淺談疏勒河流域檔案管理與開發利用

趙源博

摘 要：本文通過對疏勒河流域檔案的管理和利用兩個方面中存在問題的闡述，對相應問題提出了建議和對策。

關鍵詞：檔案管理；利用

1 基本概況

甘肅省疏勒河流域水資源管理局檔案管理工作由局黨政辦公室負責，在黨政辦公室文秘科設立了檔案室。管理局成立以來，將省疏勒河建設管理局、原酒泉市疏管局的檔案合并統一管理，并先后接受了疏勒河項目農墾指揮部、酒泉市疏建委的部分檔案。

2 檔案管理工作的主要成效

1）機制健全。省疏勒河管理局黨委本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的精神，切實加強組織領導，強化責任意識，落實工作措施，逐步形成了“分管領導親自抓，辦公室人員具體抓，相關部門配合抓”的良好格局。2016年、2017年下發了《關于進一步加強水利工程建設項目檔案歸檔管理工作的通知》和《關于做好2017年檔案管理工作的通知》，明確了檔案管理工作機構及職責，建立完善了檔案管理人員崗位職責、檔案保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、公文處理辦法、電子檔案管理辦法等10項規章制度，完善了獎懲激勵機制，把檔案工作納入到部門及人員年度工作考核，實行年度考核與個人獎懲掛鉤，確保了檔案管理各項工作的落實。

2）設施完善。不斷加大對檔案室軟硬件設施的改造力度，投入近60萬元建成檔案室2間，閱檔室1間，榮譽室1間，檔案庫房實用面積達到了140平方米，實現了辦公、閱檔、庫房三分開；配備了專用管理電腦、打印機、復印機、掃描儀、高拍儀、防磁柜等設備，檔案庫房內共安裝密集架28列304組；為檔案室安裝了防盜門窗、視頻監控、煙火報警器、遮光窗簾，配備了滅火器、溫濕度儀、加濕器、防蟲防鼠藥等設施設備，實現了“八防”要求，基礎設施不斷完善。

3）隊伍建設。注重把思想作風好、工作扎實認真、文化素質高的干部調整充實到檔案工作崗位上，局黨政辦公室共有檔案管理人員3名（專職人員1名、兼職2名），全部具有上崗資格證書，但全非檔案管理專業人員。4個基層管理處、3個水庫管理所等主要檔案管理單位全部配備了專兼職檔案管理人員，管理隊伍健全。并通過組織人員每年定期參加省檔案局舉辦的檔案管理工作培訓班，學習檔案工作的標準化、規范化、信息化知識；每年舉辦檔案管理人員培訓班，使得檔案管理人員水平不斷提升。

4）信息化管理。按照檔案信息化建設要求，購置了蘭州利業網絡版檔案管理軟件和專用服務器，建立了檔案室案卷級文件目錄數據庫；已完成2005-2017年度文書檔案永久卷的全文電子錄入，2010-2013年度會計檔案目錄錄入，2013-2014年照片檔案的電子錄入和部分視頻檔案的錄入工作，不僅實現了對各類檔案資料的電子存儲，還可以通過互聯網異地管理、查閱資料，不斷提高了檔案信息化水平。

5）開發利用。先后編制了各類檔案的案卷目錄30本，制作專題電視片20部，積極開展編研工作，編寫了管理局大事記、大事年表，編制了《全宗介紹》及本單位組織機構沿革、歷屆領導名冊、歷任領導簡介等多種檔案參考資料。建立了檔案查閱借閱登記制度，通過查閱檔案資料撰寫論文的人數達百余人，形成高質量論文82篇，編有論文集、各種匯編等十余冊。

3 檔案管理及開發利用中存在的問題

1）機制和制度有待進一步完善。部分重點工程建設單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有制定應有的檔案管理規章制度，有些建設單位雖然制定，但也不健全。機關檔案管理人員忙于各項業務工作，對工程檔案管理的業務指導缺乏應有力度。檔案資料流向制度不健全，使得工程建設中技術、施工人員調動、變更，出現人走檔案走、人走檔案沒人管的現象。

2）管理人員管理水平有待提高。檔案人員對部分檔案缺少管理經驗，不知所收集上來的資料是否齊全，只是被動的全盤接受，這中間存在著內容缺項、漏項、簽章手續不齊，記錄不準，字體不規范，整理不達標等現象。在檔案管理中，由于年度人員調整變動大，這些人員缺乏檔案專業知識，對檔案資料比較陌生，對檔案管理相關法律法規、制度和要求不熟悉，在一定程度上出現歸檔不齊全、案卷質量差、不規范等很多問題，嚴重影響著歸檔質量。

3）信息化管理水平偏低。檔案管理工作中，大多數是采用紙質的形式進行保存，這樣的保存有著明顯的缺點，不僅操作繁瑣，而且很多紙張容易受到時間因素的影響而發黃、破舊，甚至出現丟失的情況，在很大程度上影響著檔案管理工作的開展質量。與此同時，對檔案管理的理念處于落后狀態，認為檔案管理工作并不能夠帶來實際的利益，缺乏對檔案管理技術改進的意識和內在動力，從而影響了整體檔案管理工作的水平。

4）館藏檔案沒有得到充分開發利用。管理局雖然在檔案開發利用上，做了一定量的編研工作，由于編研成果自身信息量就小于檔案原件，使得編研成果存在信息衰減和質量參差不齊現象；同時檔案室為利用者提供資料的方式服務效率低，查找不方便，更不利于檔案的長期保存，對檔案原件的損害較大；再者通過互聯網異地管理實際上是另一種編研成果的利用方式，因為互聯網建立的早期工作及互聯網開通后的維護，都有可能出現檔案信息的丟失。

4 檔案管理及開發利用的對策建議

針對檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、檔案利用率不高的現象，我認為目前應從提高檔案工作者的素質和優化館藏結構兩條途徑來加以改變，實現檔案信息資源開發利用工作的新局面。

1）著力提高檔案工作者的素質。檔案管理人員的角色之一就是在浩瀚的信息和利用者之間充當信息中介，擔負組織管理和傳播信息的重要職能。因此，要提高檔案管理員的自身素質。作為信息時代的檔案工作人員，一要有強烈的事業心、責任心和使命感，要有開拓進取的創新精神；二要熟練掌握現代化信息技術和為廣大干部職工提供方便快捷的技能；三要有良好的文化素養，要善于學習和吸收各種知識，使自己能為行家里手。

2）改變檔案工作者的管理理念。檔案工作者面對信息化的時代要求，必須自覺地從傳統的實體管理向檔案信息化管理發展。檔案工作者將不再像以往那樣僅僅提供實體性的檔案服務和維護檔案的物質安全，檔案管理人員要意識到自己的首要職責是以最高的效率給檔案利用者提供檔案信息服務。

3）優化檔案工作者的整體人員結構和個體知識結構。針對目前檔案管理人員實際情況，管理局應招考引進專業信息化技術人員，通過他們所帶來的計算機前沿知識和檔案后臺管理技能可以實現對檔案的初步數字化和網絡化過程。此外，新引進的人員在管理檔案的開放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化檔案管理的落后思想。

4）優化館藏結構，提高館藏利用效率。充實和豐富館藏檔案是開發利用檔案信息資源的物質基礎。檔案工作者所做的努力，無論是檔案的收集、整理、歸檔，還是保管、統計、檢索等環節，都為檔案信息開發利用打下了堅實的基礎。充實、豐富的館藏是開發利用檔案信息資源的前提，也是優化館藏結構的前提。在充實館藏工作中，檔案工作者要注意檔案信息資源的系統性，連貫性。在征集范圍上應改變以往注重黨政機關文書檔案的單一性，應擴大到各個方面，包括具有地方特色的歷史文化檔案。

5）穩步推進館藏檔案信息資源的數字化。傳統的館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質的檔案信息資源即使再充實，但未實現數字化之前，它們還將淹沒在歷史的灰塵之下，無法實現檔案信息資源的共享。實現檔案數字化建設，就可突破傳統檔案利用的種種局限，最大限度實現檔案信息資源的共享。

參考文獻

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