對加強人事檔案管理工作的幾點思考

王巍

摘 要：人事檔案是人才信息的可靠來源。這也是評估和提升雇員的重要基礎。市場經濟條件下人才的不斷流動，逐漸形成了人才流動的趨勢，使人事檔案管理工作更加復雜，為人事檔案管理的專業化提出了新的門檻。對加強人事檔案管理提出了新的要求。人事檔案管理應充分理順檔案管理體制，全面落實檔案內容，全面加強檔案信息化建設，全面改善檔案管理人員的使用方式，提高檔案管理人員的業務素質。

關鍵詞：人事檔案，管理，員工素質

組織在人事管理活動過程中形成的記錄，是個人社會經驗和社會實踐的有效素材，是人才信心的可靠來源，是個人考核和晉升的重要依據。市場經濟下人才的不斷流通，逐漸形成了人才流動的趨勢。這使得人事檔案管理工作更加復雜。為人事檔案管理的專業性設定了新的門檻，對加強人事檔案管理提出了新的要求。

1 人事檔案管理功能

人事檔案的功能是由其成立的目的、內容的構成、服務對象、管理方式的結合決定的。人事檔案應具有真實、全面反映個人社會經驗、基本數據、能力水平、專業知識和政治信息的功能。傳統的人事檔案內容簡單，內容相近，管理上消極。他們無法充分實現檔案功能。在社會主義市場經濟的發展過程中，必須尊重客觀發展規律，實現人才資源的整合和配置。重新界定人事檔案管理職能，建立有效的人事檔案管理實踐。

2 人事檔案管理現狀

2.1 人事檔案管理與社會發展的矛盾，主要由本單位或上級主管單位監督管理

該系統在人事檔案管理中發揮了重要作用。隨著社會主義市場經濟的發展和人事制度改革的不斷深化，社會上人員流動日益增多，人員的從屬關系也在不斷變化。過去單位人事檔案管理機制已不適應新時代的需要。此外，檔案的內容也是按照“干部檔案工作條例”規定的分類收集的，沒有及時補充相應的內容，以適應人事制度改革的需要。因此，越來越明顯的是，人事檔案管理和社會發展的新要求是“不適應”的，其主要矛盾是檔案管理數據不完整。傳統的檔案管理知識是根據單位的有關規定，對人事資料進行審計、保存和整理，各單位只負責記錄、整理、保存本單位人員工作經驗形成的資料。但忽視后續工作前后的工作，這極易導致文件的破損、丟失、失效等問題，影響文件的完整性、及時性和連續性，剛性系統模型具有明顯的單向性和剛性，強制性，導致管理人員和大多數員工無視文件管理，導致人事檔案無法及時收集和補充，形成大量黑案，死案，給文件組織帶來困難。

2.2 文件格式的內容相似

傳統人事檔案的主要內容是記錄某單位的教育經歷和辭職情況，記錄本單位的工作表現，注重政治表現。

2.3 檔案信息利用率低

人事檔案管理效率低下是人事檔案管理和使用的主要障礙。它造成了個人人事信息的缺陷，對人事檔案的完整性和權威性產生了很大的影響。在傳統的人事檔案管理模式中，單位無權了解和使用個人檔案信息。這種不平等導致了近年來一些“文件分離”的情況。檔案信息利用率低的原因是：一是管理體制不適應，舊時期計劃經濟體制不適應，不能適應當前社會主義市場經濟發展的要求；第二，舊時期的管理思想與社會主義市場發展的管理思想更加脫節，檔案工作者對當前的形勢感到滿意，他們有著“不犯雙功”的舊思想，觀念保守，缺乏改革的動力。然而，社會對檔案管理的重視不夠，也沒有形成有效的改革。

外部壓力，改革有抵抗力，嚴重制約了檔案工作的發展。但是，隨著社會主義市場經濟的發展，科學發展觀的實施和法治的全面推進，為檔案事業的發展環境和發展觀提供了便利條件。

3 如何加強人事檔案管理

3.1 建立健全人事檔案管理的長效機制

建立和完善人事檔案管理長效機制，使人事檔案管理工作達到應有的高度。特別是，我們可以從以下幾個方面入手：一是提高檔案管理人員的考核標準，定期檢查檔案管理人員的工作，在考核期間對任務誠的工作進行考核。并將人事檔案管理的任務與檔案管理者的經濟利益聯系起來。根據業績表現的表現，按工作分配工資，達到明確的獎懲，從而激發檔案管理人員的積極性。

第二，對人事檔案實行分級分類管理。例如，要重點抓好各類人員的檔案資料管理，對基層職工的個人表現、社會責任、素質和能力等進行綜合征集，做到有的放矢、有求必應。對單位管理人員，重點是收集反映其管理經驗和管理能力的信息；對專業技術人員，重點是收集有關其學術貢獻和技術能力等方面的信息。對不同使用需要的單位和個人，應根據其需要的特點，提供不同的檔案服務。

第三，加強檔案信息的檢查和篩選，消除虛假信息，淘汰過期信息，利用價值不大的信息，降低管理成本。第四，加強人事檔案管理人員的管理和培訓，利用這一制度約束檔案管理人員的工作行為，同時通過不斷的培訓，提高檔案管理人員的業務技能，以跟上時代的步伐。從而促進人事檔案管理的良性發展。

3.2 加強人事檔案管理信息化建設

科技的發展為改進人事檔案管理工作提供了可能。人事檔案材料應力求完整、使用方便、不斷更新。傳統的文件管理方法和技術手段已經被拉長。信息化管理為新時期的人事檔案管理提供了新的思路。通過引進先進的管理理念和技術手段，利用現代設備和計算機技術對人事檔案進行精細、自動化和動態的管理，在實際工作中，檔案信息的使用越頻繁，就可以轉換成存儲在存儲介質中的電子檔案。通過建立一個人事文件信息網絡平臺，人們可以通過獲得的權限完成對文件信息的遠程訪問。從應用到文件使用的整個過程是無紙化和網絡化的，使人事文件管理的使用更加高效和保密，無需擔心損壞和損失的風險，并大大簡化了人事檔案管理過程。

3.3 加強人事檔案管理社會化建設

為了提高人事檔案的真實性和有效性，我們應該改善人員的生成。

在管理體制的基礎上，適當地增加人事檔案內容的開放性，使個人在更新和完善自己的檔案過程中有一定的建議和修改的權利。此外，隨著社會主義市場經濟的發展，人事檔案管理也要適應社會的新需要。因此，加強人事檔案管理社會化建設是時代的要求。在新的歷史時期，人事檔案管理要改變過去計劃經濟時代政府部門直接行政干預的局面，并應在發揮政府宏觀指揮和監督作用的前提下，進一步加強人事檔案管理的法人意識和市場意識。明確人事檔案中介在市場中的作用，規范人事檔案中介機構的收費、作業程序和職業道德標準，

倡導中介組織開展企業管理，提高其經濟效益，通過對中介組織的第三方管理，可以在很大程度上避免偏袒和欺詐，有效提高人事檔案管理的專業化水平。

4 結束語

總之，隨著社會主義市場經濟的不斷發展，人事檔案管理的作用日益突出。通過加強人事檔案管理，使人事檔案管理過程更加規范。為了充分發揮人事檔案在社會主義市場經濟中的作用，必須采取措施，推進人事檔案管理模式和方法的改革，提高人事檔案管理的效率。為人力資源管理提供有效的參考。

參考文獻

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