關于推行檔案信息電子化管理的思考

韓娜

摘 要：檔案信息電子化，是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。本文對推行檔案信息電子化管理進行了探討分析。

關鍵詞：檔案信息；電子化管理

檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然檔案信息電子化在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，提前做出決策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，同時也為檔案信息打下基礎。隨著計算機和網絡技術的發展和普及，信息電子化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置，對檔案信息電子化建設而言就顯得十分重要。

1 檔案信息電子化的現狀

1）檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這就制約了檔案信息電子化的進程。

2）在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3）標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4）檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5）檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。

2 檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面

1）可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。

2）縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3）檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5）檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

3 檔案信息電子化的作用

所謂檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。

4 檔案信息電子化的應對措施

1）政府要加大支持力度。政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。

2）解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

3）管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

4）提高檔案標準化、規范化水平。檔案標準化、規范化，是推進檔案信息電子化的重要前提和基礎；同時，檔案信息電子化水平的提高能有效促進檔案工作的標準化、規范化，二者是相輔相成，互相促進的。要不斷加強電子檔案的硬件和軟件建設，不斷規范電子檔案的收集、整理、歸檔、利用程序，制定嚴格的管理標準，確保信息的準確性、安全性，不斷提高電子檔案管理水平。

5）人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

5 結束語

總之，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢，當前我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破階段，如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來，是值得我們認真思考的問題.各級檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門要積極行動起來，協同作戰，認真研究檔案信息管理電子化過程中存在的問題，討論并提出系統建設的階段目標、技術路線、標準規范和可實施方案，為全面實現檔案信息處理和管理的現代化貢獻力量。

參考文獻

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