依托智慧校園浪潮　推動高校檔案信息化建設(shè)

許東年　王廣霞

摘要：在高校智慧校園背景下，檔案工作需要突破傳統(tǒng)的管理模式，進(jìn)一步創(chuàng)新以更好的適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展。本文闡述了智慧校園建設(shè)給高校檔案信息化建設(shè)帶來的機遇，提出了智慧校園背景下的高校檔案信息化建設(shè)的路徑。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;智慧校園;信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理面臨著諸多的機遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式逐漸被摒棄和替代。自國家標(biāo)準(zhǔn)《智慧校園總體框架》頒布以來，建成智慧校園，實現(xiàn)從環(huán)境、資源到活動的智慧化，提升以教學(xué)、科研、管理為核心的整體信息化水平，將教學(xué)、科研、管理和校園生活進(jìn)行充分的融合，已成為各個高校的一項重要工作。高校檔案事業(yè)作為教育信息化的重要組成部分，其信息化建設(shè)也是智慧校園建設(shè)的重要組成部分。如何借助智慧校園建設(shè)的東風(fēng)，實現(xiàn)新時代檔案工作的改革和創(chuàng)新，推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是檔案管理人員面臨的共同話題。

一、高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

高校檔案信息化建設(shè)指的是高校內(nèi)所有與教學(xué)、科研、管理等有關(guān)的檔案管理工作，都能夠通過現(xiàn)代信息技術(shù)來完成，并將相關(guān)的檔案信息資源進(jìn)行收集、整理和開發(fā)利用，提供市場化服務(wù)。構(gòu)建檔案信息化管理模式的主要目的是建設(shè)檔案管理和信息的自動化處理，能夠自行的對檔案信息中的資料真假進(jìn)行分辨，能夠根據(jù)資料的類型和收集方式進(jìn)行自動分類，盡可能的提高信息內(nèi)容的可靠性。在當(dāng)前轉(zhuǎn)型期，高校檔案信息化建設(shè)存在著諸多問題。

（一）檔案信息化建設(shè)質(zhì)量參差不齊

檔案信息化建設(shè)包含基礎(chǔ)設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息資源、信息安全保障體系、人才隊伍等方面，由于政策、資金、人員、信息技術(shù)等內(nèi)外環(huán)境因素的不同，各高校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量存在很大差異。特別是部分專科院校由于對檔案管理工作重視程度不夠，使得投入到檔案信息化建設(shè)中的經(jīng)費、人員等缺乏，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的科技水平和信息資源水平偏低，檔案信息數(shù)字化程度不高，達(dá)不到檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化，也不能保證前瞻性和安全性，直接影響了檔案工作效率，阻礙了檔案資源的開發(fā)利用。

（二）專業(yè)的檔案信息化管理人才緊缺

高校檔案管理人員或檔案專業(yè)出身，或半路出家，要么計算機技能不熟練，要么專業(yè)管理知識欠缺，檔案管理人員隊伍素質(zhì)不高，難以滿足檔案信息化建設(shè)的要求。另外，部分檔案管理人員對檔案信息化認(rèn)識不足，缺少與時俱進(jìn)的服務(wù)意識，檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

二、智慧校園帶來的高校檔案信息化建設(shè)機遇

數(shù)字校園的快速發(fā)展推動了高校檔案信息化建設(shè)的步伐，初始的檔案信息化工作是對傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化以及數(shù)字檔案資源的管理。隨著云計算、大數(shù)據(jù)等新興信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，智慧校園為高校檔案信息管理帶來了業(yè)務(wù)融合、大數(shù)據(jù)檢索與分析等新的發(fā)展機遇。

（一）打破部門各自為政的現(xiàn)狀，實現(xiàn)檔案信息的流動和開放

檔案管理提供的是社會化全方位服務(wù)，而現(xiàn)階段許多檔案管理人員并未將服務(wù)理念落實到工作中。智慧校園作為數(shù)字校園的高級階段，憑借校園內(nèi)網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋和服務(wù)高度集成的系統(tǒng)平臺，各部門信息流動互通、數(shù)據(jù)共享，教學(xué)、科研等分散的檔案信息更加集中和流動，為學(xué)校的發(fā)展趨勢提供了涵蓋各領(lǐng)域的大數(shù)據(jù)，這些驅(qū)動著檔案管理中的服務(wù)性理念不斷加強，管理工作由封閉、半封閉狀態(tài)向開放狀態(tài)轉(zhuǎn)變。

（二）借助技術(shù)手段完善數(shù)據(jù)庫，提高檔案服務(wù)水平

智慧校園的核心特征是將基于計算機網(wǎng)絡(luò)的信息服務(wù)融入學(xué)校的各個應(yīng)用與服務(wù)領(lǐng)域，為學(xué)校與外部世界提供一個相互交流和相互感知的接口。在智慧校園背景下，高校檔案管理可以利用信息技術(shù)集中整合，獲得更多的資源，不斷完善數(shù)據(jù)庫。不僅使檔案部門與業(yè)務(wù)管理部門實現(xiàn)無縫對接，為學(xué)校發(fā)展提供必要的資料和權(quán)威的數(shù)據(jù)支持，還可以通過全方位的信息傳播平臺，提高檔案的利用效率，實現(xiàn)院校之間的互聯(lián)互通，從而提供更加高效、精準(zhǔn)的服務(wù)。

（三）推動高校檔案知識管理的發(fā)展

檔案知識管理指的是運用知識管理的理念、方法對檔案信息進(jìn)行采集和積累，借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行重組、整理、分類、分析等二次加工，創(chuàng)造出新的信息。知識管理是智慧校園六大主要建設(shè)項目之一，檔案知識管理自然成為智慧校園知識管理的重要組成部分。以智慧校園建設(shè)帶動檔案知識管理發(fā)展，發(fā)揮檔案資源的隱藏價值，可以為高校各項事業(yè)的發(fā)展提供更全面深度的服務(wù)。

三、智慧校園背景下的高校檔案信息化建設(shè)路徑

檔案工作要順應(yīng)時代潮流，更好的服務(wù)社會，創(chuàng)新是其迫切需要解決的問題。智慧校園方興未艾，檔案工作者必須破除思想障礙和框架束縛，勇于改革探索，創(chuàng)新思想，創(chuàng)新理念。高校管理層要有長遠(yuǎn)發(fā)展的眼光，將檔案工作定位在學(xué)校各項工作必須的基點上，加強專業(yè)檔案、特色檔案資源的開發(fā)利用。

（一）檔案信息化建設(shè)科學(xué)化、規(guī)范化

網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)揮作用的前提是數(shù)據(jù)操作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，目前由于各個檔案信息管理系統(tǒng)的水平差異，檔案自動化等沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的和規(guī)范，高校之間難以實現(xiàn)資源共建和數(shù)據(jù)共享。檔案信息化建設(shè)需要所有相關(guān)人員轉(zhuǎn)變觀念，建立一套完整的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)體系管理。

（二）高校檔案管理系統(tǒng)與智慧校園系統(tǒng)對接

檔案管理系統(tǒng)本身具有封閉性，缺乏服務(wù)架構(gòu)，難以拓展，而智慧校園要求各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成性強，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的高度整合，更好地支持教學(xué)、科研、管理等事務(wù)。為了應(yīng)對好這一挑戰(zhàn)，必須在保證電子檔案安全的前提下，設(shè)計便于智慧校園網(wǎng)先進(jìn)的識別技術(shù)采集信息的檔案數(shù)據(jù)庫，做好系統(tǒng)的對接工作，構(gòu)建智慧檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)的在線發(fā)布，檔案工作的在線預(yù)審、多級審批、電子文件和檔案數(shù)據(jù)的快速發(fā)布和檢索利用，以及館藏借閱、庫房自動化管理。

（三）檔案管理人才隊伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)要求的是全方位的現(xiàn)代化，不僅在硬件上要保證現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的投入，還需要配備現(xiàn)代化的檔案管理人才。首先，檔案工作者要轉(zhuǎn)變檔案管理信息化的意識。檔案信息化建設(shè)不只是“存量數(shù)字化”，更要加強形成的電子檔案的收集和管理;檔案信息化是開放的，不能局限在本部門內(nèi)，要加強與其他部門的交流與合作，提高檔案資源開發(fā)與利用的效率。其次，利用各種方式提高檔案管理人員的素質(zhì)。在人才資源時代，構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，必須要加強對檔案信息人才的管理和培養(yǎng)。既要積極參加上級部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，又要加強與兄弟院校的交流，不斷提升專業(yè)技能水平;要重視綜合性人才引進(jìn)在檔案管理中的作用，使更多具有計算機專業(yè)知識的人才融入到檔案工作中，不斷優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)。

總而言之，高校檔案信息化建設(shè)是一項大工程，需要社會各界人士的共同努力。在智慧校園背景下，檔案管理要適應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，高校必然要主動迎接現(xiàn)代教育技術(shù)革新帶來的挑戰(zhàn)，加大投入力度，最大限度的整合內(nèi)外資源，與兄弟院校有更多的合作和交流的能力和空間，不斷創(chuàng)新思維和服務(wù)方式，提升服務(wù)技能，推動檔案信息化建設(shè)。

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