信息化背景下行政事業單位檔案管理路徑初探

于開芹

[摘要]隨著社會信息技術的迅速發展，計算機在行政機構的管理中發揮了巨大作用。文檔管理是管理結構的重要組成部分，文檔管理信息化是一種新的文件管理模型。目前，公共機構在文件管理信息的建設方面仍存在許多弊端。問題的存在是不可避免的。只有認識到自己的缺點，我們才能分析具體問題并提出改進措施。

[關鍵詞]信息化;檔案管理;路徑

一、中國行政機關檔案管理的現狀

（一）檔案管理制度不健全

大多數行政機構缺乏系統的管理。行政機關的領導還沒有充分認識到檔案管理的重要性，檔案管理監督不夠明顯。其次，由于文檔管理的性質，許多文檔管理員認為文檔管理繁雜且不需要太多時間。正是因為領導者和管理者沒有文件管理意識，而落后的思維使得大多數檔案管理者缺乏工作積極性。這嚴重制約了行政機關的檔案管理過程。

（二）文件管理現代化程度不高

雖然現代社會信息技術在不斷創新和發展，但檔案信息管理尚未充分利用現代設備和現代技術，使得文件管理處于較低水平。而且由于文件管理技術復雜且令人困惑，因此文件管理變得更加隨意和盲目。另外，行政機關在文件管理部門投入太少，許多電子設備無法滿足現有單位的需求。有些文件管理軟件無法達到信息共享和信息管理的目的，這是制約文件管理信息管理的重要因素。

（三）文件管理人員的素質需要提高

文件管理人員是文件管理的實現者。他們的專業素質和綜合能力是決定檔案管理水平的重要因素。在信息化的背下，檔案管理者需要具備基本的業務能力和專業知識。但是，就目前的情況而言，許多行政機構缺乏檔案管理人才，大多數管理人員缺乏文檔管理意識，缺乏責任感。這表明在信息化背景下培養專業檔案管理團隊的重要性。

二、信息化背景下行政機構檔案的行政措施

（一）領導者的意識形態應不斷更新

它是互聯網信息思維和文檔管理信息管理的領導者，直接影響到行政事業單位檔案管理的信息管理。領導必須轉變思路，從根本上認識到互聯網信息化的巨大作用，積極投入相關的人力，財力和物力資源，推動行政事業單位的信息化管理進程。

（二）建立和完善單位的檔案管理系統

科學完整有序的檔案管理系統是完善行政事業單位檔案管理的重要保證。在該文件管理系統中，行政機構必須首先建立符合其實際情況的科學系統，并明確界定文件的收集、整理、分類、操作、編目、存檔和存儲。在不斷的實踐中，有必要探索并逐步完善文件管理系統的具體規定。此外，應建立嚴格的綁定文件標準以進行文件綁定，以確保文件管理的質量。

（三）提高檔案管理人員的整體素質

人才是檔案信息發展的關鍵，行政機關應當樹立檔案信息和人才的概念，把單位檔案管理人員的專業素養和綜合能力放在首位。要提高檔案管理人員的整體素質，必須從以下幾個方面人手：一是培養檔案管理人員的責任，責任可以促進單位檔案的一系列程序的形成，如順利收集、轉移，使用和保管。二是注重實施量化考核，將檔案管理納入工作目標的評價，有利于提高人員管理的整體素質。三是加強專業知識培訓。要定期組織檔案管理人員積極參與培訓和在線學習，促進單位與其他機構之間在檔案管理方面的經驗和知識交流，提高檔案管理水平工作正朝著標準化和信息化方向發展。

（四）建立安全科學管理系統

由于文件管理本身具有服務性質，公共機構文件應盡可能地開發其文件信息，以便提供利用率并最大限度地利用文件信息來實現文件的共享信息資源。建立健全事業單位安全管理體系，建立嚴格的機構信息檔案保護措施，努力解決各環節隱患。

三、事業單位信息化的途徑

檔案信息化的核心問題是擴大檔案信息和檔案服務的范圍。基于人員，檔案信息化的速度和效率并不具有挑戰性。檔案的優勢在于信息，其生命力是檔案信息化各種信息建設模式的信息。在這個問題上，一方面，它是一個企業列表。因此，我們應該把重點放在檔案工作者現有知識體系的集中上，盡快開發檔案信息資源，盡快建立檔案。盡可能由檔案專業和相關學科。另一方面，公共機構的支持，但只有本地應用或網絡應用才能進行文件外包。檔案保管員的知識結構是核心概念，部門可以繼續教育。在一定程度上管理信息資源的后續調整。具體而言，以下幾點應適應技術操作的要求，但應從其監督文件的幾個方面人手：一是全面建立檔案目錄管理系統的軟件開發，設計和維護檔案網站，分散各個機構。信息收集和數字文件構建難以集成和優化。二是加快檔案信息資源的數字化。外包業務不擅長專業公司流程，采用新開發的計算機網絡技術，利用社會資源彌補檔案管理員的能力，數據庫技術和多媒體技術，缺乏檔案信息，這有利于缺乏專業和技術人員。圖書館資源的數字化全面改進了有效文件信息管理的最新、最先進技術。

結語

在信息化的背景下，行政機關不斷努力實現檔案管理信息化的目標，但仍存在許多未解決的問題，還有許多措施要加以改進。檔案信息的發展符合公眾對檔案信息檢索的要求，維護人民群眾的切身利益和社會穩定，在解決人與人之間的矛盾中發揮著不可替代的作用。在此基礎上，充分利用互聯網技術，進一步提高行政事業單位檔案管理水平。