對高校聲像檔案管理的探析

劉慰

摘 要：高校聲像檔案管理工作直接關系學校管理、教學以及科研等相關資料的完整性與安全性，對高校教育管理具有重要意義。但目前高校聲像檔案管理存在諸多問題，管理人員管理意識薄弱，管理方式較為落后且缺乏完善的管理制度，對相應檔案資料的采集和保存缺乏有效控制。為了保護高校聲像檔案以及原件的機密性和完整性，提升檔案資料利用率，有必要采取有效措施創新管理模式，改進高校聲像檔案的管理。

關鍵詞：高校聲像檔案制度載體 云技術 保密性

一、高校聲像檔案的內涵及存在意義

高校聲像檔案屬于聲像資料的一種結合，屬于高等學校內部的一種，其涵蓋高等學校教育、科研以及行政活動方面中所做的一切努力，具體內容如下：聲像資料里有對學校概況的反映；有對學校領導發聲回顧展望藍圖的反映；有校友、榮譽、會議情況、學術報告、課程、科研成果等領域聲像資料的反映。

這些年來，隨著高校對精品課程建設目標的展望，使得課堂的情境記錄也在聲像資料的記錄范圍之內，使其兼顧學術價值和保存價值，為學習使用者提供了諸多方便，促進了其重復使用的效率。目前，聲像資料涵蓋多領域內容，在校園文化建設中扮演著重要的角色。[1]

二、高校聲像檔案收集及利用的現狀

學校檔案要想保持完整性，則高校聲像檔案是里面不可分割的一部分。聲像檔案的許多工作都和傳統檔案管理工作不謀而合，在學校整體工作中作用性顯著。然而，分析聲像檔案目前現狀可知，其也遇到了管理工作上的難題，具體情況如下：

第一、對高校聲像檔案而言，其具體產生情況是不可控的。由于攝影技術的發展和革新，使得影像不再是專業人士的專利，在這個時代，人人都是影像形成的記錄者和主演，因此聲像資料數量不斷增多。高校聲像檔案有不同的來源，聲像檔案的產生者也多種多樣，不同院系、不同部門、不同人群都可能是聲像檔案的直接產生者。而拍攝者、拍攝技術、手段、習慣也千差萬別，形態各異。

但是聲像檔案的形成離不開具體活動的開展，所謂具體活動，主要是指重要會議或者重大活動等內容。[2]

具體活動信息是高校檔案部門之前不可控的，所以其檔案記錄信息被動性顯著。除此之外，由于拍攝聲像檔案的人群不同，所以其具體拍攝質量也千差萬別，所以形成的不可控性也十分顯著。[3]

第二、高校聲像檔案的具體歸檔范圍明確性不強。對學校而言，不同部門，不同領域都有產生聲像檔案的可能性，怎么歸納檔案，如何確定檔案歸納范圍，很多高校檔案部門都沒有一個明確的結果。

怎么鑒別海量聲像資料，怎么促進不同資料的歸檔存放，怎么確定誰是聲像資料的具體歸檔者，不同高校選擇不同，隨意性較強。而由于歸檔范圍缺少明確性，所以會對最終的聲像檔案具體歸檔質量和效率產生影響。

三、對高校聲像檔案管理的幾點建議

1.努力保存舊載體的聲像檔案

由于檔案館保存環境千差萬別，再加上聲像自身壽命的不同，導致聲像檔案資料受損現象時有發生。要想減少數據丟失的可能性，要對聲像檔案和存儲設備進行統一完善的管理，通過促進獨立空間的設置，讓不同格式的錄像資料都能延長自身壽命。

由于在錄像帶具體讀取過程中，離不開對專門讀取設備的應用，所以要促進錄像帶的數字化管理，使得不同聲像資料都能轉變成同一種數字格式進行統一存儲，通過這種方式，不僅有利于聲像資料的完整保存，而且有助于聲像檔案資料的共享性作用得到實際運用。

2.引入云技術

基于互聯網的新一代信息技術，云技術為高校檔案管理中的一些瓶頸提供了

可能性。相比于傳統技術，云技術在信息集約化、規模化和專業化方面優勢顯著，而且云技術能夠運用網絡服務模式，促進對信息的運用和服務。

在高校聲像檔案管理過程中，引入云技術手段，不僅有助于聲像檔案管理的潛在風險得到控制，而且有助于不同聲像資料的集中保存。除此之外，引入云技術手段，能促進聲像檔案歸檔率的提升，從而促使利用者在對信息資源的具體使用中獲得高效、優質的聲像檔案信息資源。

3.做好高校聲像電子檔案保密類與非保密類的區分

為了確保高校聲像電子檔案不泄密在數量眾多的拍照、攝影、錄音原始實物聲像檔案中，首先需確定有沒有不宜（暫不宜）公開的聲像檔案。如某個內容（如某張照片）或學校，或照片主人認為不宜公開，應視為保密的檔案。這設計兩個方面：一是肖像權，照片中的人有維護自身肖像的權利，未經本人同意，有可能造成維權糾紛；二是年代原因，對于當年來說可公開宣傳，但在如今就不宜公開了。所以在聲像檔案制作成為聲像電子檔案之前，應先區分檔案的保密的與非保密性。在聲像檔案（原始實物資料）中，有的內容（某張照片）還適不適合公開。例如某位領導的特寫鏡頭，以前作為宣傳需要公開了（用在校內宣傳窗欄，或校外新聞媒體報道），現在還宜不宜公開？必須經過“三關”，即照片本人、學校、現在是否適合（照片本人及其他因素）。

只有把全部聲像檔案的每一個具體原始實物進行甄別，可公開（非保密）的就放心制作成為聲像電子檔案，不宜公開（保密）的這部分仍為檔案保管，這樣做才能明確劃分責任，避免可能會出現的種種糾紛，同時也便于館藏和查閱資料。高校聲像電子檔案最基本的內容應包括：學校的大型活動、上級領導來校視察、兄弟學校工作交流；學生老師舉行的有意義活動；實習、實驗中的突出收獲；突出發現發明、公眾認可的好人好事的照片、錄像、錄音等聲像資料等。統一歸編在一起錄入光盤或移動硬盤，便于保存查閱。結語

高校聲像檔案管理見證了各種歷史活動的真實性，也很好的保存了各種聲像資料。積極創新高校聲像管理的模式是保護高校聲像檔案完整性和嚴密性必要手段之一，高校相關管理部門要增強全面提升高校聲像檔案管理的意識，積極地、有責任感的學習聲像檔案管理知識，借助各種現代化信息技術實現創新管理，促使高校聲像檔案更加完整并不斷提升利用率。

參考文獻

[1]馮惠玲.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2006.

[2]林李霞.高校聲像檔案保護及備份策略探析[J].陜西檔案，2014（2）.

[3]淺談對涉密聲像檔案攝制的保密監管[J].科技檔案，2013（04）.