試論檔案管理信息電子網絡化提升檔案質量水平

崔野

【關鍵詞】檔案管理;信息網絡化;檔案質量

檔案管理是基礎文檔管理的重要組成部分，也是國家采集和應用最為廣泛的基礎數據之一，更是推動社會發展，提高人文信息支撐基礎信息的可靠依據。隨著時代的變革和社會的進步，過去從錄入式轉向網絡化，從原始時代進入數字信息時代。科技發展檔案的原始管理已遠遠不適應新時代快速發展的需要，極大地阻礙和提升市場經濟、國際往來和科技發展的需求。要提速檔案質量的管理方式，必須應用現代的科學管理模式，使檔案管理走向信息化、電子網絡化，達到整合資源、節約時效，降低減少成本，提高效率，改變檔案的管理。實現檔案質量快速推進，適應當前就業，滿足快速發展的需要，完善和提升檔案管理質量是科技發展，實現信息電子網絡化的必然條件。

一、著眼長遠，構建信息電子網絡化系統

目前，檔案管理基于原始模式，即分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管等歸檔流程。雖然，近年來有很大的轉變，改進檔案的存檔方式，從起初的檔案柜到檔案柜升降提檔;從搖輪式又升為自動提檔，都遠遠地落后于科技的發展。要使檔案管理實現電子網絡化，提高檔案管理質量，必須適應時代的發展速度，正確運用電子網絡化管理檔案。這不是一件容易做到的事情，需要有系統的網絡體系，才能逐步提高和完善檔案信息網絡化管理水平和質量。

一是強化信息網絡的構建。這是一個比較大的系統工程，需要有專項的基礎設施搭構。現在衛星組網，數字化模式已經形成。只是我們如何將其運用這項網絡化技術，把高科技運用在檔案管理上，是當下的一項重要的任務，也是必要的手段。要求新技術迅速地適應新時代的發展供給，營造良好的檔案管理環境，使網絡化管理檔案，提升檔案管理質量。

二是加大軟件的開發研究力度。要有軟件科研隊伍，形成一批不斷創新的科研課題。尤其是檔案管理的軟件研發，專業人員和資金投入要適應時代發展的要求，滿足檔案事業發展的需要。要著眼未來的發展與創新，推動檔案事業的不斷完善，不斷更新，服務于經濟發展和社會的需要。軟件的研發，絕密的管理程序，嚴謹管理提閱，避免軟網泄露檔案的信息資料，造成不應有的國家損失和個人的信息流失。要嚴守檔信息案管理嚴謹性和絕密性，確保檔案信息的保密性、嚴肅性和規范性，增強檔案管理人員的法律意識，提高檔案管理質量。

三是加強人才隊伍建設和培養。檔案管理人員要踏實工作，愛崗敬業。在實際工作中，檔案管理人員雖然取得了一定成績，具備了一定經驗，但與社會發展需要還有一定距離，存在不專業、無創新的問題，沒有把檔案管理工作納入事業范疇。要切實增強創新的意識和能力，把新觀念，新思維運用到檔案管理之中，需要培訓機構培養一批專業人才，尤其是個大專院校，要設立檔案及人文檔案專業科目，重點培養和造就一批有創新能力的高校人才，投入檔案管理電子網絡化之中，發揮他們的技能，為社會創造新價值，開發拓展檔案新領域，實現檔案管理新局面。

二、立足實際。實施信息電子網絡化檔案管理

一是信息服務要多元化、主體化。檔案管理要實現為社會服務，從單一的自然人信息服務向社會服務轉化。在依法管檔的前提下，檔案管理信息化服務需向全社會提供有可能的特定服務，成為社會統一的誠信系統，為國家和社會的有秩序，可持續發展提供信息保障。

二是優化資源、整合共享。構建信息網絡化檔案管理經驗，成為今后工作重點，使檔案資源有效整合，達到信息共享，服務社會，利國利民。檔案信息化管理，能夠推動我國快速與國防接軌，有效推進全球各行業信息資源共享，形成優化資源，整合共享的目的，推進人類共同體發展。

三是加強檔案的信息網絡化采集。檔案的基礎就是信息采集和編程，是檔案管理最真實、最細致、最關鍵的環節，尤其是實行電子網絡采集必須慎重。如果采集有出處就會影響整體信息編程，既然輸入軟件程序，再進行復采就會出現許多不可預測的后果。采集信息必須以嚴謹的態度，正確地認識初始采集階段的法律責任，增強法律觀念，依法采集，有效服務社會，實現信息共享利用。

三、創新管理機制，提升檔案管理質量

一要思維創新。檔案管理不是一項簡單工作，思想觀念不轉變，就不能適應檔案管理的新要求。同時，要發揮潛能，開闊視野，要求管理者新思維，切實增強創新意識和能力，才能適應檔案管理工作。

二要機制創新。建立健全機制是一種工作態度，執行制度是一種責任。要以專業的法制觀念，建立完善新制度檔案管理。建立新機制，實現檔案管理的新要求，要發揮機制創新作用，實行創新的獎勵機制，在支持管理工作上，體現創新的有效價值。

三要技術創新。在檔案管理中，要不斷摸索管理規律，掌握新的方式方法，不斷總結經驗，把電子化檔案管理新技術應用到管理之中，體現檔案管理在社會信息化中的重要性，為實現富強中國夢發揮更大作用，進一步推動經濟快速增長，服務社會。

面向未來，要認真執行法律法規的規定，推進檔案管理工作。切實加強《中華人民共和國檔案法》的學習，進一步提高檔案管理水平，推進檔案管理質量提升。信息化是時代要求，檔案管理工作必須與時代步伐一致，與檔案改革相適應。檔案事業從長遠和持續發展的需要出發，必須積極推進檔案信息化管理，加強信息化管理隊伍建設，加大信息化管理基礎設施投入，構建規范化的信息管理系統，有效實現檔案信息化、電子網絡化，促進我國檔案事業的進步和快速發展。