探討高校設備檔案管理存在的問題及對策

陳華

近年來，隨著高校規模的不斷擴大，高校在科研方面的投資力度也不斷加強，購置的教學和科研設備、儀器等工具在精度上愈加精密，在數量上不斷增加，這就凸顯了設備檔案管理的重要性。設備檔案管理水平的高低直接影響著學校的教學水平和科研的發展和進步。

一、高校設備檔案的特點

高校的設備檔案管理包括從設備采購、驗收到使用、維修、升級等各個環節的各種材料和信息。從設備檔案上可以直接看出這個設備所經過的所有狀態，是一個不可斷裂的整體。

從儀器、設備本身來看：高校儀器的設備多用于化學、生物、物理、電子、計算機等各科目實驗室，設備種類繁多，而且隨著社會發展的進步，設備的精密度、精準性、先進性會更高，這也對設備檔案的管理提出了更高的要求。

從設備檔案內容上看：設備采購環節的檔案有采購標書、合格證書，說明書等材料，設備到貨的檔案有設備調試記錄，到貨時間等，設備使用的檔案有使用制度，維修記錄等。

從保管期限來看，有些設備本身使用時間就不長，或者使用過程中出現不能維修的狀況，設備將會被淘汰，需要引進其他新設備，所以設備檔案的保管期限會隨著設備的淘汰而終止，很少一部分設備檔案是長期的或者永久的。

二、高校設備檔案管理的現狀分析

（一）設備檔案管理得不到重視

隨著科研水平的進一步提高，領導對于引進大型高精尖儀器和設備還是能夠意識到重要性，但是對于設備的檔案管理的重視程度不夠。領導不重視設備檔案管理，就容易引起一些其他問題，如設備檔案管理制度不健全，使用過程中出現的問題無人負責，設備檔案管理人的專業知識不強，管理技術落后，設備使用年限不祥等。

（二）設備檔案內容不完整

高校領導不重視設備檔案管理，也導致設備檔案內容不健全，容易有空白項。有些設備可能從購買到到貨到使用，甚至一直到報廢都沒有檔案記錄。檔案內容不夠詳細，比如缺少說明書，就容易導致出現使用困難，不知道怎么維修的情況，缺少維修記錄，就不知道什么時候需要對儀器或者設備進行保養。設備檔案內容不完整，也影響到高校設備整體的使用率和淘汰率。

（三）管理手段較落后

高校設備檔案的管理還沒有利用信息化手段，還是傳統的手工記錄和紙質保存。設備檔案管理員人工記錄檔案的使用或者維護信息，在再次查閱檔案的時候，就容易遇到困難，紙質保存的檔案，如果發生不可抗逆因素，很容易丟失，就會給科研或者教學帶來困難。

三、加強高校設備檔案管理的新舉措

（一）強化設備檔案管理意識

意識是行動的前提，意識提高了，重視程度加強了，設備檔案管理的工作就能夠步入正軌。強化領導和設備檔案管理員的管理意識，積極主動的完善制度并且加強技術手段保證設備檔案管理的健全。在設備檔案管理出現經濟或者其他方面的困難時，領導要給予大力支持，積極協調解決問題，確保設備檔案管理良好運行。

（二）完善設備檔案管理制度

制定并且完善高校設備檔案管理制度既是使用設備的需要，也是高校管理工作的任務。認真學習并且貫徹執行上級部門對于高校設備檔案管理的各項要求。完善設備檔案的保管制度、檔案的歸檔制度、檔案的統計制度、檔案的開放制度以及檔案管理人員的工作崗位制度。明確具體的管理人員，分工負責，責任到人，把工作明確分配到具體的每個崗位，確保環環相扣，每個環節都不能出現問題。制度建立后，在保管或者歸檔設備檔案的時候要嚴格依據制度，不能敷衍了事。

（三）提高設備檔案管理人員素質

設備檔案管理人員素質直接關系到設備檔案管理的水平。提高設備檔案管理人員素質可以從兩方面進行。一是安排專業知識性強的工作人員負責設備檔案的管理，可以在校內通過公開招聘的方式進行，公平、公正、透明的選拔出適合崗位的人才。二是加強對兼職設備檔案管理人員的培訓，由于高校設備的復雜性高，數量眾多，可以讓部分教師兼職參與到設備檔案管理的工作中來。要定期或者不定期的開展設備檔案管理培訓，讓兼職管理員熟悉管理規章制度，并保證嚴格執行，熟悉設備管理的內容和程序，確保兼職管理員都能勝任崗位的需要。

（四）實現設備檔案信息化管理

實現設備檔案信息化管理，既能提高設備檔案的管理水平，保護好設備的各類檔案，又能提高設備的使用率，提高設備檔案為科研服務的水平。建設高校設備檔案管理系統，錄入設備的全部信息，不僅實現設備檔案的紙質保存，也能夠實現設備檔案的查詢和信息完善。設備檔案的管理人員根據設備需要及時對設備檔案信息進行更新，設備使用人員根據自己的權限查閱設備的購買、使用或者維修信息，實現設備檔案信息的動態化管理。

四、結語

綜上所述，高校設備檔案要服務于設備，服務于科研，服務于高校，服務于教育事業。通過強化管理意識、完善管理制度、提高管理人員素質、實現設備檔案信息化管理來提高高校設備檔案的管理水平，這將有利于提高設備利用率，有助于提高高校科研水平，有助于學校的發展規劃，也有助于教育事業的發展。（作者單位：湘潭醫衛職業技術學院）