推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理探討

孫楊

【摘要】隨著社會的不斷發(fā)展和進步，事業(yè)單位也獲得同步發(fā)展。作為事業(yè)單位管理組成部分的檔案管理工作，由于自身所帶有的保密性、公共服務(wù)性等特點，在發(fā)展方面受到多種因素的限制。但是，檔案管理作為基礎(chǔ)性管理之一，有著不可替代的重要作用，因此檔案管理工作還需要隨著時代的發(fā)展進步不斷進行創(chuàng)新發(fā)展，不斷提高管理的規(guī)范化、標準化、科學化。當前，在事業(yè)單位檔案管理中還存在較多的困難和問題，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提升，需要進行革新挖潛，采取有效的措施，實施積極的改革和創(chuàng)新，促進事業(yè)單位檔案管理工作的提升。

【關(guān)鍵詞】推進;事業(yè)單位檔案;規(guī)范化管理

在事業(yè)單位檔案管理中要以實現(xiàn)規(guī)范化、標準化管理為目標，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。當前大部分事業(yè)單位在這一方面還需要不斷完善和充實。為此，本文將對事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題進行分析和探討，分析和研究實現(xiàn)規(guī)范化管理所需的措施，為促進檔案管理工作的健康發(fā)展提供參考。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案是對歷史情況最為客觀的記錄，也是確鑿的原始材料與歷史證據(jù)。對事業(yè)單位而言，檔案管理工作在事業(yè)管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用。事業(yè)單位的檔案材料不僅是事業(yè)單位建設(shè)、發(fā)展的第一手資料，更是評價事業(yè)單位職工職業(yè)發(fā)展的重要參考依據(jù)。通過對事業(yè)單位信息材料的匯總，促進事業(yè)單位健康、穩(wěn)定發(fā)展;通過對事業(yè)單位檔案信息的應(yīng)用，為事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作提供重要的參考依據(jù);通過對事業(yè)單位職工個人檔案的查詢，更加準確地判斷職工的個人素質(zhì)與個人能力，幫助事業(yè)單位的部門領(lǐng)導(dǎo)更加客觀地評價職工，挖掘優(yōu)秀人才，并對事業(yè)單位的各類人員進行科學合理的調(diào)整。因此，做好事業(yè)單位的檔案管理工作對促進事業(yè)單位的良好發(fā)展，進一步提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量，提高事業(yè)單位職工的工作積極性有著至關(guān)重要的作用。隨著我國事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)量的不斷加大，工作難度的不斷提高，為了更好地適應(yīng)經(jīng)濟社會的現(xiàn)代化發(fā)展需求，應(yīng)該持續(xù)推進事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化，只有如此，才能確保事業(yè)單位穩(wěn)定、健康發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理問題

（一）對檔案規(guī)范化管理的重視度不夠。檔案規(guī)范化管理能夠較好地推動事業(yè)單位實現(xiàn)科學化、規(guī)范化發(fā)展，提高單位的工作效率和工作質(zhì)量。當前部分事業(yè)單位缺乏對檔案規(guī)范化管理的認識，忽視檔案管理規(guī)范化。甚至有些單位認為檔案管理規(guī)范化不會產(chǎn)生經(jīng)濟效益而忽視其重要性，并且單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的工作不會關(guān)注。還有一些事業(yè)單位在人力財力等方面存在不足，造成檔案規(guī)范化管理工作無法得到有效貫徹。

（二）認識水平不足。由于缺乏足夠的重視，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理也存在相同的問題，由于檔案管理工作并不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，使得部分單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視員工檔案管理工作，將其劃歸為后勤類工作，使得檔案管理工作人員工作積極性下降，出現(xiàn)檔案填寫敷衍了事等問題。

三、推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的措施

（一）升級檔案管理方式。事業(yè)單位在實施檔案管理工作時應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化信息保存方式，存儲文字資料、照片、錄像等數(shù)據(jù)，在進一步提高檔案管理工作效率的同時，使檔案管理、信息查閱更加便捷、省力。此外，在檔案管理過程中，還要做好檔案資源的維護工作，進行數(shù)字化掃描，對重要的檔案進行備份，并且要嚴格執(zhí)行國家檔案管理工作的相關(guān)技術(shù)標準，最大限度地統(tǒng)一并且規(guī)范數(shù)字檔案資源，促進檔案資源的共享。目前，我國檔案局針對檔案管理工作，出臺了相應(yīng)的檔案管理行業(yè)準則，這為規(guī)范檔案管理工作，促進檔案信息化建設(shè)作出了巨大的貢獻。因此，事業(yè)單位的檔案管理部門在前期開發(fā)檔案辦公自動化系統(tǒng)時，應(yīng)該以此標準作為依據(jù)，從數(shù)據(jù)的最前端進行規(guī)范，讓事業(yè)單位的檔案管理人員參與到OA系統(tǒng)的開發(fā)中，結(jié)合檔案管理工作的實際特點與具體需求，打造出與檔案管理軟件無縫對接的辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案文檔的一體化管理。

（二）加大宣傳教育，深化認識水平。事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和標準化建設(shè)是保障事業(yè)單位檔案管理效果的重要手段。所以新時期在積極探索檔案管理規(guī)范化、標準化建設(shè)的過程中，應(yīng)該借助有效的宣傳教育讓事業(yè)單位檔案管理人員和其他部門的相關(guān)工作者認識到檔案管理的重要性，以及事業(yè)單位檔案管理工作中對檔案管理規(guī)范化、標準化建設(shè)的迫切需求。這樣在宣傳教育的作用下，事業(yè)單位的相關(guān)工作人員重新審視檔案管理工作的重要性，一方面檔案管理工作人員能夠從多角度積極探索檔案管理規(guī)范化、標準化建設(shè)，推動檔案管理規(guī)范化、標準化建設(shè)工作穩(wěn)步開展;另一方面，事業(yè)單位內(nèi)部其他部門的工作人員能主動配合檔案管理工作的開展，自覺加強對檔案資料的搜集和整理，切實加快事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、標準化建設(shè)進程，增強事業(yè)單位檔案資源的利用效果。

四、結(jié)語

總之，在社會全面發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也出現(xiàn)了一定的變化，要想保證檔案管理作用的發(fā)揮，就應(yīng)該與時俱進探索檔案管理工作的規(guī)范化、標準化建設(shè)，促進檔案管理水平的提高，為事業(yè)單位的綜合管理工作創(chuàng)造良好的條件。在本次研究活動中以此為研究對象，對檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新進行分析，希望能夠為事業(yè)單位檔案管理工作改革提供相應(yīng)的指導(dǎo)，加快事業(yè)單位檔案管理發(fā)展進程。

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