基于醫用耗材“云平臺”采購的研究與應用

沈曉利，汪小鋒

浙江大學醫學院附屬兒童醫院 中心庫房，浙江 杭州 310051

引言

隨著改革的推進與深化，公立醫院對醫用耗材采購管理的要求也越來越高，已將其納入質量全程監控管理的范疇[1]。2016年7月1日發布的《推進醫療服務價格改革意見》中指出，到2020年逐步建立以成本和收入結構變化為基礎的價格動態調整機制，基本理順醫療服務比價關系[2]。圍繞公立醫院改革，在考慮取消藥品加成的同時，逐步降低藥品、醫用耗材等費用所占的比例，也就是說，公立醫院在控制成本和費用方面將面臨前所未有的困難和挑戰。在這種大形勢下公立醫院如果不走精細化管理的道路，面臨的不僅是發展的問題，而是生存的問題[3]。我院是一家省級公立兒童醫院，日門診量達到0.8萬人次以上，為提升我院醫用耗材采購服務質量，借助于信息化技術管理手段，在院內醫用耗材管理信息系統基礎上，與“云平臺”采購平臺進行對接，將醫用耗材基礎信息采集、采購及最低價核對于一體，取得了良好的應用成效。

醫院醫用耗材管理方式分庫房管理和直耗品（跟臺）兩種，庫房管理是醫院庫房管理人員計劃醫院庫存量，使用科室按要求從庫房領用；直耗品（跟臺）是指供應商根據醫院使用部門訂單直接送達科室的貨物[5]。本文主要針對庫房管理模式做詳細介紹；直耗品（跟臺）由于其規格型號復雜而由使用部門直接電話發起訂單，再由經營企業在“云平臺”下訂單，庫房人員驗收實物后走醫用耗材二級庫中的虛庫，再以實際醫用耗材消耗走院內醫用耗材管理信息系統開票，本文僅做簡單介紹。

1 醫用耗材原采購管理模式

1.1 信息采集

生產企業/經營企業信息采集：對于生產企業及經營企業的三證（醫療器械注冊證、生產企業許可證和經營企業許可證）和經營企業三書（授權書、承諾書、委托書）采用手工輸入到信息系統中，保留相關證件紙質原件存檔。

醫用耗材信息采集：在院內醫用耗材管理信息系統中手動輸入耗材的名稱、規格、單價、招標編號、條碼信息（主碼、副碼）、高值耗材歸屬類、經營企業、生產企業等。

1.2 匯總科室申請單

匯總各使用科室的需求申請單，電話通知經營企業送貨。

1.3 采購入庫

將經營企業配送的耗材名稱、規格、價格、單位、發票號、發票日期，耗材失效日期等一項一項地錄入院內醫用耗材管理信息系統中。

上述方法采購及庫房工作人員操作繁復，效率低下，手工錄入量大，容易出錯。

2 醫用耗材“云平臺”采購模式

2.1 信息采集

生產企業及經營企業將三證和三書上傳至“云平臺”后，醫院負責審核資質的人員通過院內的醫用耗材管理信息系統就可以審核查看生產企業和經營企業信息。對于新增或修改的生產企業或經營企業，“云平臺”將賦予其唯一ID，根據此ID，與院內醫用耗材管理信息系統中進行對比，如“云平臺”未傳送來ID，則在院內醫用耗材管理信息系統中增加對應生產企業或經營企業，如院內醫用耗材管理信息系統中已存在對應ID，則在院內醫用耗材管理信息系統中覆蓋修改原先的生產企業或經營企業，及時寫下日志，保留痕跡，便于以后查詢。

經營企業將醫用耗材信息上傳于“云平臺”后，醫院負責審核資質的人員通過院內的醫用耗材管理信息系統就可以審核查看耗材信息。醫院準許的新增或修改醫用耗材信息時由經營企業在“云平臺”上進行操作，包括名稱、規格、單價、招標編號、條碼信息（主碼、副碼：當醫用耗材為植介入耗材時，必須一物一碼，當醫用耗材為高值材料但屬于非植入材料時，需一批一碼。條碼信息需符合醫療器械唯一標識碼（Unique Device Identi fication，UDI））[6]、屬類、經營企業、生產企業等，審核通過后自動在院內醫用耗材管理信息系統中新增或修改。“云平臺”將對新增的醫用耗材產生唯一ID，然后與院內醫用耗材管理信息系統中進行對比，如無“云平臺”傳送來的ID，則在院內醫用耗材管理信息系統中增加對應的醫用耗材，如院內醫用耗材管理信息系統中已存在對應ID，則在院內醫用耗材管理信息系統中覆蓋修改原先醫用耗材，及時寫下日志，保留痕跡，便于以后查詢。

2.2 提交采購申請

采購中心人員在院內醫用耗材管理信息系統中匯總好預采購耗材的信息后，點擊采購，系統自動將采購訂單傳送至“云平臺”并發信息至相關經營企業。經營企業根據“云平臺”采購單（經營企業可修改采購數量，但只能在原采購數量上減少，采購單其他信息不可以修改）配備完成對應醫用耗材后，在“云平臺”打印送貨單，“云平臺”自動根據耗材歸類屬性，將訂單分為“非植入材料類送貨單”“植入材料類送貨單”“跟臺類送貨單”“普耗送貨單”。送貨單上包含送貨單號、經營企業、送貨地址、醫用耗材詳細清單等。

2.3 入庫單入庫

庫房人員根據掃描送貨單上的二維碼，系統自動從“云平臺”下載送貨單全部信息，包括送貨單號、物資名稱、規格、單價、單位、招標編號、條碼信息（主碼、副碼）、高值耗材歸屬類、經營企業、生產企業、發票號、發票日期、物資失效日期等，存入院內醫用耗材管理信息系統中，庫房人員只需核對實物及送貨單信息（針對二級庫醫用耗材，庫房工作人員需先在小程序中掃碼醫用耗材實物主碼、副碼，通過小程序核對保證實物主副碼與“云平臺”數據流中主副碼一致）。保存審核送貨單信息后，“云平臺”將自動將相關訂單確認收貨。其具體工作流程見圖1。

3 醫用耗材“云平臺”采購實踐效果

（1）對生產企業、經營企業的相關資質審核從紙質轉化為無紙化，方便后期查詢調閱。耗材字典的采集由原先的采購中心人員手動輸入轉為“云平臺”在線審核后自動傳入庫房管理信息系統，由兩人工作量降低至半人工作量，效率翻番，且數據共享，成效顯著。

（2）采購訂單由采購中心人員原來的電話通知轉移至“云平臺”自動短信發出，且可以實時查詢采購訂單相關狀態。由兩人工作量降低至半人工作量，在任務量增加情況下，工作人員效率不斷提高，成效顯著。

（3）送貨單錄入由原先的庫房中心人員手動錄入轉化為庫房中心人員掃送貨單碼一鍵錄入。2015年使用老的庫房信息系統時，全年入庫單2152條，出庫單明細5230條，由兩位庫房人員手工錄入；2017年通過“云平臺”年入庫單4124筆，入庫單明細8254條，由一位庫房人員掃“云平臺”送貨單碼錄入，工作效率提高明顯，出錯率降低，成效顯著。

（4）實現可追溯和數據實時可監控。通過實時數據分析，便于直觀了解采購單運行狀態，為第一時間處理異常經營企業發貨情況奠定了基礎。

（5）采購價格自動比對。在采購醫用耗材過程中，包含集中采購、陽光采購、備案采購及非招標采購等，其集中采購是全省同一招標編號同一價格，但陽光采購和備案采購是采購醫院和經營企業協商價格，雖當時經營企業承諾全省最低價格，但隨時間的推移，經營企業有可能給其他采購醫院更優惠價格。則當訂單發出至“云平臺”時會作一個價格比對，如價格不一致則提醒采購人員價格有變動。

（6）方便熟悉訂單。根據送貨單上耗材物資歸類屬性，“云平臺”自動分為“普耗”“非植入材料”“植入材料”“跟臺材料”訂單，方便庫房管理人員入庫方式的選擇，減輕人工強制記憶要求。

4 討論

（1）信息化技術助力提高效率和質量。加強醫用耗材的科學化和信息化管理，不斷提高耗材管理人員的工作負擔，是各級醫院不可忽視的工作內容。如何高效率、高質量地提升管理水平，是醫院管理者必須重視的問題[7-8]。通過借助信息技術，積極采用“互聯網+”思維，搭建“云平臺”進行耗材采購，能夠有效實現高效率，高質量的醫用耗材采購服務。傳統醫用耗材采購計劃使用電話通知，醫院采購人員將所需耗材口述給業務員。不僅花費大量的時間在采購工作上，期間還會出現遺漏、數量出入及規格型號差錯等情況，導致耗材采購工作效率低下[9]。而“云平臺”采購，讓采購中心工作人員與經營企業直接的“溝通”通過采購“云平臺”進行，可以和經營企業共享醫用耗材需求和供給信息、實時的查看采購訂單信息狀態，數據鏈路完全，可回溯性強。

圖1 醫用耗材“云平臺”采購流程圖

（2）精細化管理是醫院耗材管理的終極目標。醫院要將精細化管理模式運用到耗材管理中，就勢必要將發展思路朝管理智能化、信息數字化等方向轉換[10]。實現耗材管理的精細化管理，離不開數據的決策支持[11]。通過對“云平臺”采購的數據挖掘及分析，從該系統數據著手量化經營企業服務質量（響應時間、執行時間、資質信譽度等），為采購中心服務人員提供了數據決策依據，用數據形式記錄經營企業服務質量，可以主觀判斷減少庫存量，減少醫院庫存資金積壓。醫院耗材管理是一個動態的過程，是一個不斷分析、規劃和行動的過程。因此將醫用耗材“云平臺”采購和PDCA循環融合，也是醫院管理科學也藝術有機統一的體現[12]。

（3）將互聯網思維融入醫院發展。醫院耗材管理往往受制于醫院的發展進程、領導的推動意志及耗材管理人員的固有觀念。不少耗材管理人員在觀念上依然認為信息化建設離實際太遠，對具有科學性和專業性的管理模式尚未達到共識，制約了信息化的發展[13]。對醫院耗材管理基于數據采集之上，有助于下一步的醫院耗材管理績效考核。

（4）探索平臺化管理思路。建立全面物聯網管理平臺，充分利用前沿技術手段，在結合業務需求的基礎上，可為控制醫院成本、進行訪問效益分析、提高錯誤收支水平等，提供基礎數據[14]。

綜上所述，對醫院耗材采購采用“云平臺”采購，有效地減少了采購人員對基礎數據的手動輸入采集，降低了輸錯率，共享了經營企業發貨信息，減輕醫院耗材管理人員工作負擔，從而降低醫院的成本、減少醫療差錯、提高工作效率、推進醫院精細化管理及耗材管理帶來極大的便利。但目前還存在一定問題，當科室采購計劃型號規格不夠精確時，將無法即時獲取廠家反饋的信息并進行核對；部分經營企業編碼規則沒有完全統一應用GS1。這就需要臨床科室與耗材管理部門一同加強對耗材目錄及知識的學習，以及經營企業嚴格按照GS1對耗材進行編碼。唯有這樣，在以后的工作中才能夠使采購計劃申報的規范性進一步得到增強[15-16]；目前還存在“跟臺”訂單且由使用科室直接訂購，對這批“跟臺”物資采購系統中沒有具體的采購單僅有送貨單，沒有形成完整的采購鏈，需盡量減少“跟臺”醫用耗材的采購直至為零。