新時期企業辦公室秘書工作探析

王乘

秘書工作是企業辦公室工作的重要組成部分。由于崗位的特殊性，辦公室的秘書工作在涉及商業機密、領導工作安排、企業決策安排等方面，都發揮著很重要的作用。本文結合工作實踐，對新時期企業辦公室秘書工作的要求和技巧進行一些探討。

一、新時期對秘書工作的職業素養

（一）良好道德修養。由于新時期的企業辦公室秘書工作所涉及到的內容大多都是企業的商業機密，所以，其對秘書自身的職業道德素養提出了較高的要求。作為企業辦公室秘書而言，必須在堅定政治信念和立場的基礎上，具有敏銳的政治眼光、政治觸角以及政治鑒別能力，才能在面對大是大非以及誘惑時保守企業的核心機密。企業辦公室秘書在日常工作的過程中，必須嚴格的按照服務與風險的原則要求自己，將企業的發展視為奮斗的目標，才能在促進其社會、企業責任心穩步提升的同時，為自身崇高理想和目標的實現奠定堅實的基礎。另外，企業辦公室秘書還應在工作過程中不斷的修身立命，規范自己的工作作風，嚴格的按照秘書職業道德規范的要求，全身心的投入到辦公室工作中，才能發揮出其在企業經營發展過程中的積極作用。

（二）突出的實踐能力。才干修養是企業對秘書工作者素質提出的最基本的要求。企業辦公室秘書不僅要能說會寫會辦事，而且還應具備豐富的工作經驗、淵博的知識、清醒的頭腦以及敏捷的思維和良好的品格，才能滿足企業辦公室秘書工作的要求。文字寫作能力作為企業辦公室秘書工作者必須具備的綜合能力之一，這方面能力的高低是影響企業辦公室秘書工作質量和效率的關鍵因素。此外，口頭表達能力作為企業辦公室秘書工作者必須具備的交際能力之一，優秀的秘書工作者不僅要有好的口才，而且還應善于表達自己的觀點、善于與人交流、溝通，這也就說明了，企業辦公室秘書口頭表達能力是其思維綜合能力、文字寫作能力以及理論知識水平的整體體現。

二、新時期企業辦公室秘書材料的書寫工作

（一）綜合素質建設要進一步加強。辦公室秘書要積極學習更新現有知識，將自己掌握的知識應用于日常工作中，促進秘書工作的實效性穩步提升。必須在不斷完善自身知識結構的基礎上，豐富和充實自己，同時積極的汲取先進的辦公室秘書工作經驗，促進自身業務水平的有效提升，樹立創新和超前的藝術，才能最大限度的滿足現代企業發展對辦公室秘書工作者提出的要求。

（二）選擇的材料真實、有效。資料來源是除了秘書自身綜合素質和能力外，影響企業辦公室秘書工作效率的重要因素之一。真實有效的資料不僅為秘書寫作提供了良好的素材，而且也將其所具有的感染力、先進性以及真實性特點充分的體現出來。首先，企業辦公室秘書必須充分發揮其企業秘書的作用，在保持高度政治責任感和使命感的基礎上，為企業領導的決策積極的獻言獻策，同時深入市場進行調查研究工作，才能確保相關資料的真實性、可靠性以及客觀性，為企業領導的決策提供強有力的數據支持。其次，企業辦公室秘書必須確保其選擇素材具有典型性突出性的特點，才能在充分發揮典型性素材的說服力和代表性特點的同時，將實物的本質、特點呈現在企業的領導面前。

三、辦公室秘書溝通協調的技巧及要點

（一）要有耐心，態度溫和。辦公室秘書工作的內容繁多，不僅不能將自己的負面情緒帶到工作中，而且還應保持足夠的親和力和耐心，接待來訪者以及反映企業情況的基層員工。同時提醒自己工作的職責以及一言一行代表的是企業的領導層和企業的外在形象，切不可出現一絲的疏忽。另外，企業辦公室秘書在接待來訪者時，只有做到不慌、不急、不燥等各方面要求，才能在確保溝通協調工作順利進行的同時，及時的解決企業發展過程中領導層與基層職工之間存在的矛盾和分歧。

（二）明確工作職能。首先，明確自己作為辦公室秘書的位置以及其日常工作的職能。在日常工作過程中與領導溝通的過程中，應該多問多聽，切不可隨意的猜測領導的想法，只有在詳細的詢問清楚后，再進行溝通和協調，才能確保企業生產經營工作的順利開展。其次，多聽多看也是企業辦公室秘書工作中的重要內容之一。由于企業領導層沒有充足的時間去全面的了解企業內部各個部門的實際情況。要投入更多的時間和精力，搜集能夠準確反映企業內部各個部門詳細情況的數據信息，為企業領導層做出正確的決策做好充分的準備。

（三）掌握溝通協調藝術。企業辦公室秘書要想做好各方面的協調與溝通工作，不僅要掌握企業辦公室秘書工作的技巧，同時還應做好以下幾方面的工作。1.協調溝通時機的掌握。溝通協調工作并不是一項靜止不動的工作，而是一種動態的工作。這就要求辦公室秘書必須具備較強的時機判斷能力，才能根據實際的情況，及時的發現和解決問題。2.協調溝通重心的明確。也就是說，只有牢牢的抓住工作的重點，采取各個擊破的方式才能做好企業領導安排的工作。而協調溝通工作亦是如此，辦公室秘書必須在深入的了解和掌握各方想法與意見的基礎上，分析各方存在的矛盾并以此為基礎開展具有針對性的工作。3.較強的隨機應變能力。任何事情都不是絕對且一成不變的，由于辦公室秘書在協調各方矛盾的過程中，難免會出現這樣那樣的狀況，假如企業沒有相關的規章制度可以遵循的話，那么辦公室秘書則必須根據實際的情況，隨機應變予以解決。

四、結語

企業辦公室秘書工作作為現代企業經營活動的重要環節之一，現代企業在發展的過程中，必須對辦公室秘書工作的建設予以充分的重視，選擇思想品德與實踐能力較強的秘書人員，提升辦公室的工作效率和質量。（作者單位：山西高河能源有限公司）