關于應對企業檔案管理工作新變化的幾點思考

韓明秀 劉皖皖

近年來，隨著市場經濟體制的逐步建立和完善，企業檔案管理工作也同樣出現了前所未有的新局面，給新形勢下的檔案管理工作帶來了新的變化。要做好新形勢下的檔案管理工作，更好地服務于企業發展經營建設，就必須要適應這種變化，及時更新觀念，解放思想，與時俱進，把握準時代脈搏，創造性地開展工作，不斷開創檔案管理工作的新局面。

1 新時期企業檔案管理工作的新變化

主要呈現出以下幾個特點：

1）信息量更大。企業要更加全面、更加深入地參與市場競爭，這就需要比以往更多的信息。以我們山東泉興礦業集團為例，以前我們更多涉及的是常規性的檔案管理工作， 但近幾年來，越來越多的非常規性的檔案歸檔令我們檔案管理人員應接不暇，其中包括以前極少接觸到的經濟類的，如擔保、反擔保協議、中外合資經營合同、備忘錄等。由此，我們的檔案工作價值在企業的發展過程中體現的就越來越明顯。因為一個科學的決策取決于信息的量和正確性，檔案是企業信息整體的一個非常重要的部分，企業對檔案的需求比過去更迫切了。

2）規范性更強。隨著現代化企業制度的建立，要求企業檔案工作更加科學規范?，F代企業制度是一個科學的管理制度，企業檔案工作屬于現代企業制度基礎管理的一項內容，也就要求我們檔案工作要適應現代企業制度的建立而規范，這也是隨著企業面向世界、面向國際競爭，把檔案工作帶到了這樣一個環境。

3）數量種類更加繁多。企業活動的范圍逐步擴展，企業產生的檔案種類和數量激增，應該優化企業文件材料的收集范圍。企業活動的范圍逐步擴大，檔案形成的種類和數量也就越來越多。因此，如何優化企業文件材料的收集范圍，使保存的檔案內在質量和數量都能適應企業要求，這是企業檔案工作者需要研究的一個課題。

4）執法依據作用突出。企業的法律事務增多，檔案的憑證依據作用越來越顯著。隨著企業法律事務逐漸增多，檔案的憑證作用也越來越凸現，檔案具有的這一特性是其它文件不可替代的，因此要注意發揮檔案的依據和憑證作用。為此，我們企業專門設立了法制辦公室，聘請了專業律師為每一條合同把關，保證了我們企業在法律訴訟過程中的合法性。該項制度實行以來，為企業產生了可觀的經濟效益。同時，為適應工作需要，檔案管理人員也要同步學習相關法律法規知識，保證信息的對稱理解。

5）信息化同步。隨著企業信息化建設的加速，對企業電子文件的管理提出了一個非常嚴峻的問題。一方面從企業內部管理來講，實行信息化管理有助于消除腐敗，有助于提高效率，有助于增強企業的透明度；另一方面，從企業增強自身競爭能力來講，必須要實行信息化。因此，這些年來，我們在不斷加強企業檔案信息化建設，實現信息化同步。

總的來講，企業檔案工作面臨著前所未有的新問題，加強和改進對檔案管理工作的認識，更新思路，改進方法顯得尤為迫切。

2 加強當前企業檔案工作的幾點思考

1）要及時適應企業改革發展需要，把檔案收集齊全。企業檔案的收集管理是一個老問題，但是老題要有新唱。目前有一些企業對文件材料的收集，基本還是按照過去制定的范圍來歸檔，現在企業的活動范圍不斷擴大，形成的文件種類不斷增加，已經遠遠超過了那個時期的范圍。除了前面說的電子檔案，還有廠務公開、電子商務、合同、商業秘密等方面的文件材料，另外還有關于企業法律事務、信用、擔保、企業上市等方面的檔案。這些檔案都是非常重要的，越是企業出現的新內容的檔案，就越是重要，因為這是企業目前的中心工作產生的。檔案部門要跟上企業改革的步伐，把這些檔案收集保管好。

2）要妥善處理好產權變動過程中企業檔案的管理工作。企業在改革和競爭中經常發生變化，但無論是分離、兼并，還是破產，企業這部分檔案不能沒人管，檔案人員不能撒，企業還有許多文件材料需要妥善管理好以后再撤。特別是隨著企業改革的深入和加入世界貿易組織，給企業帶來的變化是極其深刻的，導致一批企業迅速成長，也導致一批企業頃刻破產。據有關資料顯示，中國的企業壽命平均才7.3年，而民營企業只有不到3年。所以，各類企業面臨的產權變動的形式非常多，如產權重組、人員重組、債務重組、資產重組、結構調整等等，這對產權變化以后的企業檔案如何進行合理的分流、科學的處置提出很高的要求，這是一項政策性很強的工作。特別是我們國有企業，檔案也是國有資產的一部分，要及時與有關部門和人員進行協商，保障檔案工作的同時進行。

3）檔案的現代化要與企業的信息化同步。信息化的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業信息化建設過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識，使檔案現代化與企業信息化有機結合，同步發展。檔案部門要主動宣傳電子文件歸檔的重要性，企業在制定信息建設規劃當中將檔案工作納入進去，檔案部門要參與到企業信息化當中去，要對整個電子文件的形成和管理提出要求，在實踐中邊學邊摸索，逐步把電子文件管理規范起來。這對檔案人員是一個難題。首先要解決紙質檔案與電子文件信息的對稱問題；其次要解決紙質和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門要用專門的設備、專門的部門負責檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。檔案的現代化管理一方面要適應檔案自身的發展，另外也要適應企業信息化建設的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統的記錄和保存方式，企業信息化應用起來可以很瀟灑，實現無紙化辦公，財務、科研、外事等許多部門都進行網上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上去，而是要借助現代化信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，檔案部門不學習不提高，肯定要被淘汰。

4）加大對外投資企業檔案工作的指導力度。目前，企業對外投資建立子公司、孫公司越來越普遍，主體公司一定要加強對這些公司文件資料管理，重要的特別是有法律效力的文件資料，能拿回來的，一定要帶回母公司保存，不能拿回原件的，采用電子備份的方法。此外，由于對外投資企業的高管人員一般由母公司派駐，變換頻繁，易出現管理松散，檔案流失的現象。因此加強對外投資企業的檔案管理工作，對保持工作的連續性很有必要。

5）要注意研究、收集本企業與貿易有關的知識產權檔案資料。企業檔案人員要學習一些相關文件，了解有關情況，把知識產權從檔案管理工作方面完善起來，加強對商業秘密檔案的管理和保護，限制商業秘密的知密范圍，配備必要的現代化技術防范措施，進行嚴格的保密教育，增強檔案人員的保密意識。世界貿易組織對知識產權的界定分為七種，比我國擴大了幾種，包括：①版權；②商標權；③地理標識；④工業設計；⑤專利；⑥集成電路設計；⑦未公開的信息（商業秘密）。商業秘密就是未公開的信息，應具備三個條件：①本身是保密的，內容不能從公共的渠道獲得：②因為具有保密性而產生商業價值，沒有商業價值就不屬于商業秘密；③商業秘密合法擁有人為了保密而采取了合理的措施。商業秘密的外延非常廣，凡是能給企業帶來經濟利益的技術信息、經濟信息、銷售信息等都有可能成為商業秘密，它包括企業機構設置、人事任免、財務分配方案、銷售進貨渠道、技術水平、新技術前景展示等，應該注意保護。

在新的形勢下，檔案管理人員要科學地分析形式，正確的認識問題，牢牢抓住機遇，積極應對挑戰，增強政治責任感和歷史使命感，增強工作的前瞻性和活動性，努力應對變化，不斷開拓創新，不辱使命，開創檔案管理工作的新局面。