淺析信息化時代檔案管理人員的素質建設

戰培紅

【摘 要】檔案管理水平如何以及檔案服務質量優劣，直接取決于檔案管理人員。因此提高檔案管理人員的整體素質，是做好檔案管理工作和保證檔案服務質量的決定因素。特別是信息化時代，給檔案管理工作提出了更高的要求，這就對檔案管理人員在素質上提出了新的要求、新的標準。

【關鍵詞】信息化時代；檔案管理人員；素質

當今世界已經進入信息化時代，全球范圍的信息化建設成為科技發展、經濟活躍和社會進步的象征。在信息化社會中，能否及時、有效地開發、利用信息，直接關系到決策的成敗。在眾多的信息源中，檔案已成為一個巨大的軟科學信息資源寶庫，它以其原始憑證性、不可再生性及可重復利用性日益受到人們的關注。檔案信息化是社會信息化的重要組成部份，隨著網絡化的不斷發展，使得檔案的豐富資源、信息價值將能得到充分發揮，這也勢必對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。

檔案管理工作是由檔案、必要的物質條件、檔案管理人員三個基本因素構成的，顯而易見，人是檔案管理中最為重要、最為活躍的決定性因素，因此面對信息時代的機遇和挑戰做好我們的檔案工作，檔案管理人員的素質直接決定著檔案管理質量的高低，而管理質量的高低又決定著檔案的利用率，所以檔案管理人員的素質至關重要。

在傳統檔案管理中，檔案管理人員踏實地保管著檔案，被動地為用戶提供檔案，而把如何從數量龐大的檔案卷宗中搜尋、獲取所需的信息難題留給用戶自己去解決。在利用信息，創造價值的這個過程中，檔案管理者只做出了極少的貢獻，每天面對的只是冷清的文件辦公室或者靜寂的檔案架。而信息化時代要求檔案人員要停止扮演“保管員”的角色”，而成為概念、知識的提供者。因此在信息社會檔案事業的發展，關鍵在于培養和造就優秀的檔案人才隊伍，檔案管理人員除繼承傳統檔案人員的基本素質，還必須全面提升檔案人員的綜合素質，加強人才的培訓，優化知識結構，特別是加強復合型人才的培養。

一、提高檔案管理人員的信息道德

檔案工作雖然在各項工作中屬“配角”地位，但其工作性質決定了檔案管理人員處在了解掌握館藏的全面情況。檔案涉及到國家安全和社會穩定，有些檔案關系到企業競爭與發展，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此檔案管理人員要認識到保密工作的重要性。

檔案人員的信息道德，就是指檔案工作者在檔案信息的管理、開發、傳遞和利用服務等活動中，其思想與行為所應遵循的信息規則和倫理準則。由于在網絡環境下，往往缺乏社會有關機構的監督和管理，而且數字檔案館本身也要進行檔案信息的數字化工作，所以這個問題在信息時代就顯得重要、復雜和敏感。檔案管理人員要自覺遵守《保密法》和《保密守則》，做到依法治檔，嚴格執法，保證檔案的安全，防止檔案泄密事件發生。

二、創新意識、創新能力

創新是工作向前發展的直接推動力，良好的創新意識在信息化時代的檔案管理中是很必要的，無論在理論還是方法上與傳統的檔案工作都是不同的，隨時可能出現的情況比以前要多，如果不能及時發現出現的新問題和新情況將影響和制約檔案事業的發展，信息化時代檔案工作要在為企業建設服務中取得更大的生存空間，得到最大的發展，對檔案工作人員的要求更高，有了良好的創新的意識就能更好的協調和應變即將地發生的問題，作為檔案管理人員要善于發現新事物，研究新問題、新辦法，及時把握機遇，解放思想，開拓創新，克服看門守攤、墨守陳規的舊思想，樹立信息創造價值的新觀念，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。

三、掌握現代信息技術，能將檔案專業基礎理論與現代信息技術相結合

現代檔案信息管理與傳統檔案管理有很大的不同，需要既懂檔案學又掌握了先進信息技術的“復合型”人才方可勝任。信息數字化和網絡化給檔案工作帶來了極大的方便，為用戶提供了在更大范圍內查閱信息的機會，但同時也把用戶帶入了一個陌生的數字信息海洋，這就要求檔案人員能盡快地適應信息環境，能根據用戶需求及時通過網絡系統快捷地獲取檔案信息，成為用戶信賴的咨詢員。檔案人員的素質決定著信息資源的開發和利用水平。這就要求檔案管理人員要有較寬的知識面，合理的知識結構，熟悉掌握檔案管理的各種理論知識、業務環節和基本技能的同時要不斷的補充自己的業務知識，具備熟練使用現代化辦公設備和熟悉掌握信息網絡技術的技能。

筆者所在的單位，為適應新時期檔案工作的發展，制定出適應自身發展的管理制度，在積極組織人員參加上級部門統一的業務培訓外，還認真開展內部培訓工作，定期對檔案管理人員進行現代科學檔案管理技術的傳授，結合實際工作需要，先后進行了檔案工作新標準、檔案信息化建設、微機組裝與維護、網頁制作、《中油檔案信息管理系統》、《集團公司檔案管理系統》等相關知識的培訓，及時更新了檔案工作知識，不斷更新檔案管理人員的知識結構，提高了其專業素質。掌握檔案專業知識，保證了檔案管理的科學化、規范化，以適應信息時代檔案人員的發展要求。

四、增強自身道德修養培養自學能力，提高綜合素質

信息化時代面對的機遇和挑戰并存，各種誘惑也隨之增多，要做好檔案工作，就要有高度的工作責任感和工作熱情，有一種兢兢業業、任勞任怨的工作態度，忠于職守、，拋棄名利、甘為人梯的職業操守。

檔案管理人員，除具備檔案專業基本知識外，還要不斷拓寬自己的業務面，拓展自己的知識水平。筆者所在單位是一個知識密集型企業，隨著科學技術的發展，生產單位的各項測井技術也不斷更新，很多進口設備應用在油田開發建設中，勘探檔案資料很多已是全英文資料，固放磁檔案是若干類檔案中非常重要之一，它是測井小隊所測的原始資料，該檔案在油田生產開發中起著極為重要的作用，非常寶貴，科學有效地保管好這部分井，對提高檔案資源的應用非常重要。原來的固放磁曲線都是應用國產變密度儀器，而現在很多由5700系列儀器測得，在工作中如果檔案員不懂得英語，就會在工作中造成失誤，后果將不堪設想。掌握外語已成為信息時代檔案人員具備的工作能力。只有這樣才能更好地為用戶服務。

信息時代，知識增長和更新速度大大加快，檔案人員要有憂患的意識，要不斷努力，具有自我學習、終身學習的素養。通過自學擴大知識面，并注重學習過程中的積累與探索，借此把理論與實際工作有機地結合起來，從而提高自身的綜合素質。

五、轉變思想觀念，強化優質服務意識

檔案信息管理是一項實踐性很強的工作，信息服務功能是檔案工作的出發點和歸宿，管好企業檔案最終目的是為了利用，如何用好、用活所保管的檔案更是做好檔案工作的重中之重。檔案人員要和各個部門有著一定的聯系，變被動服務為主動服務，熱情接待每一位利用者；開展網絡檔案信息服務，為利用者提供更快捷、更優質的服務，發揮檔案信息資源的作用，提高檔案的利用價值和針對性，，是信息時代檔案工作者義不容辭的責任。

檔案管理人員只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，使其充分地為社會主義和諧建設服務。

【參考文獻】

[1] 汪明艷等：強化檔案管理 服務科研生產. 蘭臺世界.2009增刊2

[2] 學珍.談新形勢下檔案管理人員職業素養的培養.遼寧行政學院學報.2002年第4期