醫療設備資產管理系統的構建與應用

韓愛斌

北京市垂楊柳醫院 設備管理部，北京 100022

引言

隨著醫院的發展，醫療設備種類和數量不斷增加，面對快速增長的醫療設備，一是現有的管理方式落后，二是設備使用效率不高，三是信息系統與設備沒有做到互聯互通，不能有效提取使用數據，四是醫療設備資源有限，沒有有效的成本控制，造成成本與效益的矛盾更加突出。針對醫療設備管理中存在的問題及醫院發展的需求和趨勢，建立醫療設備的信息化管理系統，采取科學高效的維修管理模式，提高設備的有效利用勢在必行，醫院醫療器械的全生命周期精細化管理和信息化管理成為醫院設備管理必不可少的一部分。

1 現有資產管理現狀

目前，對大多數醫院來說，對醫療設備的管理仍然存在以下問題。

（1）手工填寫設備的申請、報修單，逐級進行審批，紙質審批單進行存檔。造成審批流程緩慢，歷史記錄不清晰，不能實現醫療設備管理過程的全流程追溯[1-2]。

（2）雖然對部分醫院資產的管理可以做到有條碼標識，但不能進行聯網識別，不能通過掃描條碼識別設備信息。所以，我們無法實時了解每臺設備的歷史記錄，包括既往的維修、質控情況[3]。

（3）不能實現對設備使用情況的統計，只能通過收費項目了解設備的使用情況，而有些設備不能直接收費。因此無法對每臺設備進行績效管理[4]。

2 醫院醫療設備資產管理系統的構建與應用

醫院資源規劃是醫院引入企業資源計劃的管理思想和技術，融合現代化管理理念和流程，整合醫院已有信息資源，創建支持醫院整體運行管理的統一高效、互聯互通及信息共享的系統化醫院資源管理平臺，從實現預算和成本管理的角度出發，加強醫院的內部管理，提升醫院的效益[5-6]。

2.1 醫院醫療設備資產管理系統的構建

為了實現多方位的查詢功能，實現對設備的實時監控，對設備的合理使用進行監管，建立合理使用指標，定期分析使用情況，對臨床合理使用提供客觀依據，對管理決策提供科學依據[7]。我們在醫院HIS、LIS、PACS等醫院信息化系統的基礎上，構建了一個醫院信息集成平臺，平臺構架見圖1。

圖1 醫院信息集成平臺構架圖

在整個平臺的建構過程中，我們首先調研醫院各科室的具體需求。分別調查了個臨床科室、急診科、護理人員、與管理科室及院領導等關心的要點，并對其需求進行了分析，總結后發現：① 各臨床科室主要關注設備的診斷結果是否可靠，有無定期的專業的培訓，如何避免設備故障的發生；② 急診科室較多的關注醫療設備的配比問題，常用的幾類設備有無安全隱患；③ 護理人員比較關注所有可以調配的醫療設備處于何種狀態，總數量有多少；④ 管理科室需要關注設備的正常使用情況，維修情況及維修成本，日常管理情況，質控保養情況等；⑤ 院領導則較多關注醫療設備的安全性分析、效益分析、醫療設備的可用性與可及性等。

根據各科室的需求，我們建立了專門的研發與管理團隊，通過信息系統的集成，實現了信息整合和數據共享。除此之外，在信息集成平臺，我們嵌入了決策系統，進行決策分析，實現可控化管理，對設備全生命周期進行追蹤，進行績效管理，主要包括信息錄入、資產管理、維修管理、折舊管理、使用管理、績效管理等，最終構建了醫院醫療設備資產管理系統，該系統可實現全程可查詢監督，與財務實現互聯互通。

2.2 醫院醫療設備資產管理系統的應用

2.2.1 數據查詢與分析

醫院醫療設備資產管理系統的建立以后，實現了對設備的計劃、采購、使用、折舊、報廢的全周期管理，并實現查詢、分析、監管功能，是醫療設備重要的管理方法。該系統的應用規范固定資產管理流程，對每個資產進行流動信息記錄[8-9]，根據記錄進行追蹤，同時，實現對設備的績效分析及流程管理，實現管理的規范化、科學化[10]。

2.2.2 線上申購與審批

HRP系統啟用以后，醫療設備的申購實現了全流程在線處理，工作效率顯著提升。臨床科室只需在信息集成平臺上填寫電子版的申購單，流程支持年度計劃內和臨時計劃外申請，根據預先設置的程序，推薦不同的審批流程，全程在線審批，并將審批人記錄下來，方便查閱。無須填寫紙質申請，科室可以填寫推薦品牌供采購參考。醫療設備申購審批流程，見圖2。

實行線上審批以后，不僅提高了審批的效率，而且減少了人為統計待審批醫療設備的差錯率，申請人可實時在網上查詢審批進度，做到對整個流程的掌握。通過一段時間的試用以后，對醫療設備采購審批工作取得了較明顯的提升作用。

2.2.3 培訓記錄

為了使醫療設備的實際操作者能夠規范合理的對各種醫療設備進行操作，我們需要對操作人員進行定期的培訓。以往的培訓隨機性強，沒有進行規范管理，有時是廠家裝機時現場進行培訓和演示，沒有進行考核。醫院醫療設備資產管理系統在我院構建成功以后，我們制定出每類醫療設備的培訓計劃與要求，要求每位參與使用者都要進行培訓，并完成理論答題考核，培訓資料作為設備驗收的內容之一，并將培訓資料掃描電子版錄入系統進行備案，沒有按照要求進行培訓的不予驗收,真正做到了培訓有計劃、可追溯、有記錄。2018年我院進行了大批設備采購。為了提高驗收質量，增加設備使用率，設備管理部全面改進了設備驗收培訓流程。現就2018年6月改進前后設備培訓進行比對。對比內容，見表1。

表1 改進前后設備驗收培訓流程

2.2.4 醫療設備的全流程跟蹤

在該系統中，可以上傳附件以及錄入設備的其他屬性如序列號、注冊證、效期，編號等。經科室試用無異議后，自動生成正式資產，整個流程均為電子記錄，包括申購人，審批人，設備入院時間，經辦人，培訓記錄，整體流程緊密相關，并可追溯[11-12]。當設備進入醫院以后，整個使用過程也會被全流程跟蹤。

（1）出入庫。在出入庫過程中，系統會直接記錄每一步操作者，如果申購走系統流程，可快捷一鍵創建入庫單，同時記錄出入庫時間，出入庫經辦人，每一步操作的經辦人，時間等信息，入庫如果添加了出庫科室，則記賬后自動產生出庫單，減少操作步驟，并根據單據形成電子財務報表、臺賬以及資產全息圖中進行記錄顯示單據號，根據單據號碼可隨時進行追溯。

（2）資產轉科。當設備自庫房調撥以后，系統自動記錄原位置、轉出人、接收人，每一步可分配不同角色權限，同時支持精細化位置變更，如設備位置從一層A科室101房間內部變更到二層B科室102房間，整個流程系統電子記錄，生成記錄單并同步轉科狀態到對應ID的臺賬中，支持一鍵查詢

（3）設備維修。根據系統打印出來的資產標簽，支持微信掃一掃快速報修，節省科室時間，同時科室可以在掃描后，拍照上傳或語音留言，方便工程師提前預知故障現象。報修工單支持大屏幕實時多種不同顯示方式。維修工程師可在手機或PC端接收報修單據，并對單據進行處理，如需申請外援，需更換配件，如果產生費用可進行費用登記。系統記錄報修人，報修地點時間以及報修接收時間，處理工時等詳細信息，同步至臺賬中，一鍵查詢，無需紙質簽字，支持對單次維修電子報告單打印。

（4）設備的巡檢。巡檢內容由醫院根據不同設備自定義模板，具體延期天數在巡檢任務中自定義。根據已設定好的巡檢任務進行巡檢，掃面二維碼巡檢（僅需打印標簽），記錄巡檢時間、內容、巡檢人，生成電子巡檢報告單，并同步至資產全息圖中，無需紙質巡檢簽字記錄。可以隨時查詢設備巡檢情況，做到真實、準確，有據可依。對于未按時進行巡檢的也可查詢，及時進行補檢，避免隨機性和盲目性。

（5）院內設備借用租賃可以在線申請確認，歸還申請確認。租賃設備可以根據設定好的租賃單價計算金額。

2.2.5 使用情況統計

設備終端與系統連接，自動記錄設備開機次數和使用時間，可以精確統計每臺設備的使用情況。為設備績效和維修成本分析提供數據支持。

2.2.6 圖片存檔設備檔案

設備購入驗收時將設備的照片傳入系統中保存，包括產品信息，設備名稱、注冊證號、生產廠家、產品序號、生產日期等，既有利于日常管理，為設備報廢時提供方便，經常遇到同類設備同時報廢，區分困難情況。

2.2.7 效益分析

本系統可以抓取HIS系統信息，獲取收費情況，成本由醫院錄入，如水電成本，人工成本等信息，隨后系統根據成本和收益計算出設備的效益。效益分析界面。見圖3。

圖3 系統的效益分析功能

3 總結

本研究建立了一套醫院醫療設備資產管理系統并在我院投入使用。該系統可以實現每臺設備從申請購置、論證采購、安裝調試、日常維護保養到報廢的全流程管理，避免了手工填寫報告單所帶來的一系列問題。并且做到了醫療設備從入院到報廢的追蹤與記錄，并對醫療設備的效益進行記錄分析，為醫院領導提供決策參考。醫院資產的信息化管理是醫院發展的必然趨勢，根據不同時期工作重點按計劃、按步驟、按程序進行，才能更好地發揮管理職能，提高設備管理工作的效率和效果[13-14]。醫療設備的信息化管理是醫院管理的重要組成部分，運用現代化的信息手段，滿足對設備數據的存取需求，提供全方位的數據提取手段，為新設備的購置和維修成本的分析提供準確和科學的手段，對于充分發揮設備的經濟效益和社會效益具有非常重要的意義[15-16]。