信息化背景下文書檔案管理的創新

陳陽 吳微

【摘要】基于信息化背景，加強文書檔案管理的創新，可以不斷提高工作效率，避免人為失誤現象的出現，將信息化技術的優勢充分體現出來，確保文書檔案管理工作效率的穩步提升。本文主要針對信息化背景下文書檔案管理的創新展開深入研究，重點闡述幾點針對性的完善對策。

【關鍵詞】信息化;文書檔案管理;創新;完善對策

基于信息化背景，加強文書檔案管理的創新是至關重要的，這已經得到了相關人士的高度重視和關注，并且也是提高文書檔案管理工作效率的重要方式方法。一般來說，在文書檔案管理工作中，存在著較多問題，因此，必須要加強現代化技術的應用，不斷創新、與時俱進，采用先進的管理方法，將文書檔案管理的高效性、時效性充分體現出來，并節約人力、物力以及財力，進而促進文書檔案管理工作的順利進行。

一、文書檔案管理創新的重要性分析

（一）不斷提高檔案查閱效率和速度。在文書檔案管理工作中，加強信息化建設，可以提高文書檔案存儲情況的清晰度、透明度。結合實際情況進行分析，加強信息化建設，對于提高文書檔案的查閱效率具有極大的幫助。同時，在查閱某一文件時，可以借助信息化技術來完成，具有極大的便利性優勢。

（二）彰顯檔案管理的高效性。對于文書檔案來說，其機密性特點較為顯著，對各個單位工作環節的實施情況進行了記錄，比如人員調動信息、財務信息等，所以加強其管理是至關重要的。由于文書檔案具有一定的特殊性，更加明確提出了對工作的精確性要求，如果僅僅采用傳統管理模式，很難提高工作效率。而基于信息化背景下，可以大大彌補這一缺陷，不斷提高文書檔案管理工作的高效性。

二、文書檔案管理創新措施

（一）樹立信息化管理理念。在文書檔案信息化管理過程中，要將現代化管理理念滲透其中，促進文書檔案信息化管理工作的順利進行。基于此，要樹立文書檔案管理創新意識，創造良好的文書檔案信息化管理氛圍。同時，結合文書檔案管理需求，要加大落實到位，將相關設施和資源的投放落實到位，將文書檔案管理流程進行規范化，并進一步簡化數據采集和分配等流程，通過軟件設施，將文書檔案管理推向信息化的道路。

（二）制定完善的檔案管理制度。在文書檔案管理工作中，要加強制度建設，給予檔案管理工作強有力的制度性保障，不斷提高文書檔案管理水平。基于當地實際情況，要制定出配套可行的文書檔案管理制度，并不斷進行調整和完善。此外，還要加強責任分配和管理機制的構建，進一步完善質量監督體系，將檔案信息管理制度進行標準化、規范化，進而促進文書檔案管理工作的順利開展。

（三）加強文書檔案管理信息平臺建設。要想將文書檔案管理工作落實到位，實現檔案管理信息化建設目標，必須要積極構建文書檔案管理信息化平臺。現階段，信息技術發展速度極其迅猛，以往傳統的紙質文檔和人力手工管理模式難以滿足工作需求。而借助信息數據庫的編輯功能，可以促進文書檔案管理軟件的開發和建設，將管理工作者的工作量降至最低，從而確保檔案管理效率的穩步提升。與此同時，借助平臺建設，可以為文書檔案搜集、整理以及應用提供極大的便利性，并借助平臺將文書檔案在線閱讀、信息整合等功能充分體現出來。在文書檔案信息系統方面，要重視以下幾點：首先，檔案加工系統，結合文書實際情況，要加強檔案加工設計，制定完善的加工系統，促進信息查詢、文件處理等工作的順利進行，緩解相關工作人員的工作壓力。其次，存儲系統，在文書檔案數據庫建設過程中，借助數據庫，促進文書檔案存儲工作的有效推進，并不斷提高檔案檢索效率。最后，保密系統，專業人員要加強設計后的軟件的應用，規范文書檔案資料分類管理工作，并設置相應的權限，提高文書檔案信息保密水平，實現檔案信息的共享性目標。

（四）構建高素質文書檔案管理隊伍。對于文書檔案的信息化管理工作，屬于全新的管理方法之一，相關管理人員必須要掌握信息操作技術，與信息化管理標準相符合。其中，相關管理人員要學習相應的信息技術和知識，加強信息化管理，為創建高素質文書檔案管理隊伍奠定堅實基礎。同時，檔案管理人員還要樹立先進的思想觀念，不斷創新，加強信息管理軟件和相關設備的應用，將信息化操作管理鞏固到位。其中，在提高文書檔案管理人員專業素養時，要基于信息化背景，定期開展文書檔案管理培訓工作，借助專業培訓，比如專家講座、課程再培訓以及進修學習等，不斷提高文書檔案管理人員的專業水平。同時，還要通過交流或激勵等方式，將相關管理人員的職責意識提升上來，積極轉變工作態度，更好地落實信息化文書檔案管理創新工作。

三、結束語

綜上所述，基于信息化視角，加強文書檔案管理的創新勢在必行，可以不斷提高文書檔案管理工作效率，實現文書檔案管理資源的高效利用和配置。因此，在文書檔案管理創新過程中，要樹立信息化管理理念，采用先進的方式方法，加強文書檔案管理信息平臺建設，并不斷提高相關人員的專業水平和綜合素養，打造出一批高精尖的文書檔案管理隊伍，促進文書檔案管理工作的順利進行。

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