地域色彩”。第三，檔案管理數(shù)字化的網(wǎng)絡系統(tǒng)和硬件設備均由各高校自行選擇與采購，不同的設備之間存在差異性，直接影響了各高校檔案管理系統(tǒng)的對接與信息的共享。

（三）高校檔案管理的經(jīng)費投入較少。很多高校對于檔案管理工作不夠重視，對檔案管理工作投入經(jīng)費極少，經(jīng)費不足以支撐管理系統(tǒng)的日常建設、維護與更新，大部分學校會直接采購模板式管理系統(tǒng)，其對病毒的抵御能力差，保密系統(tǒng)不夠嚴謹，容易造成檔案信息遺失或是機密檔案泄露。由于沒有專門的檔案管理經(jīng)費，學校無法聘用專業(yè)的人員對系統(tǒng)進行日常的維護，也不能對檔案管理工作人員進行專業(yè)技能的提升和培訓。

三、高校檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化的具體措施

（一）完善檔案管理理念，建立健全檔案管理制度。高校檔案管理工作的創(chuàng)新與數(shù)字化改革，不僅需要對檔案保存載體進行創(chuàng)新，更需要相關(guān)的管理理念和具體的管理制度，以此適應新的檔案管理手段，平衡檔案保存與利用之間的關(guān)系，提高檔案管理的效率。因此，檔案管理工作人員要率先掌握檔案管理現(xiàn)代化理論，熟練應用多媒體技術(shù)，不斷增強自身專業(yè)素養(yǎng)，同時結(jié)合國內(nèi)外先進的檔案管理案例，建立健全的高校檔案管理制度。

（二）將數(shù)字化檔案管理標準進行統(tǒng)一，實現(xiàn)信息共享。為了提高高校檔案管理數(shù)字化效果，促進各高校之間的信息交流與合作，各高校應致力于統(tǒng)一數(shù)字化檔案管理標準，保障檔案信息的共享力度。根據(jù)目前我國各高校面對的實際情況，我們可以從以下三點入手，逐步完善檔案管理數(shù)字化標準：第一，高校內(nèi)部要對各個部門的檔案資料管理標準規(guī)范化，建立完善的內(nèi)部數(shù)字化信息系統(tǒng)，對學校內(nèi)部信息進行初步整合，確保后續(xù)工作的有序開展。第二，各個地區(qū)的教育部門對高校的檔案管理方法進行協(xié)商與磨合，在最大程度上保證檔案管理具體方法的相似性。第三，對網(wǎng)絡系統(tǒng)和硬件設備的關(guān)鍵參數(shù)明確具體要求，各高校在采購硬件設備與建立信息系統(tǒng)時要保證端口的契合性，保障我國各地區(qū)高校之間的檔案信息有效交流。

（三）加大資金投入，強化檔案管理數(shù)字化團隊建設。檔案管理數(shù)字化對各高校的發(fā)展有著重要作用，因此，各高校要加大對檔案管理工作的資金投入力度，加強學校內(nèi)部高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，使檔案管理工作人員能夠適應時代的變化和工作方法的改革，滿足不同時期學校對檔案管理人才的需求。同時，要增加對信息系統(tǒng)和硬件設備的采購資金，設計健全完善的網(wǎng)絡信息數(shù)字化系統(tǒng)，保證高校檔案信息的完整性和機密性。

四、結(jié)語

總之，科學技術(shù)的不斷發(fā)展改變著我們的工作與生活，高校檔案管理的數(shù)字化變革已經(jīng)成為現(xiàn)階段各高校重點關(guān)注的問題。檔案管理的創(chuàng)新與數(shù)字化不僅是知識載體的改變，更是相關(guān)機制與管理理念的創(chuàng)新。

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