社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理強化策略分析

王秀紅

【摘要】目前，隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，社會保險行業(yè)獲得的極大的發(fā)展，其業(yè)務量逐年上升。與此同時，對于社會保險業(yè)務檔案管理工作也提出了更高的要求。因此，強化社會保險業(yè)務檔案管理工作，實現(xiàn)規(guī)范化管理成了當前社會保險機構(gòu)的重要工作內(nèi)容。本文首先對社會保險業(yè)務檔案管理工作的重要性進行闡述，其次主要研究當前社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理的強化策略。

【關鍵詞】社會保險;檔案管理;重要性;規(guī)范化;策略

社會保險業(yè)務檔案主要指的是社會保險機構(gòu)在辦理相關保險業(yè)務的同時，所留存的相關文字資料、電子文檔、聲像等多種載體的信息記錄。社會保險業(yè)務檔案是受保人享受其應有權(quán)利的直接依據(jù)，也是反映我國社會保險行業(yè)發(fā)展的重要資料。目前，隨著我國《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》頒行，大部分社會保險機構(gòu)的檔案水平都有了一定的提升，但是仍存在部分問題，尚未達到規(guī)范化管理的具體要求，因此，仍需進一步加強社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，有效提升檔案管理水平。

一、社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范化管理的重要性

（1）目前，隨著我國社會各方面改革的不斷深入，社會保險領域也需要進行一定程度的改革，以適應當前社會發(fā)展的現(xiàn)狀。而實現(xiàn)社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理是實現(xiàn)社會保險領域改革的重要內(nèi)容，檔案的規(guī)范化管理可以有效促進當前社會保險領域的改革進程。

（2）實現(xiàn)社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理是社會保險機構(gòu)辦理保險業(yè)務的重要要求。社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理可以妥善保留參保人繳費記錄、個人權(quán)益記錄等詳細資料，從便于在其離退休之后辦理相應的保險關系以及進行資金的轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出。因此，社會保險業(yè)務檔案管理工作直接影響著參保人員以后的享受相應的權(quán)益，檔案管理的水平的高低直接會影響參保人的切身利益。

（3）當前，隨著社會的不斷發(fā)展，企業(yè)不斷地進行兼并和重組，這就造成了部分職工下崗或者離職，其原本勞務關系的破裂會造成其社會保險的中斷，所以部分參保人需要進行續(xù)保，才能確保在離退休之后享受應有的權(quán)益。良好的檔案管理可以使參保人的參保資料妥善留存，從而便于其在中斷后進行續(xù)保，切實保障參保人的利益。

二、社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理的強化策略

（一）完善自查工作

目前，我國各地區(qū)的社會保險機構(gòu)的設置存在一定的差異，社會保險業(yè)務的情況也存在差異，造成各地區(qū)在社會保險業(yè)務檔案管理的方法和管理水平也有一定的不同。鑒于此情況，各地區(qū)社會保險機構(gòu)應參照我國現(xiàn)行的《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）中的相關要求開展自查工作。首先要明確《規(guī)定》中關于社會保險業(yè)務檔案管理的各項規(guī)定和要求;其次深入分析本地區(qū)的實際情況，開展自查工作，對于自查過程中發(fā)現(xiàn)的不符合《規(guī)定》要求的部分及時進行改進，深入貫徹落實《規(guī)定》中的相關要求，促進本地區(qū)社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理。

（二）完善社會保險業(yè)務檔案管理機制

實現(xiàn)社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理是一項長期的、具體的工作，需要不斷地在工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而有效提升檔案管理工作水平。社會保險機構(gòu)要切實完善社會保險業(yè)務檔案管理機制，首先要制定相應的社會保險檔案整理、保存以及查閱利用的制度，通過明確檔案管理的相關制度，明確劃分職責范圍，使檔案管理人員各司其職，切實落實各自的工作。其次要完善社會保險業(yè)務檔案管理工作的考核機制，要實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，必須要促進檔案管理人員認真投入工作，高度重視檔案管理工作，因此，社會保險機構(gòu)應制定相應的考核機制。將檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行量化考核，并將考核結(jié)果與檔案管理人員的年度考核掛鉤，促使檔案管理人員更好的投入工作。最后要將檔案管理工作融入社會保險業(yè)務辦理的過程中，窗口工作人員在辦理社會保險業(yè)務的過程中，要切實做好資料收集工作，并對此負責，在將檔案資料移交檔案管理部門時，要做好相應的交接工作。

（三）做好安全管理工作

社會保險業(yè)務檔案是參保人參與社會保險的重要依據(jù)，涉及參保人的切身利益，因此，要嚴格做好檔案管理工作，確保檔案得到妥善的管理。社會保險機構(gòu)的檔案管理工作人員應認識到檔案工作的重要性，從思想上對檔案管理工作高度重視，切實完成好相關的工作。為了保證社會保險業(yè)務檔案的安全社會保險機構(gòu)應設置專門的場所以及專職部門負責對檔案進行管理，貫徹落實檔案的保存、移交、查閱利用、銷毀等工作的要求。

（四）提升檔案管理人員素質(zhì)

要實現(xiàn)社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理，提升檔案管理人員的素質(zhì)是一項重要的工作內(nèi)容，只有具備高素質(zhì)的檔案管理人員才能有效落實檔案管理的各項工作。社會保險機構(gòu)要定期對檔案管理人員進行相應的培訓，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而有效提升其工作水平。此外，還可以舉辦一些檔案管理工作經(jīng)驗交流會，鼓勵檔案人員分享自己的工作經(jīng)驗，相互促進，實現(xiàn)檔案管理水平的提升。

結(jié)語

綜上所述，社會保險業(yè)務檔案規(guī)范規(guī)范化管理不僅對社會保險機構(gòu)相關工作的開展有著重要影響，同時也關系到參保人的切身利益，因此，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理極為必要。