淺談企事業單位數字檔案室建設的要求與內容

代小娟

【摘要】企事業單位數字檔案室建設有利于檔案信息管理的規范化、科學化、系統化，對我國的檔案信息管理具有重大的推動作用。

【關鍵詞】企事業單位;數字檔案室;建設要求;建設內容

一、數字檔案室的含義

是一個集采集、加工、儲存、管理為一體的電子化信息倉庫，用戶可以充分利用方便快捷的網絡平臺進行信息的獲取，而且，訪問時空和信息儲存的方式都不受限制。它能夠將各種信息的數字化形式、儲存管理方式以及查詢公布時空界限整合在一起，實現檔案工作的科學、有序管理，并實現檔案信息社會共享。數字檔案室是在適應信息化發展需要的前提下，利用網絡信息技術，對電子文件和數字檔案進行科學管理和有效控制的檔案館。

二、數字檔案室的總體建設內容

（一）網絡系統建設。主要依托于企事業單位的網絡信息平臺，方便企事業單位與其他網絡平臺的信息交互。

（二）基礎設施建設。網絡、主機、存儲等基礎設施以及相應的應用軟件系統搭建，科學利用海量數據庫非結構化儲存技術以及智能檢索等完善數字檔案建設的技術手段，保障整個數字檔案管理和控制系統的設計先進、運行可靠和操作規范。

（三）綜合管理檔案信息平臺建設。綜合管理檔案信息平臺包括業務指導平臺、現行文件查閱服務中心、數字檔案室、檔案信息接收管理中心、檔案資源采集系統、公開信息發布中心、管理利用系統、檔案登記備份平臺等，將這些信息平臺綜合起來，發揮各平臺的優勢，整合管理控制，將檔案信息管理實現最大化的管理控制效果。

（四）企事業單位公開檔案信息查詢點。是企業的檔案信息查詢公開機制，是解決各個企事業單位檔案信息分散管理儲存而導致信息孤島，不能被有效利用現象的有效方法和手段，且作為利民的中心，能夠為公民、法人以及其他相應的組織提供便捷的查詢服務。企事業單位公開檔案信息查詢點包括：企事業單位檔案信息公開指南、檔案信息的編制、管理、審批、發布、更新等服務功能的全面實現。

（五）數字檔案自動化管理系統建設。是企事業單位建立統一的數字檔案自動化管理系統，給管理工作人員提供一個自動化辦公平臺，從而有效提高檔案信息管理工作的效率和服務能力。

（六）企事業單位數字檔案室系統化、循序漸進加工。企事業單位數字檔案室建設循序漸進完成，并且加工建設的過程中，發現其中的不足或漏洞，對其進行系統化的修補加工，使得數字檔案室的建設科學順利進行。

三、數字檔案室的總體建設要求

（一）企事業單位數字檔案室建設的設計原則。企事業單位數字檔案室建設的設計原則主要體現在：1.必須適應社會發展的需求，且要高度協調當地檔案信息化的建設發展。2.以全國檔案信息化建設為基本出發點和落腳點，在全國范圍內統一制定、規劃、標準企事業單位數字檔案室的建設方案以及建設措施，實現檔案信息資源社會共享。3.必須選用先進的、科學的、系統的網絡信息技術，為企事業單位數字檔案室建設搭建一個可靠性強、延伸性和兼容性都巨大的管理控制平臺。4.明確建設目標，循序漸進實施，協調好目標與現實、能力和需要的既矛盾又共處的關系，保證順利實施。5.高效利用現有的建設資源，做到開源節流，節省投資，保障數字檔案室建設的資源、資金供給。6.嚴格做好企事業單位數字檔案室建設安全保密工作。

（二）企事業單位數字檔案室建設的規劃設計與一般定位。企事業單位數字檔案室建設是一項系統性很強的工作，其中有很多制約因素，主要涉及經濟、技術、人才、環境、制度、管理條件、人文建設等等。企事業單位數字檔案室在建設過程中，必須要適應當地檔案信息部門建設發展的需要，且必須要與其協同一致發展。在硬件配置建設上，必須根據實際的建設需要采用分期購置的方式進行。原因在于建設設備的更新速度快，如果一次性將所有設備購置齊全，建設進度卻趕不上設備更新速度，這樣會造成嚴重的資源、資金浪費，不利于企事業單位數字檔案室建設的后續發展。一般的硬件配置大概有：網絡設備（路由器、交換機、網線、網卡等）、終端設備（微機）、存儲設備（光盤、磁盤陣列、存儲柜等）、處理設備（服務器）、數字化設備（掃描儀、數碼攝像機等）。另外，還有一些其他設備，如：打印機、刻錄機、信息采集編輯器等。

（三）企事業單位數字檔案室建設系統管理要求。企事業單位數字檔案室建設必須依賴于當地政府的檔案信息建設發展總需求，并且政府要真正落實到監督、指導工作。在業務指導方面，各個企事業單位要將真實有效的檔案信息資料上報給當地相關政府機關，規范自身的管理系統，也實時監督其他企事業單位的數字檔案，實現資源共享、工作互濟。另外，檔案信息管理系統要及時更新和完善，跟上社會發展的步伐，滿足社會發展需求。相關企事業單位數字檔案管理工作人員在完善自身的專業技能以外，還要提升自身的職業道德素養，為企事業單位數字檔案室的持續發展保駕護航。

四、結語

通過本文的分析，可以掌握制約企事業單位數字檔案室建設發展的因素、建設發展內容以及相應的建設發展要求，從而對建設過程中不完善的地方進行改正和完善，推動我國企事業單位數字檔案室建設的順利進行。期望本文能夠產生一定的借鑒價值。

【參考文獻】

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