創新與挑戰并存的大數據時代企業檔案工作探析

屠婧婧

摘 要：在當前的大數據時代下，隨著大數據技術的不斷發展和應用，為企業檔案工作的開展帶來了挑戰，同時也為企業檔案工作的創新提供了方向。所以本文主要就企業如何在大數據時代下強化企業檔案工作的開展提出了幾點對策和建議。

關鍵詞：創新；挑戰；大數據時代；企業檔案工作

黨的十九大下，對企業檔案管理提出了更高的要求，引導廣大黨員干部認真學習和準確把握十九大報告內涵，把學習好，貫徹好黨的十九大精神作為當前和今后一個時期的首要政治任務，通過系列學習宣傳方式把思想和行動統一到黨的十九大精神上來，深化學習成果，采取多種方式，加大學習宣傳力度，在學懂、弄通、做實上持續下功夫，以學習貫徹十九大精神和習近平總書記在十九大的重要講話精神的實際成效推動檔案事業再上新臺階。企業在發展，社會在進步，所以企業必須在各方面的工作中不斷地創新和發展，尤其是需要在檔案管理工作中不斷地完善和創新，切實加強現有問題的處理和優化，才能更好地適應大數據時代的檔案管理的挑戰。

1 大數據時代企業檔案工作的挑戰

當前，隨著市場競爭日益激烈，越來越多的企業已經意識到強化檔案管理工作的重要性，但是在實際管理工作中，隨著大數據時代的到來，在檔案管理方面遇到了諸多方面的挑戰，這樣挑戰主要體現在以下幾個方面：

1.1 人員方面的挑戰

人員問題是任何管理工作中都存在的問題。就企業檔案管理工作而言，目前人員的影響最大，且帶來的問題最多。這主要是因為人在整個檔案管理中具有主體的作用，就當前來看，由于一些管理人員自身的專業水平不高，自身的檔案管理意識不足，在檔案管理中采用的方式方法較為傳統，對大數據的理論應用和實踐掌握不夠，使得投入大量資金建設的信息化檔案管理系統的作用難以有效的發揮。使得很多時候的檔案管理系統只是簡單的對文檔進行電子化，而在文檔的管理、利用和涉密等方面的投入則不足，雖然在一定程度上減輕了工作強度，但是其應取得的實際效果并沒有針對性的提升[1]。

1.2 管理方面的挑戰

隨著企業信息化檔案管理系統建設的不斷完善，在當前的大數據時代下，企業在日常檔案管理工作中暴露了諸多不足。在日常管理工作中，由于在管理機制和制度體系等方面的問題，使得一些檔案管理系統在建設之后難以得到有效的維護，使得系統自身存在的潛在安全隱患和漏洞較多。加上很多企業往往在檔案管理方面會發生政策變更，在重復性建設方面較為突出，尤其是缺乏統一的管理標準，導致很多信息難以有效的提升。加上管理人員的不穩定，在交接過程中缺乏應有的交接機制，使得一些管理資源被嚴重浪費。此外，在現代管理工作中，企業往往只注重信息化檔案的管理，而對傳統的紙質檔案管理已經被極大的忽視，特別是具有歷史價值的很多文獻檔案資料的管理被忽視，這些檔案雖然很多已經被整理成信息化檔案，采取拍照、掃描等方式進行了電子存檔，但是其自身具有的價值往往被忽視，極大的影響了其在企業文化建設和發展中的作用，而這些目前往往處于被忽視的狀態。

1.3 創新方面的挑戰

創新是一個企業可持續發展的不竭動力，而就當前來看，企業往往只注重對業務方面的創新，而在檔案管理方面的創新則較為缺乏，更多的是隨波逐流。所以為適應新時代發展的新要求，必須在檔案管理方面進行創新，尤其是要加強大數據的應用來強化對其的完善，而目前在這方面更多的是忽視，使得檔案管理工作的創新動力較為缺乏[2]。

2 大數據時代企業檔案工作的機遇

挑戰往往與機遇并存，所以我們必須要抓住機遇，才能更好地迎接挑戰。對于企業檔案工作而言，由于其在企業可持續發展中有著十分重要的作用，所以我們需要切實注重大數據作用的發揮，切實抓住這一發展機遇，才能為未來的發展奠定基礎。這就需要檔案管理人員充分意識到大數據在檔案管理方面的優勢，一是有助于檔案精細化管理工作的開展；二是有助于檔案信息化建設步伐的加快；三是為企業的各項決策和發展提供相應的依據和支持，促進整個企業的檔案管理水平的提升和優化，實現企業的可持續發展。

3 大數據時代企業檔案工作的發展對策

3.1 以大數據為視角強化檔案管理工作的改革

因為企業檔案管理屬于系統化工作，需要長期不懈地開展，并且檔案管理工作的開展，必須在檔案管理工作的進程中進行不斷地改進和優化。這就需要在檔案管理工作中確保與其他工作之間具有較強的協調性，并緊密結合工作服務的對象，緊密結合企業工作實際，切實注重業務的完善，在檔案管理流程上需要不斷的完善，尤其是要注重大數據技術的應用，在檔案管理工作方面需要不斷地改革：一是著力打造同步化檔案信息化管理系統，結合企業信息化的發展目標，當檔案信息化系統和企業信息業務系統進行有效的對接，而在數字化檔案管理過程中，需要我們對所存入檔案管理信息系統中的信息進行數字化的處理，并把生成的新圖案和文本保存的同時，還要注重原件的保存。二是提高檔案管理的科學化、標準化程度，在信息管理標準上必須統一，在管理制度上必須規范，并利用網絡信息系統平臺強化數據挖掘和管理，著力構建資源型的信息數據庫，在信息技術的支持下促進其利用率的提升，而且需要將檔案管理的智能化程度提升作為未來發展的主要方向，并在檔案的信息化建設中注重安全性的保護，切實做好檔案數據路的加密與維護工作，強化檔案信息的備份，并對檔案調取全程予監控、記錄和備案，不斷強化檔案管理人員自身的安全意識，為檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎。三是在大數據技術應用過程中，需要利用大數據對搜集的檔案進行分類保管和整理，并結合得出的相關數據信息，為企業的決策制定提供相應的意義。

3.2 切實加強現有檔案人員的培養和人才的引進

大數據時代的企業檔案管理工作對人才提出了更高的要求，為了更好地促進檔案管理工作的開展，企業還應對現有的檔案管理人員進行專業化的培訓，切實加強對大數據技術的學習，通過培訓既要強化其專業技術水平，又要不斷提升其職業道德意識，不斷的提升其自身在檔案管理工作中的作用，并切實結合企業戰略發展的步伐和企業發展的需要，在檔案管理方面還要加強人才的儲備和引進，建立健全現有的檔案人才激勵機制，切實注重對其的創造力的培養和潛能的激發，才能更好地為檔案管理工作的創新奠定堅實的基礎。

3.3 切實加強對檔案管理方式的創新

目前，鑒于很多企業在檔案管理方式上較為傳統和粗獷的現狀下，筆者認為，需要在現有的管理模式下，加強對各方面管理資源的整合，切實強化檔案管理方式的創新，通過應用大數據輔助檔案管理工作的開展，從傳統的被動管理轉移到主動服務的理念上來，并在檔案管理方式創新中對自身的不足進行反思，加強與先進企業的學習，并結合自身的實踐，強化對其的改進，既要滿足實際需求，又要能降低成本，尤其是能適應企業檔案管理和利用的需求，才能達到檔案管理的初衷[3]。

4 結語

綜上所述，大數據時代下的企業檔案工作面臨的挑戰更多，為了實現企業檔案管理工作的創新，需要企業充分意識到大數據的重要作用，并在檔案管理中應用大數據輔助檔案管理工作的開展，切實提升企業檔案的信息化建設水平，促進企業檔案管理成效的提升。

參考文獻

[1]王金英.大數據時代企業強化檔案工作的思考[J].企業改革與管理，2019（02）：18-19.

[2]周毅，曲睿婷，韓永輝，莊莉.大數據時代的企業檔案信息化建設[J].電子技術與軟件工程，2018（24）：206.

[3]史文靜.創新與挑戰并存的大數據時代企業檔案工作[J].檔案天地，2014（S1）：61-66.