大數據時代下聲像檔案管理的問題及對策

譚健榮

摘 要：聲像檔案是單位檔案的重要組成部分，主要是指國家機構、社會組織和個人在各種活動中形成的對國家和社會具有保存價值的以照片、底片、電影、記錄、磁帶、光盤等材料為載體，以圖像、語音為主，并輔以文本描述的歷史記錄。隨著社會的發展和辦公條件的改善，在組織工作和各種活動中形成了大量的聲像檔案。因此如何保存和使用好聲像檔案，給廣大檔案工作者提出了一個新的課題。

關鍵詞：大數據時代；聲像檔案；管理

1 聲像檔案的特性

1.1 直觀的形象性

聲像檔案記錄是社會發展中人們活動的聲音和圖像，因此反映的客觀事物直觀形象，活靈活現，給人以強烈的時空感和真實客觀的感受，與紙質檔案相比，可以說聲像檔案進一步凸顯了檔案的原始記錄性。

1.2 收集的特殊性

聲像檔案難以區別檔案的原件與復制件。如一盤重要的錄音磁帶，母帶與復制轉錄帶僅從外觀及效果上很難區別。又如區別照片檔案中的原版底片和制作精良的翻版底片。有時也很困難。并且顯示手機和相機的普及，人人都是攝影師，對自己拍攝的素材只保存在個人的電腦里面，缺乏歸檔意識，這給聲像檔案的收集和保管工作帶來了一定的難度。

1.3 保管條件要求高

由于傳統聲像檔案是由感光材料和磁性材料構成的，它與紙質載體材料所要求的保管條件有很大的區別。而隨著科技發展，現時的攝影、攝像設備能產生高像素、高質量的圖片和視頻，隨之而然聲像檔案的文件大小也隨之增加，并且可以瞬間拍攝出多張照片，拍攝一小時視頻也接近40Gb，導致對聲像檔案保存的磁盤空間也有大量的要求。

2 當前聲像檔案管理中存在的主要問題

2.1 聲像設備的利用效率不高

自本世紀初以來，所有單位都配備了聲像設備，基本上每個部門都有數碼相機，設備裝備相對較強，但很少有單位開發聲像設備管理系統，這樣就會造成部分設備處于閑置的狀態，部分設備儲存在本部門或個人手中，無法得到充分的利用；有些設備使用者不清楚如何使用，造成一些重要活動無法及時拍攝，相應的聲像材料也不能及時形成。

2.2 聲像檔案歸檔意識不強

視頻記錄人員在各自單位直接從事聲像檔案的制作，最終決定了聲像檔案的數量和質量。當前在聲像檔案管理中，一些視頻記錄人員對傳統的高級通信和紅頭的檔案不夠了解，不知道官方活動中的照片等檔案資料應該如何處理。在進行錄音的時候，錄像帶屬于聲像檔案的范圍，誤以為處理這些聲像檔案是個人行為，誰拿的錄音，資料就屬于誰。當新聞發布會結束以后，如果信息收集工作已經結束，那么就會使一些聲像文件長期保存在個人或部門內，而不是轉移到檔案或檔案館進行統一保存。特別是隨著人員的變化和組織的調整，音頻視頻文件出現丟失的情況時有發生，這樣就會導致單位文件不完整，嚴重影響了聲像文件的長期保護和開發。

3 聲像檔案管理建議

3.1 增強管理意識

聲像檔案作為數碼信息化的產物，見證著時代前進的堅定步伐，也必將在檔案管理中占據愈加重要的位置。因此，各個單位要從思想上高度重視聲像檔案的管理，充分認識到聲像檔案在單位發展乃至社會進步中所發揮的重要作用。

3.2 健全制度規范

結合單位自身特點，制定切實可行的《聲像檔案管理辦法》，明確細化聲像檔案各項規定，強化檔案管理的科學性和合理性。加大對《檔案法》和《聲像檔案管理辦法》的宣傳推廣力度，組織相關部門做好宣貫、培訓。真正做到有章可循、權責清晰，切實增強領導干部和檔案管理人員的法律意識和檔案法制觀念。

3.3 提升人員素養

全媒體時代下，數碼設備正在以驚人的速度推陳出新，這就要求聲像檔案管理員必須緊跟時代發展的脈搏，定期進行數碼影像、聲像管理系統、檔案管理等相關內容的培訓和考核，不斷提升專業能力和素養，提升檔案管理隊伍的整體水平，推動檔案管理專業化、規范化和系統化。

3.4 改善存儲條件

針對聲像檔案保存所需的恒溫、恒濕、防磁、防震、防光等特殊要求，建議各單位設立專門的聲像檔案室，購置專業防磁柜、影像柜或密閉鐵柜，遠離光線、磁場，確保檔案室保持適宜的溫濕度，并定期開展防火、防盜等安全檢查，嚴格確保聲像檔案安全，延長其使用壽命。

3.5 數據庫建設

數據庫建設的目標是資源共享，這是檔案數字化管理的特征之一，具體方法如下：1）針對檔案內容進行分類和整理，以聲像檔案為例，主要分為圖片、音頻、視頻三種，分類并歸檔，能為后續檢索、使用等活動創造有利條件。2）數據庫的建設不是一朝一夕就能完成的，要求管理人員結合本單位的實際情況，分析檔案管理的特點和需求。以查詢檢索為例，可將數據分為時間信息數據庫、專題信息數據庫、項目工程建設信息數據庫等類型，能提高數據庫的智能化、人性化。3）將實物檔案、聲像檔案轉化為數字化檔案后，依然需要占用大量空間，這就要求對數據庫定期進行升級，通過擴展內存，提供充足的存儲空間。4）對于磁盤數據，劃分為近線、離線數據流磁帶庫兩種類型，并根據實際利用情況進行分別存儲，能提高空間利用率，降低使用風險。

3.6 提高檔案人員檔案管理能力

大量的聲像材料在一個主題事件中，一般的錄像人員可能無法熟練掌握活動的主題，但專職文件管理人員需要有較強的辨別能力，需要能夠引導相關人員從大量的聲像檔案中整理出重要的內容，進而準確地反映信息活動的主題。

4 結語

在科技技術進步快速的時代，以及設備的升級對聲像檔案，隨之產生的各類聲像檔案的數據也猛增，產生大量聲像資料。在網絡發達、設備先進的大數據時代下，首先就要在數據源頭把控，將原始數據進行定義、分類，通過精準篩選進行歸檔，加快利用檢索的精準度，提高利用效率。其次就要建立、優化聲像檔案管理系統，確保檔案有足夠儲存空間及利用平臺，同時定期做好系統數據的異地備份，確保安全。聲像檔案管理者應不斷加強自身的學習，不斷引進先進的管理經驗，拓寬科技聲像檔案數字化的管理思路。在接觸新技術過程中，充分融入和發揮聲像圖文信息資源的特殊優勢，提高聲像檔案的收集效率，做好檢索利用工作。

參考文獻

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