社會保險業務檔案規范化管理強化策略分析

王秀紅

【摘要】目前，隨著我國經濟的發展，社會保險行業獲得的極大的發展，其業務量逐年上升。與此同時，對于社會保險業務檔案管理工作也提出了更高的要求。因此，強化社會保險業務檔案管理工作，實現規范化管理成了當前社會保險機構的重要工作內容。本文首先對社會保險業務檔案管理工作的重要性進行闡述，其次主要研究當前社會保險業務檔案規范化管理的強化策略。

【關鍵詞】社會保險;檔案管理;重要性;規范化;策略

社會保險業務檔案主要指的是社會保險機構在辦理相關保險業務的同時，所留存的相關文字資料、電子文檔、聲像等多種載體的信息記錄。社會保險業務檔案是受保人享受其應有權利的直接依據，也是反映我國社會保險行業發展的重要資料。目前，隨著我國《社會保險業務檔案管理規定》頒行，大部分社會保險機構的檔案水平都有了一定的提升，但是仍存在部分問題，尚未達到規范化管理的具體要求，因此，仍需進一步加強社會保險業務檔案的規范化管理，有效提升檔案管理水平。

一、社會保險業務檔案管理規范化管理的重要性

（1）目前，隨著我國社會各方面改革的不斷深入，社會保險領域也需要進行一定程度的改革，以適應當前社會發展的現狀。而實現社會保險業務檔案規范化管理是實現社會保險領域改革的重要內容，檔案的規范化管理可以有效促進當前社會保險領域的改革進程。

（2）實現社會保險業務檔案規范化管理是社會保險機構辦理保險業務的重要要求。社會保險業務檔案規范化管理可以妥善保留參保人繳費記錄、個人權益記錄等詳細資料，從便于在其離退休之后辦理相應的保險關系以及進行資金的轉入或轉出。因此，社會保險業務檔案管理工作直接影響著參保人員以后的享受相應的權益，檔案管理的水平的高低直接會影響參保人的切身利益。

（3）當前，隨著社會的不斷發展，企業不斷地進行兼并和重組，這就造成了部分職工下崗或者離職，其原本勞務關系的破裂會造成其社會保險的中斷，所以部分參保人需要進行續保，才能確保在離退休之后享受應有的權益。良好的檔案管理可以使參保人的參保資料妥善留存，從而便于其在中斷后進行續保，切實保障參保人的利益。

二、社會保險業務檔案規范化管理的強化策略

（一）完善自查工作

目前，我國各地區的社會保險機構的設置存在一定的差異，社會保險業務的情況也存在差異，造成各地區在社會保險業務檔案管理的方法和管理水平也有一定的不同。鑒于此情況，各地區社會保險機構應參照我國現行的《社會保險業務檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）中的相關要求開展自查工作。首先要明確《規定》中關于社會保險業務檔案管理的各項規定和要求;其次深入分析本地區的實際情況，開展自查工作，對于自查過程中發現的不符合《規定》要求的部分及時進行改進，深入貫徹落實《規定》中的相關要求，促進本地區社會保險業務檔案規范化管理。

（二）完善社會保險業務檔案管理機制

實現社會保險業務檔案規范化管理是一項長期的、具體的工作，需要不斷地在工作中發現問題、解決問題，從而有效提升檔案管理工作水平。社會保險機構要切實完善社會保險業務檔案管理機制，首先要制定相應的社會保險檔案整理、保存以及查閱利用的制度，通過明確檔案管理的相關制度，明確劃分職責范圍，使檔案管理人員各司其職，切實落實各自的工作。其次要完善社會保險業務檔案管理工作的考核機制，要實現檔案規范化管理，必須要促進檔案管理人員認真投入工作，高度重視檔案管理工作，因此，社會保險機構應制定相應的考核機制。將檔案管理工作的各個環節進行量化考核，并將考核結果與檔案管理人員的年度考核掛鉤，促使檔案管理人員更好的投入工作。最后要將檔案管理工作融入社會保險業務辦理的過程中，窗口工作人員在辦理社會保險業務的過程中，要切實做好資料收集工作，并對此負責，在將檔案資料移交檔案管理部門時，要做好相應的交接工作。

（三）做好安全管理工作

社會保險業務檔案是參保人參與社會保險的重要依據，涉及參保人的切身利益，因此，要嚴格做好檔案管理工作，確保檔案得到妥善的管理。社會保險機構的檔案管理工作人員應認識到檔案工作的重要性，從思想上對檔案管理工作高度重視，切實完成好相關的工作。為了保證社會保險業務檔案的安全社會保險機構應設置專門的場所以及專職部門負責對檔案進行管理，貫徹落實檔案的保存、移交、查閱利用、銷毀等工作的要求。

（四）提升檔案管理人員素質

要實現社會保險業務檔案規范化管理，提升檔案管理人員的素質是一項重要的工作內容，只有具備高素質的檔案管理人員才能有效落實檔案管理的各項工作。社會保險機構要定期對檔案管理人員進行相應的培訓，提升檔案管理人員的專業素養，從而有效提升其工作水平。此外，還可以舉辦一些檔案管理工作經驗交流會，鼓勵檔案人員分享自己的工作經驗，相互促進，實現檔案管理水平的提升。

結語

綜上所述，社會保險業務檔案規范規范化管理不僅對社會保險機構相關工作的開展有著重要影響，同時也關系到參保人的切身利益，因此，實現檔案規范化管理極為必要。