社會(huì)保障檔案管理問(wèn)題與解決對(duì)策

呂艷

摘 要：和諧社會(huì)主義的構(gòu)建離不開(kāi)社會(huì)保障體系，科學(xué)完善的社會(huì)保障體系能夠在一定程度上推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，同時(shí)確保社會(huì)穩(wěn)定和諧。現(xiàn)階段，我國(guó)社會(huì)保障體系發(fā)展已經(jīng)逐漸區(qū)域科學(xué)化、規(guī)范化、法治化，在其發(fā)展過(guò)程中，加強(qiáng)社會(huì)保障檔案管理工作至關(guān)重要，而由于社會(huì)保障檔案涉及面較多，再加上受到其他各方面因素影響，在進(jìn)行社會(huì)保障檔案管理中還存在一些亟待解決的問(wèn)題，對(duì)此應(yīng)積極探索相應(yīng)措施，進(jìn)一步提升社會(huì)保障檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保障；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

社會(huì)保障檔案是整個(gè)社保工作的直觀數(shù)據(jù)體現(xiàn)，在社保工作中起到十分重要的作用，不僅是實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障信息交流及信息共享的主要保障，同時(shí)還是民眾維護(hù)自身權(quán)益的關(guān)鍵憑證，另外也是社保部門工作效率確保的重要條件。就當(dāng)前我國(guó)社會(huì)保障局檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，其在實(shí)踐工作中還存在很多問(wèn)題，并對(duì)社保事業(yè)發(fā)展造成一定影響，因而加強(qiáng)社會(huì)保障檔案管理研究具有重要意義。

1 社會(huì)保障檔案管理存在問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄

要想提高社保局檔案管理工作的水平，就需要社保局領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員高度重視此項(xiàng)工作，將過(guò)去將檔案管理工作當(dāng)作沒(méi)有用處的輔助性工作的認(rèn)識(shí)改變。就當(dāng)前現(xiàn)狀來(lái)看，由于一些社保局領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，不重視檔案管理，忽視檔案工作，對(duì)于他們而言，社保檔案管理規(guī)范化可有可無(wú)。加之，缺乏科學(xué)且有效地考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)以及相應(yīng)的工作培訓(xùn)技術(shù)，因此導(dǎo)致社保局檔案管理工作效率和效率差強(qiáng)人意。

1.2 管理資金投入嚴(yán)重不足

檔案事業(yè)的發(fā)展與資金投入之間的聯(lián)系十分密切，倘若缺乏資金投入，社保局檔案管理中電子信息技術(shù)就難以得到充分應(yīng)用[1]。由于部分社保局針對(duì)檔案管理缺乏重視程度，在檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備、人員方面并未投入足夠的資金，過(guò)于簡(jiǎn)陋的檔案管理設(shè)備條件極易出現(xiàn)檔案資料老化、霉化的問(wèn)題，如此一來(lái)檔案信息也就難以得到妥善保存、有效利用。另外，即便部分社保局添置了現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，然而因缺乏能對(duì)設(shè)備熟練操作的專業(yè)人員，以致于設(shè)備長(zhǎng)期處于閑置狀態(tài)，利用率降低。

1.3 社保管理體系有待完善

社保檔案的涉及面相對(duì)較廣，目前國(guó)內(nèi)各個(gè)類型的社保檔案分別歸屬不同的部門進(jìn)行管理，可能存在較為突出的多頭管理問(wèn)題，不同部門之間溝通起來(lái)相對(duì)困難，個(gè)人的保險(xiǎn)資料往往保存在不同部門，且各自管理制度規(guī)定存在差異[2]。同時(shí)并未構(gòu)建較為系統(tǒng)化的社保檔案借閱和管理體系，讓人們?cè)谏绫n案借閱的過(guò)程中存在檔案丟失、借閱期限到期未歸或者檔案損失嚴(yán)重的問(wèn)題，同時(shí)上述問(wèn)題產(chǎn)生后，社保檔案管理人員尚未予以重視，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行解決，也沒(méi)有采取有效的處理對(duì)策，在很大程度上影響到社保檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用。

1.4 信息化落后利用率不高

現(xiàn)階段，社保檔案利用主體通常來(lái)說(shuō)有參保公民、社保系統(tǒng)工作人員以及第三方職能機(jī)構(gòu)等。因此能夠了解到當(dāng)前數(shù)量較少的檔案管理人員、較小的服務(wù)對(duì)象卻涉及到大量社保檔案信息存儲(chǔ)。我們知道二十一世紀(jì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，大部分社保檔案信息都存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，但真正能夠得以利用的人員相對(duì)較少，從而造成出現(xiàn)了檔案利用價(jià)值難以發(fā)揮的問(wèn)題，而這也可能影響到相關(guān)社保信息的交流頻率，隨后會(huì)存在社保檔案管理服務(wù)功能缺失、不具有針對(duì)性和服務(wù)水平不高的問(wèn)題，上述問(wèn)題都會(huì)影響到社保檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展。

2 社會(huì)保障檔案管理問(wèn)題解決對(duì)策

2.1 提高檔案管理重視程度

為更好地做好社保局檔案管理工作，首先要做的便是從根本上轉(zhuǎn)變態(tài)度，提升檔案管理人員對(duì)社保局檔案管理工作的重視力度[3]。第一，社保局檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者必須要高度重視檔案管理工作，深入研究社保局檔案管理工作，親自做好表率，科學(xué)且有效地完成社保局檔案管理指標(biāo)任務(wù)，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)社保局檔案管理工作的督促，落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，以便從整體上提升檔案管理工作效。另一方面，社保局還必須要加強(qiáng)管理人員的思想教育，從本質(zhì)上提升檔案管理人員思想重視程度，全面且有效地做好宣傳和宣講工作，加強(qiáng)同各個(gè)部門的聯(lián)系，通力合作，齊頭并進(jìn)。

2.2 加大檔案管理資金投入

對(duì)于檔案管理工作而言，良好的檔案管理硬件設(shè)施是其順利開(kāi)展的前提條件及物質(zhì)保障。社保局要想將檔案管理工作落實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、大力支持是必不可少的，社保局檔案管理的資金投入也同樣十分重要。首先，需要加大檔案管理硬件投入。針對(duì)檔案管理工作配備必需的計(jì)算機(jī)、硬盤、光盤等硬件與系統(tǒng)管理軟件，以便檔案管理、檔案的開(kāi)發(fā)利用工作得以順利開(kāi)展；其次，需要加大檔案管理人員投入。信息數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理人員不但需要具備傳統(tǒng)檔案管理專業(yè)意識(shí)，同時(shí)也需要對(duì)電子信息基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與信息系統(tǒng)知識(shí)、計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)知識(shí)等各類有關(guān)于計(jì)算機(jī)操作技能知識(shí)有所了解。鑒于此，社保局可挑選畢業(yè)于高校、具備較高綜合能力的人才進(jìn)行檔案隊(duì)伍的建設(shè)。另外，定期開(kāi)展檔案人員培訓(xùn)工作，將新知識(shí)、新技術(shù)培訓(xùn)計(jì)劃提供給檔案人員，推動(dòng)檔案管理人員管理、服務(wù)、信息化能力及業(yè)務(wù)素質(zhì)與綜合素質(zhì)的全面提升。

2.3 完善社保檔案管理體系

和西方發(fā)達(dá)國(guó)家比起來(lái)，我國(guó)正式實(shí)施社會(huì)保障的時(shí)間相對(duì)較短，最早應(yīng)當(dāng)是上世紀(jì)九十年代，同時(shí)我國(guó)的國(guó)情較為特殊，不能盲目借鑒西方國(guó)家經(jīng)驗(yàn)，因此到目前來(lái)說(shuō)國(guó)內(nèi)依舊沒(méi)有建立一個(gè)統(tǒng)一的社會(huì)保障管理體系。由于不同地區(qū)之間的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況存在差異性，導(dǎo)致不同地區(qū)的社保檔案管理工作開(kāi)展情況也各不相同[4]。

在這一情況下，必須要進(jìn)一步完善社保檔案管理體系，真正理清社保檔案管理流程，確保社保職能工作能夠集中在同一個(gè)職能單位，即保證養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷以及生育等社保檔案可以進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)施一條龍式的管理模式，防止社保各部門之間出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的重復(fù)或交叉。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立的檔案管理部門，確保社保檔案集中管理，真正凸顯出社保檔案管理活動(dòng)的人本化原則，真正實(shí)現(xiàn)社保檔案記錄一生、服務(wù)一生的目標(biāo)。

2.4 信息化管理提高利用率

社保檔案管理工作表現(xiàn)出工作量大、數(shù)據(jù)信息管理復(fù)雜等特征，同時(shí)它會(huì)隨著參保人員數(shù)量的增加而日益增多，為保證社保檔案管理工作質(zhì)量的提升，必須要盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)那種重保存而輕管理的思想認(rèn)識(shí)，選擇更加現(xiàn)代化的管理手段，而借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)社保檔案管理信息化建設(shè)，不但能夠在很大程度上促進(jìn)管理效率和質(zhì)量的提升，同時(shí)從社會(huì)保障制度的發(fā)展而言，也能夠起到非常好的推動(dòng)作用[5]。

所以，社保檔案管理工作要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，積極將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建社保檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和社保檔案信息管理系統(tǒng)，賦予社保檔案管理工作的信息化特征。唯有如此，才可以實(shí)現(xiàn)社保檔案管理活動(dòng)實(shí)施的科學(xué)性與有效性，同時(shí)站在長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度而言，在促進(jìn)社保檔案利用價(jià)值的基礎(chǔ)上，有助于控制其他成本開(kāi)支，為社保檔案管理帶來(lái)技術(shù)支持。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，我國(guó)社會(huì)保障工作隨著時(shí)代的發(fā)展正在進(jìn)一步完善，而傳統(tǒng)社保局檔案管理模式也已經(jīng)逐漸被摒棄，取而代之的是更加人性化、高效化、信息化的管理方式。社會(huì)保障檔案管理工作應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷改革進(jìn)取，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，并采取針對(duì)性整改措施，確保社保檔案管理煥發(fā)生機(jī)。

參考文獻(xiàn)

[1]馬衛(wèi)華.基層社保檔案管理工作的實(shí)踐與探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：128.

[2]田潤(rùn)蘭.淺析社保檔案信息化管理中存在的問(wèn)題與策略[J].科技風(fēng)，2018（27）：249.

[3]姜慧娜.社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理模式創(chuàng)新難題及方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：117.

[4]田鳳玲.淺談社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作的重要性[J].菏澤學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，40（03）：139-142.

[5]黃炳輝.淺談加強(qiáng)社保檔案管理的重要性及對(duì)策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（12）：128.