淺談大數據時代背景下高校文書檔案的科學化管理

摘 要：本文淺談大數據時代背景下高校文書檔案管理的重要作用，通過分析高校文書檔案管理的現狀，對如何加強高校文書檔案管理工作提出了自己的觀點。

關鍵詞：高校檔案；文書檔案；科學化；管理

文書是檔案的前身和源泉，檔案是在文書辦理完畢后，通過一定條件的篩選，經過歸檔管理轉化而來的。高校檔案是高校在實際工作中直接產生的原始記錄，是高校獲取信息的渠道之一。在高校檔案管理工作中，文書檔案管理工作是其中至關重要、必不可少的一部分，它清楚反映了學校的整個發展過程，具有重要的查驗和使用價值。同時，時間越久，產生的文書檔案越來越多，其作用也就越來越重要。

1 大數據時代背景下高校文書檔案管理的重要作用

檔案工作是高校各項管理工作中極其重要的基礎性工作。現階段，文書檔案作為高校檔案中不可或缺的一部分，規范化開展文書檔案工作，將極大影響檔案管理的工作效率，甚至對高校各方面工作開展有著重要作用。

文書檔案管理的重要作用主要體現在：一是文書檔案管理工作是高校信息傳遞的“窗口”。文書、檔案部門是上級精神傳達至下級、下級情況反映至上級、師生查閱資料的首要關鍵部門。二是文書檔案管理工作是高校獲取信息的重要來源。高校領導、各職能部門通過文書部門掌握各類信息資料，及時做出判斷、決策、部署，加快推動各項工作進行。三是文書檔案管理工作是高校信息傳遞的樞紐。文書工作是上情下達、下情上達的“中轉站”。四是文書檔案管理工作是高校發展的憑證。文書檔案客觀、真實記載了高校的全部歷史發展過程，見證了高校不同時期的風雨輝煌。

2 大數據時代背景下高校文書檔案管理現狀

2.1 對文書檔案管理工作的認識不到位

在實際工作中，普遍存在著忽視文書檔案的現象，有些高校領導還沒有真正認識到文書檔案管理工作的重要作用，對文書檔案工作毫不在意，大都是做做表面文章。由于文書檔案的收集和整理不及時，造成很多重要資料丟失，在一定程度上使得文書檔案的使用價值大打折扣，很難為學校發展提供信息資源。

2.2 文書檔案管理人員的專業素養有待提高

有些管理文書檔案的工作人員沒有經過系統的培訓，對檔案的歸檔范圍、保存期限等基本知識都不甚了解。有些已通過了資格培訓，但偶爾參與有關的檔案學習，難以學習到先進的檔案科學技術和管理方法，其專業素養遠遠達不到現代化的文書檔案工作要求，無法適應新形勢下檔案管理的需求，降低了檔案管理工作效率。

2.3 文書工作與檔案管理工作銜接合作不暢

文書源于檔案，檔案是文書的延續，兩者不可分割。通常在實際工作中文書與檔案分屬于兩個部門，各自分頭開展工作，這在一定程度上拉遠了文書工作與檔案管理工作的距離。文書工作人員的檔案管理意識不足，檔案管理工作人員也對文書工作不了解，當工作一旦產生交集時，容易發生問題。現階段，高校文書檔案管理的規范化程度還很不夠，在工作中，有時出現材料混亂，裝訂無序，沒有及時清點、整理、歸檔，增加了文書檔案的甄別難度，嚴重影響文書檔案的后續利用價值。

2.4 部門之間存在溝通、協作障礙

高校文書檔案資料的收集需要各職能部門的支持、配合，實際工作中，往往因為缺乏協作精神，影響了整個檔案的完整性。例如個別部門為了“圖方便、找省事”，未能按時轉交某些文件資料至檔案部門。另外，高校的歸檔工作需要大范圍搜集文件資料，由于全局意識不夠、合作精神不足，導致某些重要檔案材料遺失，極大地影響了檔案管理工作效率。

3 大數據時代背景下做好高校文書檔案管理工作的幾點思考

3.1 提高重視程度，健全規章制度

領導重視文書檔案管理工作，是工作順利開展的首要條件。高校要提高文書檔案管理工作的地位，樹立文書檔案管理意識，建立健全檔案管理體系，加大對檔案工作的指導力度。同時，要通過多種形式大力宣傳檔案工作，普及檔案知識，使廣大師生認識到檔案工作的重要性，大力支持檔案工作，提高檔案工作管理水平。

3.2 注重工作銜接，規范文書處理

高水準的檔案管理是以高校文書部門對文件的標準化處理為基礎的。文書人員要增強檔案意識，認識到今日的文書就是明日的檔案，要嚴格按照檔案的要求，做好文件資料的立卷歸檔工作，實現文檔一體化管理。因此，為了達到高校文書工作與檔案管理的準確銜接，文書檔案工作人員要做到“一規范、三及時”：一是文書格式要規范，保證文書檔案的高質量；二是文件處理要及時，做好文件的登記工作，一旦缺少文件，更容易落實清楚去向；三是文件收集要及時，以確保文件資料的完整；四是立卷、歸檔要及時，文書檔案人員要在文件處理完后立刻清點、整理。

3.3 加強橫向交流，了解業務動態

文書檔案的收集是文書檔案工作中的重要組成部分。要改變收集方式，變“被動”收集為“主動”收集。這就要求文書檔案工作人員不僅要有檔案意識，還要有參與意識，一要熟悉各職能部門主要辦理哪些業務，同時還要把握工作中的新方向；二要深入到各職能部門，熟悉主要工作流程，取得有關檔案工作的信息；三要以高校的重點工作為依據，研究如何開展檔案工作，更好地為高校提供服務和保障。同時，要主動與各部門檔案工作人員溝通、交流，加強部門間的橫向交流，徹底掃清文件資料搜集道路的障礙，積極發揮文書、檔案部門在高校發展中的重要作用。

3.4 強化業務培訓，提高專業素質

高校要定期組織專兼職檔案員開展專題技能培訓。大數據時代背景下，各種信息技術撲面而來，文書檔案工作人員面臨巨大挑戰，要充分發揮主觀能動性，多渠道、多途徑，全方位地扎實學習專業基礎知識，精通現代辦公技術，發揚愛崗敬業、求是創新、追求卓越的優良作風，提高工作水平，提升服務能力。

4 結語

高校檔案記錄著學校走過的點點滴滴，是一部見證了學校整個發展的歷史畫卷，是高校開展各項工作的重要決策依據，是高校教科研等發展的主要信息源泉。大數據時代背景下，要加強對高校文書檔案管理的研究，創新工作思路，探索更新科學技術手段和管理方法，使文書檔案管理工作更上一層樓，推動高校文書檔案工作科學健康發展。

參考文獻

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作者簡介

韓雪（1986-），女，漢族，山東省淄博市，山東輕工職業學院，館員，碩士，研究方向：檔案。