辦公室檔案工作的規范化管理分析

摘 要：對機關單位而言，辦公室內的檔案管理工作是整個單位重要的一部分，其是否有效的管理會影響到企業的工作進度，在日常工作中有著舉足輕重的地位。對于多數企業而言，辦公室檔案管理工作一般較為繁瑣且復雜，在執行的過程中，相關單位必須投入大量的財力以及人力，隨著互聯網科技的不斷發展與普及，信息化、網絡化工作模式已逐漸滲透進人們的工作與學習當中，對于數據的處理能力也大幅度上升，在一定程度上，對于提升辦公室檔案管理工作的效率提供了便捷。

關鍵詞：規范管理；檔案管理；辦公室

對相關事業單位而言，提升檔案工作規范化管理是企業整體工作環節當中極其重要的部分，也極大的提升了辦公室的整體工作效率，在一定程度上，也提升了單位管理工作的水平，企業的高層管理人員應當加強對于檔案工作管理的重視，并以身作則，積極引導工作人員逐漸重視，由于檔案管理工作涉及到的方面眾多，是一項較為系統性的工作，需要專門的工作人員把控好每一個環節，并嚴格按照規范要求進行管理工作。文章通過對辦公室檔案規范化管理的重要意義進行了探討，并提出檔案規范化管理的應對策略[1]。

1 辦公室檔案管理的現狀以及特征

1.1 對于資料的收集與保存工作

就目前檔案工作管理現狀來看，由于多數工作實際性質的原因，檔案管理在日常工作當中具有繁瑣復雜的特點，在實際的管理工作當中，收集相關資料以及整理工作就耗費了大部分的時間，對于所發生的重要事件會進行相應的編排，記載于文史資料當中，盡可能的完好保存，并沿用下去。因此，工作人員在資料收集以及整理過程當中，必須對相關數據進行考證，盡可能的保證資料的真實性以及完整性，對于收集的資料要從多方考證，并廣泛的涉及到眾多領域，對于事件的多個角度均有所涉獵。并進行分類管理，如，事件，人物以及過程，經過嚴格的核實之后，在對其進行保存管理。

1.2 文書檔案類型與數量較多

在辦公室檔案工作當中，文書檔案類型較為豐富，且數量較大，通常分為數據收集、進行分類、歸納運轉以及建立編排等，很多時候會根據工作內容以及實際情況進行數據整理、核查以及相關統計的工作。檔案管理工作以及文書管理是融合在一起的，相輔相成，因此，質量如何往往也對對方造成一定的影響。

1.3 檔案管理類別豐富

通常，辦公室的檔案管理類別極其的豐富，且極多，因單位各部門的工作內容上的區別，因此檔案的種類也是非常多的，如企業日常團建工作，行政以及會計工作等，使得檔案管理變得多樣性。此外，因實際情況的原因，辦公室的檔案管理又會有許多種形式，不僅僅是文字，還有視頻以及錄音文件等，在一定程度上，增加了管理的難度[2]。

2 辦公室檔案規范化管理的重要性

2.1 單位整體工作效率明顯提升

對企業而言，辦公室檔案管理工作對于企業的工作開展有著良好的促進作用，也是企業日常工作當中最重要的環節，因企業的工作性質以及崗位的特殊性，工作量是非常復雜且繁重的，經常會投入大量的財力以及物力，但是往往未達到理想的效果，因此，辦公室檔案管理規范化是極其必要的，在對其進行科學有效的改進工作模式之后，會為原來復雜的工作流程省去不少麻煩，且極大的減少了許多不必要的消耗，對于檔案管理工作人員而言，減輕了繁瑣的工作內容，效率便得到了相應的保障，同時，還促進了企業管理的效率以及工作進度，使公司的管理水平以及發展穩步提高。

2.2 提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理規范化工作在不斷的落實過程中，企業也應當重視對于人才的培養，投入精力到人才的培養以學習當中，加強工作人員對于檔案管理工作的認識，同時也提升工作人員各方面的工作能力，實現檔案管理工作規范化，工作人員起著關鍵性的作用。人才的能力和工作效率是成正比的，且兩者之間相互促進，相輔相成，而檔案工作的逐漸改變也會影響到管理人員的工作方式以及效率，與之前傳統的人工操作管理模式不同的是，檔案管理規范化之后采用最新的互聯網技術，多數情況下，基本上已被電子計算機逐漸代替操作。隨著工作模式發生改變，新的工作環境當中，需要管理人員必須具備熟練的電腦操作技能，并對相關軟件要有一定的熟悉度。管理人員的綜合素質以及能力也因為工作模式的改變而逐漸提高，而管理人員在工作能力提升的同時，個人價值也有所體現。

2.3 規范化管理方式的改變

隨著科技的不斷發展與進步，人們的生活發生了巨大的改變，信息社會的到來使得數據井噴式的爆發與融合，且信息日益龐大，因此傳統的管理模式顯然已經不適用與現代企業檔案管理工作，在科技逐漸普及的現代社會，企業應當順應時代潮流，借助目前最高效的軟件對數據以及信息進行處理和儲存，將這些嚴峻以及復雜的工作內容進行簡化。因此，計算機的相關軟件應用已經逐步走進辦公室檔案管理日常工作當中，管理人員可以充分的利用計算機帶來的便捷，對檔案信息進行系統性的整體分類，在進行存儲和高效管理，在高科技應用的基礎上，極大的豐富了企業的管理模式。

3 進一步提升辦公室檔案規范化管理的應對策略

3.1 逐漸完善網絡化管理模式

隨著計算機技術的應用普及，企業當中已經全面覆蓋相關網絡技術應用，再加上近年來電子科技的廣泛普及，網絡的技術更新速度會逐漸加快，并完善。傳統的檔案管理工作，極大的增加了工作人員的工作量，因此，針對于儲存類的相關工作，企業應當加大計算機的應用，利用計算機的專業技術以及功能對龐大的信息和數據進行管理，對于檔案的分類以及性質，可適當的采取網絡化管理模式，逐漸摒棄傳統的復雜管理流程，實現檔案儲存管理效果最大化。根據不同材料的性質以及類別，進行不同的管理方式，要有針對性的工作，才能有效的提升工作效率。

3.2 提升信息真實可靠意識

在檔案管理工作規范化過程中，既要保障工作的效率，同時也要對檔案材料的真實性進行核查。規范化檔案管理并不是一味的提升工作速度，而是提升整體的工作效率，從質量上發生改變，隨著信息時代的不斷發展，我們所接觸到數據越來越廣泛，且數量呈爆炸式增長，網絡上的許多信息存在著一定的考量性，因此，在檔案整體當中，需要嚴格降低檔案整理過程中的錯誤率。

此外，企業應當進一步引導檔案管理人員的工作態度，加強工作的主動性，激勵工作人員以飽滿的熱情投入到工作當中，并且盡量與其他各個部門加強聯系，這樣做有利于第一時間掌握相關數據以及材料，并且大大的提升了數據的真實性。逐漸加強工作人員的責任性，對于工作應當做到一絲不茍，有耐心的人才才會對檔案管理工作投入更多的精力，且較為認真，因此，良好的心態對于積極開展工作至關重要[3]。

4 結束語

檔案管理工作規范化能夠進一步提升企業的工作效率以及質量，同時也為我國檔案管理工作更好的發展創新奠定了扎實的基礎。在瞬息萬變的時代，應當摒棄傳統千篇一律的檔案管理工作模式，積極創新，使辦公室檔案管理逐漸規范化，保證企業更好的發展。

參考文獻

[1]佚名.淺談辦公室檔案工作的規范化管理[J].農家參謀，2018，592（16）：237.

[2]李紅宙.辦公室檔案管理的規范化建設研究[J].辦公室業務，2016（11）：106-106.

[3]陳華瑜.新時期辦公室檔案管理規范化淺述[J].環球市場，2017（2）：26-26.

作者簡介

王珊（1983-），女，漢，山東省青島市人，本科，辦公室檔案管理人員，本科學習法學專業，研究方向：辦公室檔案管理及人事管理。