我國高校檔案管理信息化研究

摘 要：隨著大數據時代的到來，信息技術正在悄無聲息地改變著我們的工作方式、生活方式，工作生活朝著更加便捷的方向轉變。近年來，我國高校教育蓬勃發展，各個學校的招生數量也在不斷增加，高校學生數量的增加為高校檔案的工作帶來了更多的任務量，高校檔案管理信息化對檔案管理工作的影響更為顯著。本文立足高校檔案管理工作，深入地分析了當前高校檔案管理信息化建設中存在的問題，并針對這些問題提出了有效的改進策略，希望以此推動高校檔案管理工作再上新臺階。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化；策略

檔案管理工作包括對檔案的收集、存儲、分享等工作，在高校檔案管理工作中引入信息化技術能夠提高檔案管理的效率，促進高校檔案管理工作的不斷發展，從而推動高校的信息化建設。

1 信息化檔案管理的意義

1.1 有利于推動高校的全面發展

高校檔案管理的信息化建設是高校管理工作信息化過程中的一部分，檔案管理的信息化能夠在一定程度上提高高校工作的效率。目前，大部分高校檔案的信息化進程與其要求存在一些差距，促進檔案管理的信息化發展將會推動高校各個職能部門改變效率低下、落后的工作方式，不僅僅是對高校檔案管理工作效率與檔案管理工作質量的提高，也是切實推動高校其他工作的良好推手。

1.2 有利于促進全國高校檔案管理工作的信息化進程

大數據時代，信息的流通速度之快之便捷為管理工作的開展提供了便利，高校檔案管理工作的信息化進程已變得尤為重要，檔案管理的信息化建設有利于促進我國高校檔案信息化管理，從而提高各個高校的信息化水平，提升高校綜合實力，也是推動我國高校檔案管理工作同世界接軌的有益舉措。

1.3 有利于推進全社會的信息化進程

高校作為社會的組成部分，其信息化進程也將影響著整個社會的信息化建設，檔案管理信息化也將影響著社會的信息化，高校檔案管理信息化的推進對全社會的信息化建設有著積極的影響。

2 我國高校檔案管理工作信息化進程中存在的問題

2.1 高校對信息化建設的認識較為匱乏

現階段，我國的高校雖然都在檔案管理中引入了信息化技術，但由于受到傳統的檔案管理工作的影響，有一部分高校對檔案管理的信息化認識尚未不足，不能正確認識信息化對檔案管理的正面影響，對高校檔案管理信息化的建設不足，影響到日常檔案管理工作的開展，不僅影響了現階段的檔案管理工作，也影響著檔案管理工作的進程。

2.2 基礎設施不夠完善

任何工作的開展都需要一定的設施支持，有了一定的設施才能夠更好地開展工作。信息化建設檔案也需要大量的設施支持，不僅需要軟件設施的支持也需要硬件設施的支持。其中，硬件設施部分離不開計算機、局域網以及檔案管理工作所涉及的處理設施，軟件設施則是指檔案管理信息化必不可少的知識與人才。當前，我國有很大一部分高校存在檔案管理設施不夠完善的狀況，表現為硬件設施配置不足以及信息化知識和管理人才的缺失。有一些學校即使硬件設施完善，但由于人才的匱乏導致了資源浪費。

2.3 數字化建設緩慢

檔案的信息化建設進程中較為繁雜的環節是將紙質資料的數字化轉化，由于高校的檔案資料數目龐大，對其的數字化轉化需要一定的時間，并將會消耗大量的人力物力，當前很大一部分高校在信息化建設方面的投資不足，不能夠快速推進檔案資料數字化的進程，導致檔案資料的數字化轉化過程緩慢。

3 高校檔案管理信息化建設的策略

3.1 深入了解建設信息化檔案管理體系的相關內容

為了確保高校檔案管理信息化建設的順利推進，相關部門應提前對信息化建設的內容進行全方位、多角度的把控。一方面，對高校檔案管理體系進行信息化建設能夠給校園管理工作帶來極大的便利，同時能夠促進高校的管理系統向高水平、高質量、現代化的方向發展。另一方面，要對檔案管理信息化建設這項工程進行全方位地跟進和深入化地了解，在對推動信息化檔案體系建設所需的技術原理、基礎設備、發展流程進行準確定位的基礎上，積極引入高水平、專業化人才，并定期組織相關部門人員開展項目跟進研討會議，以確保項目的順利落實。同時校方要對信息化檔案管理體系的建設進行實時地監督，在保障項目完成質量和運行效率的同時，更好地服務于全校師生。

3.2 加大技術與資金的投入力度

在進行檔案管理信息化建設的過程中，高校需要投入大量的人力、物力、財力，及時對相關硬件設施進行更新和完善，如擴大檔案數據服務系統內存，升級數據庫、購進電子掃描儀等專業化設備。此外，隨著近年來電子信息技術的不斷發展，高校應與時俱進，引入最前沿的高新科技，如云計算，大數據分析等，為檔案管理體系的信息化建設提供技術支持。云計算是一種新興的存儲概念，其存儲力極強，性價比較高，操作靈活、便利，再結合大數據庫的分析計算，可以在短時間內完成對師生檔案信息的分類和整理。

3.3 推動高校檔案館藏數字化建設

對檔案館藏進行數字化建設是發展信息化檔案管理體系的切入點，在此基礎上，高校應盡快轉變原有的管理理念，大力推進現代化數字媒體技術與檔案館藏的管理技術緊密結合，發展新的管理策略，創建更加便利的查詢模式，并在全校范圍內推廣和宣傳數字化檔案庫的使用方法。在建設過程中，一些重要的環節需要及時地調整，首先，引入新技術后，各類檔案資料應在原有基礎上進行豐富和完善，以便師生第一時間獲取更加全面的信息；其次，學校應繼續加大資金和技術的投入力度，推動高校信息化項目的建設進行到底，并確保對建成的檔案管理體系進行及時地維護和更新。

3.4 重視并擴充信息化人才

高校檔案管理信息化建設工作涉及到許多現代高新技術，這就要求相關管理人員對數字媒體技術有足夠深入的了解，并且能熟練掌握計算機操作技術。但事實上，高校檔案管理部門的從業人員中，同時具備專業化的管理能力和高水平的信息操作能力的人才少之又少。因此，要適應大數據化時代的發展，更好地建設信息化檔案管理體系，檔案管理者就必須進一步提高自身的專業素質和對高新技術的應用控制能力。因此，高校要想更好地適應信息化的社會，就必須重視對電子信息方面人才的培養和引入。并且在高校進行檔案管理體系信息化建設時，相關工作人員除了需要在管理方面具備扎實的基礎知識外，更重要的是在實踐方面擁有較強的學習能力和應用能力。針對這種情況，高校應及時召集檔案管理人員定期開展計算機專項技術培訓活動，以確保工作人員的應用能力和服務水平及時得到提高。

4 結語

在大數據時代，各大高校的檔案管理部門應及時引入最前沿的計算機技術，對全校師生的檔案進行數據化管理和信息化建設。在檔案庫革新的過程中，相關技術人員要盡量避免數字信息方面知識匱乏、數字化建設進程緩慢和基礎信息建設缺乏統一標準等問題，高校也應加大信息化建設方面人力、物力、財力的投入，并及時開展對管理人員的專項培訓，以便數字化檔案系統更好地促進學校的發展。

參考文獻

[1]鄭彩云，向少華.基于大數據的高校檔案管理信息化建設探討[J].開封教育學院學報，2016，36（8）：215-216.

[2]施秀平.高校學籍檔案信息化建設的思考[J].武夷學院學報，2017，36（8）：86-89.

作者簡介

呂媛媛（1980-），女，漢族，山東萊陽人，畢業于黃岡師范學院音樂學專業，現就職于齊魯師范學院，從事學校管理及教學工作。