社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法分析

孟慶華

摘 要：建立全民社會保障制度是完善我國社會保障體系的重要舉措。它對深化社會改革，維護人民利益，減輕人民憂慮，促進經(jīng)濟發(fā)展和社會穩(wěn)定具有重要而深遠的意義。因此，規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，保證檔案的真實性，完整性和安全性，確保新的社會保險業(yè)務(wù)的順利實施，更好地為被保險個人和社會相關(guān)方服務(wù)，具有越來越重要的意義。

關(guān)鍵詞：社會保障；檔案管理；問題與對策

社會保險檔案是在社會保險經(jīng)營過程中直接形成的各種形式的專業(yè)資料，如文字、圖表、聲音圖像等，具有法律效力和保存利用價值。它是國家檔案資源的重要組成部分，它反映了保險人員在社會保險代理經(jīng)營過程中支付和享受社會保險待遇真實記錄的充分履行。隨著社會保障制度改革的深入，社會保障的范圍越來越廣。如何做好社會保險檔案的管理工作，已成為社會保險部門的一項重要任務(wù)。

1 社會保險檔案管理存在的問題

1）管理人員，特別是基層管理人員稍感缺乏認識，因為檔案數(shù)量很多，而且認為他們是基層工作人員，在發(fā)生錯誤時不易察覺。因此，他不重視工作，對工作的態(tài)度也不好。許多管理者認為，養(yǎng)老保險檔案的管理不能給單位帶來利益，也不能給自己帶來利益，所以工作比較散漫。此外，有些城市和農(nóng)村地區(qū)沒有管理室，因此有些應(yīng)當歸檔的文件不能及時歸檔，管理人員不能立即管理這些文件。由于沒有位置，它們只能任意存儲。有些文件放在潮濕的地方。有些文件沒有防火裝置。這使得檔案管理問題突出以后工作變得越來越困難。

2）檔案管理人員的素質(zhì)偏低。他們?nèi)狈ο到y(tǒng)的專業(yè)知識培訓，缺乏檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代檔案管理技能，檔案管理手段和方法落后，檔案工作質(zhì)量得不到保證。

3）在社會保險檔案管理中，既要采用正規(guī)的管理方法，又要遵守一定的管理規(guī)范。由于我國城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險檔案管理工作剛剛起步，而這種檔案業(yè)馀管理對象不同，因此，在其管理上缺乏規(guī)范，這使得檔案管理領(lǐng)域在時間、管理方法、管理方式等方面都出現(xiàn)了不同程度的差異。養(yǎng)老保險檔案很多，有的檔案需要歸檔，有的檔案需要銷毀，但歸檔后，檔案應(yīng)該放在哪里呢？在哪里毀滅等等是一個需要解決的問題。由于一些文件的相似性很高，為了減少工作量，這些文件可以進行集中管理，但是如何集中管理文件，以及如何最好地管理它們呢？這些問題需要管理者來解決。如果沒有適當?shù)墓ぷ髦刃颍瑳]有規(guī)范的管理，那么養(yǎng)老保險工作就會有很大的困難。

4）手段落后，管理水平低。近年來，隨著城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的全面啟動和業(yè)務(wù)量的逐步增加，一些機構(gòu)實施了檔案的計算機化管理。但是，由于缺乏軟件，硬件和人員的有機整合，有些缺乏相應(yīng)的軟件，有些缺乏專業(yè)人才，從而未能達到理想的性能。

2 加強社會保險檔案管理的措施

1）進一步完善社會保險檔案立法，建立完善的社會保險檔案管理法律法規(guī)體系。雖然中國已經(jīng)建立了一系列的社會保險檔案管理法律法規(guī)，基本上保證了檔案工作有法律依據(jù)和規(guī)則可循，但隨著我國保險種類的增加和養(yǎng)老觀念的轉(zhuǎn)變，根據(jù)新時期社會保險檔案發(fā)展的客觀要求和新時期社會保險檔案發(fā)展的新形勢，應(yīng)及時提出新的問題。完善檔案管理體制，完善社會保險檔案資格管理和檔案工作者培訓制度，加強檔案工作監(jiān)督等內(nèi)容，完善法律責任的具體規(guī)定。

2）強化管理意識，加強社會保險檔案建設(shè)，建立定期監(jiān)督檢查制度。社會保險檔案管理具有很強的政策性和專業(yè)性，從事檔案管理的人員素質(zhì)也很高。增強領(lǐng)導干部和檔案管理人員的管理意識，加強對業(yè)務(wù)人員的檔案法制教育和職業(yè)培訓，嚴格執(zhí)行檔案從業(yè)人員準入制度。建立業(yè)務(wù)精良、責任心強的社會保險檔案管理隊伍，督促本單位負責人依法為本單位檔案工作履行職責，建立定期監(jiān)督檢查制度，建立巡視結(jié)果公示制度，使違法單位和個人及時整改，為促進社會保險檔案管理逐步走上制度化、規(guī)范化和規(guī)范化發(fā)展的軌道。

3）社會保障記錄管理的正確定位。檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始歷史記錄，它產(chǎn)生于國家機構(gòu)、社會組織和個人的社會實踐活動。進入后羈押時代后，公眾對檔案的認識不再僅僅是行政機關(guān)的產(chǎn)物，更多的是一種社會記憶、文化記憶。社會保險檔案是在個人參加社會保險的社會實踐中形成的記錄。它不僅具有證明和借鑒的價值，而且還具有在我國社會保障工作中產(chǎn)生的文化烙印。加強社會保險檔案管理是深化社會保險改革的需要，是社會保險業(yè)務(wù)本身的必然要求，也是記載社會保險事業(yè)的有力憑證。

4）加強社會保險檔案員的專業(yè)培訓。組織社會保險檔案工作者參加職業(yè)培訓，提高他們的政治、職業(yè)和文化素養(yǎng)，培養(yǎng)和造就一大批理想和道德。掌握現(xiàn)代科技知識和現(xiàn)代管理知識的復合型社會保險檔案管理人才，加快社會保險檔案管理過程的現(xiàn)代化，為社會保險檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。

5）建立國家管理的社會保險檔案管理系統(tǒng)。建立全國綜合社會保險檔案管理制度，可為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要基礎(chǔ)。建立統(tǒng)一的電子監(jiān)管系統(tǒng)，將所有紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，促進國家社會保險檔案信息網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的共享，實現(xiàn)社會轉(zhuǎn)移檔案電子轉(zhuǎn)賬與不同類型保險檔案的無縫銜接，簡化程序，也避免漏洞，如“死亡人員仍在領(lǐng)取養(yǎng)老金”；他們還可以提供在線賬戶查詢，養(yǎng)老金預(yù)測和其他服務(wù)。

3 結(jié)束語

城鄉(xiāng)居民的社會保險檔案是保障廣大勞動者“老有所養(yǎng)”的重要福利基礎(chǔ)。養(yǎng)老保險制度是我國社會保障制度的重要組成部分，是構(gòu)建和諧社會的重要手段。因此，需要讓我們關(guān)注和努力提高城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的檔案管理水平。

參考文獻

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