事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施分析

宋瑩瑩

摘 要：檔案管理是公共機構(gòu)和事業(yè)單位運作中的重要工作內(nèi)容。目前現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，信息量逐漸擴大。事業(yè)單位的檔案管理更加復(fù)雜。本文簡要論述了現(xiàn)代社會發(fā)展中公共事業(yè)單位檔案管理存在的問題，提出了促進事業(yè)單位檔案管理穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的科學(xué)應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案數(shù)量日益增多，類型也趨于多樣化，這在一定程度上增加了事業(yè)單位檔案管理的難度。就事業(yè)單位檔案管理的實際情況而言，存在許多不足之處，嚴重影響了事業(yè)單位的整體工作效率，甚至阻礙了事業(yè)單位各項活動的順利開展。加強對事業(yè)單位檔案管理有效策略的探討，對于促進事業(yè)單位管理問題的順利解決，對事業(yè)單位的全面發(fā)展具有重要意義。

1 淺析事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題

1.1 事業(yè)單位對文件管理工作不夠重視

盡管先進的檔案管理工作對事業(yè)單位的效率和快速發(fā)展有著明顯的重要作用。然而，檔案管理工作的性質(zhì)注定不是一件值得人們注意的工作。他不能直接為機構(gòu)創(chuàng)造明顯的利益。這種忽視表現(xiàn)在兩個方面。一方面是對事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部的忽視，另一方面是對事業(yè)單位檔案管理人員的輕視。

1.2 機構(gòu)檔案管理人員的素質(zhì)不高

公共機構(gòu)事業(yè)單位的檔案管理人員要么沒有高薪，要么有多個工作。他們往往沒有受過專業(yè)訓(xùn)練和指導(dǎo)，他們可以用自己的日常經(jīng)驗或口口相傳來上崗。但是，文件管理工作缺乏專業(yè)知識，既繁瑣，又容易混淆，嚴重制約著事業(yè)單位的工作效率。

1.3 事業(yè)單位的檔案管理無法及時更新

檔案管理的更新也體現(xiàn)在兩個方面。一是退休人員的檔案不能及時匯總，二是新的檔案不能及時更新到檔案館。在人事變動過程中，如果檔案管理工作不能及時妥善移交和及時更新，將導(dǎo)致大量檔案成為“死檔”和“棄檔”，也就是檔案整理中信息量的增加。它也增加了查找檔案的工作量，這是不科學(xué)的，更不用說工作效率了。

1.4 事業(yè)單位檔案管理制度不健全

由于公共機構(gòu)的檔案管理不能給事業(yè)單位帶來明顯的好處，檔案管理工作的發(fā)展特別繁瑣，耗時耗力，機構(gòu)不愿加大對此類工作的投入，導(dǎo)致許多事業(yè)單位沒有完善的規(guī)章制度，或者實施不夠。從事文件管理工作的員工可以自由發(fā)揮，無法跟上業(yè)務(wù)部門的步伐。

1.5 事業(yè)單位檔案管理缺乏高科技管理模式

在實際工作中，許多機構(gòu)沒有引進高科技設(shè)備來規(guī)范檔案管理意識，計算機技術(shù)在檔案管理過程中也沒有得到廣泛的應(yīng)用。許多機構(gòu)把重點放在檔案管理和手工操作以及紙質(zhì)文件的整理工作上，使科學(xué)的檔案管理淪為一句口號，一張空白的紙，無法實施。

2 提高事業(yè)單位檔案管理效率的措施

2.1 制定和實施管理系統(tǒng)

在事業(yè)單位檔案管理過程中，首先要建立良好的檔案管理制度，在制定過程中，也要注意一些事業(yè)單位檔案管理制度沒有得到很好落實的原因，部分原因是在制定管理制度的過程中，沒有充分考慮各方面的影響因素，脫離了機構(gòu)的實際需要。因此，事業(yè)單位在制定檔案管理制度時，必須完全從實際出發(fā)，根據(jù)實際情況靈活制定和調(diào)整檔案管理規(guī)章制度，使之更具可操作性和時效性。最后，促進事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。其次，在事業(yè)單位檔案管理中，僅僅有一套完整的制度是不夠的。為了增強該制度的約束力和有效性，管理者也有必要制定配套的獎懲措施。對不實行檔案管理制度的工作人員實行制裁，使檔案管理制度真正成為工作人員發(fā)展檔案管理的基本原則。

2.2 在檔案管理工作中引進現(xiàn)代設(shè)備

文件管理的電子化管理是時代的必然發(fā)展。在事業(yè)單位的檔案管理中，應(yīng)根據(jù)實際情況逐步引入現(xiàn)代檔案管理設(shè)備和檔案管理模式。通過使用電子類型文件管理，文件信息可以有效地存儲在電子信息模式中，這不僅最大化文件存儲空間，而且還以電子模式記錄文件信息。管理員更方便地搜索文件信息并提高文件信息的管理效率。但是，在此過程中，文件管理人員需要注意，由于文件信息都集中在一個存儲硬盤上，管理人員應(yīng)該進行相應(yīng)的備份工作，以避免文件信息的意外丟失。

2.3 加強對檔案管理人員的培訓(xùn)

在事業(yè)單位檔案管理的實際實施過程中，檔案管理的新形式、新方法不斷涌現(xiàn)，現(xiàn)有的事業(yè)單位檔案管理人員的知識水平體系已難以有效地滿足檔案管理工作的發(fā)展要求。在這種情況下，要積極加強檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育，定期舉辦檔案管理相關(guān)知識講座，深化檔案管理人員對專業(yè)知識的認識和掌握，培養(yǎng)和提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。要提高檔案管理工作的重要性，就有可能糾正事業(yè)單位檔案管理中的工作態(tài)度，積極規(guī)范企業(yè)的自我管理行為，促進事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

2.4 完善相關(guān)的文件管理系統(tǒng)切換工作

在事業(yè)單位檔案管理工作中，為促進檔案管理工作的順利開展，有效緩解現(xiàn)代社會市場經(jīng)濟體制下公共機構(gòu)檔案管理工作面臨的問題，提高檔案管理工作的效率，需要積極制定檔案管理轉(zhuǎn)移的相關(guān)制度。明確規(guī)定規(guī)范檔案管理人員的行為，有效避免因疏忽造成的檔案管理問題。檔案管理工作人員因個人原因需要離職的，應(yīng)當在離職前，有效完成檔案管理的轉(zhuǎn)移，并留下檔案管理分離負責人的準確聯(lián)系信息。確保在機構(gòu)檔案管理的后續(xù)工作中，能夠及時與檔案管理人員聯(lián)系，從而有效解決檔案管理問題。

2.5 及時更新檔案

在事業(yè)單位檔案管理中，為了更好地迎接挑戰(zhàn)，提高檔案管理的整體效率，必須有效運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，及時更新事業(yè)單位檔案。及時收集新檔案，豐富事業(yè)單位檔案，提高事業(yè)單位檔案的完善程度，為事業(yè)單位在檔案利用過程中的發(fā)展提供可靠的依據(jù)。

3 結(jié)束語

在檔案管理的實際發(fā)展中，要積極采取有效措施，緩解當前運行過程中所面臨的困難，積極制定規(guī)范的檔案管理體系，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)和技能。從而促進檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻

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