企業檔案保密與信息化發展的融合探索與實踐

王靜

摘 要：伴隨著企業建設信息化的不斷發展，企業檔案管理工作越來越受到企業部門的重視，也成為企業最具有價值的一項管理工作。其中，檔案資料的數字化和增量的電子化是企業檔案保密工作的重點內容，也是難以解決的問題，這就給企業帶來了新的壓力和挑戰。因此，要想做好企業檔案保密工作就要從以下幾個方面進行分析，從而確保檔案保密工作的可靠性。

關鍵詞：企業檔案；保密工作；信息化

在信息化時代背景下，企業的檔案管理工作效率也是不斷在提升，將信息化技術與企業檔案管理工作相結合，是新時代下一種新型的檔案管理模式。借助信息化技術來管理檔案信息，可以幫助企業實現檔案信息電子化，實現檔案信息收集、傳送、儲存以及應用的一體化，從而促進檔案信息資源實現共享。但是，在開展企業檔案管理工作的同時，也面臨著企業檔案信息泄露的危機，因此，隨著我國信息化建設不斷發展，如何使企業的檔案保密工作做的更好，能夠更好的立足于市場，能夠確保企業利益不被損害等方面的問題，已是刻不容緩。

1 把控檔案管理信息化建設的保密要素功能

目前，很多企業為了能將零散的檔案信息規整到一起，成立了一個專門存儲檔案的部門，便于部門人員利用和查閱，這個部門也是企業建設的重點核心保密部門。在信息化時代的推進下，企業檔案管理部門也逐漸將信息化融合到具體的工作中，借助這種方式實現檔案信息的電子化。在實際開展工作中，要保證企業檔案信息的保密性和嚴謹性，在此基礎上對相關工作進行開展，從而提升管理工作的質量[1]。這樣一來，可以有效推動檔案管理信息系統的更新和發展，推進檔案管理信息模式由傳統的條目式轉變為現代的數字化信息儲存模式，而且還可以實現對系統進行單一使用到全體成員開放使用的目的。因此，要想將企業檔案的信息化和檔案保密性相融合，就需要將檔案保密工作中作為企業信息化建設的核心內容，且在檔案信息化建設過程中確保其安全性，使安全措施融合到與之對應的管理工作當中。

比如，在具體實施的過程中，要將企業的內部網絡和互聯網進行隔開，對各部門能夠出入檔案管理室的人員權限進行級別分類，同時也要做好在不同崗位上的不同員工使用權限配置的工作，通過這種方式，使企業的檔案管理在信息化條件下更加具有安全性和嚴謹性。

2 嚴格把控庫藏數字化過程中信息管理工作

企業的檔案管理工作在企業的發展方向上具有重要的作用，作為企業資產發展的主要內容，其檔案真實記載了企業的發展歷程以及發展方向，所以必須采取有效的措施嚴格把控數字化過程的管理工作。企業檔案管理工作要打破庫藏檔案信息存儲模式，在數字化背景下進行檔案信息管理，不僅能夠有效提升管理檔案的技術手段，還能促進檔案管理工作朝著信息化建設的方向發展。企業在進行庫藏檔案信息管理工作中，針對一些長期具有保存價值的檔案管理，就可以利用數字化技術通過掃描處理實現數字化和轉換功能，而且，在信息化條件下推動庫藏檔案管理信息模式向著數字化信息管理模式發展，也是給檔案信息保密過程提供可靠保障的一種途徑[2]。另外，有關企業部門在進行庫藏檔案管理工作中，要根據不同類型的檔案進行分別管理，制定相應的庫藏檔案管理的工作制度和實施策略，保證檔案管理工作是秉持著“統一規劃、統一分配、統一制度、統一手段、統一平臺”的原則實施開展。同時，在開展檔案管理工作中，數字化檔案管理也好，傳統檔案管理也罷，二者都要有專門的人員負責檔案管理工作，基于此，為了保證在檔案管理工作的質量，就要對負責檔案管理工作的人員進行相關培訓，嚴格考核，確保管理檔案的人員在進行管理檔案時是具有良好的資質的。并且，要簽訂與檔案信息保密的相關協議，對檔案信息的出庫以及入庫工作進行嚴格審核，對工作場地和人員進出進行實時監控，最后，要按照保密規定制定全部數字化、局部數字化、零數字化轉換檔案的準則。這樣做企業才能在檔案管理工作中真正意義上實現統一工作、高效應用以及長期保存，最大程度的提升企業檔案管理信息化能力[3]。

3 加強企業檔案信息化和涉密檔案的融合管理

隨著企業制度的改革，如何保證企業商業信息的安全是企業目前最需要重視的問題。首先要制定相關的制度，用制度可以有效保障企業涉密檔案的安全性，我國已經有很多關于檔案保密管理的相關文件，對企業產生到查閱以及歸檔作出了明確的規定，其次，網絡安全要加強和信息管理系統部門的聯系，加大檔案信息系統管理的保密安全力度，從而及時將保密信息漏洞及時反饋并加以處理。最后，要規范管理檔案信息，嚴禁在企業中將檔案信息通過電子形式傳送到相關部門，整合的企業秘密資料要在電子傳送過程中設置權限，僅對于有關涉密信息的直屬領導開放查詢權限，且未經允許，員工決不能擅自查閱檔案資料，從而保證企業的經濟效益[4]。

4 結語

總而言之，為了確保檔案管理工作擁有更高的質量和效率，就要切實做好檔案信息化建設工作，同時在開展工作的過程中要保證企業檔案保密與信息化建設發展的融合。企業的檔案保密管理工作對企業未來的發展是不可估量的，也是決定企業綜合實力的重要因素，因此，企業的檔案管理人員不僅要把控好信息化建設的保密要素功能，還要對傳統的檔案信息保密工作進行嚴格控制，進而保證企業檔案保密工作的真實性和安全性。

參考文獻

[1]張晨.企業檔案保密與信息化發展的融合探索與實踐[J].辦公室業務，2018（24）：104.

[2]王玉瑾.檔案保密工作與信息化發展的融合[J].辦公室業務，2018（13）：53.

[3]鐘紅.企業檔案保密與檔案信息化發展的融合探索與實踐[J].中外建筑，2018（01）：98-99.

[4]安燕.淺談企業檔案保密工作[J].信息通信，2014（05）：157-158.