新形勢下呼和浩特鐵路局檔案管理的創新

呂美齡

摘 要：鐵路系統的檔案管理十分繁雜，涉及到了多個方面，特別是當前的鐵路系統更加完善和現代化，因此相應的檔案管理可需要進一步改革，進行管理的創新。基于此，本文以呼和浩特鐵路局為例，分析檔案管理的創新辦法，希望可以給鐵路部門的檔案管理優化提供一定的方向。

關鍵詞：鐵路局；檔案管理；創新

黨的十九大開啟了新時代中國特色社會主義新征程，習近平總書記提出創新才能發展地更遠更強的理念。檔案事業作為黨和國家事業不可或缺的重要組成部分，記錄著我們經過的、沒經過的方方面面，是歷史的真實反映。檔案還有一個重要的作用就是服務社會、服務人民群眾。隨著社會發展、科技進步，檔案工作也面臨著前所未有的挑戰和考驗，一方面是如何在新的安全形勢下，更好的利用我們所管的檔案資源，更快更好的提供給廣大職工，解決他們所急所需，直到他們滿意為止。另一方面是如何做到全面、系統、完整、準確的記錄呼和浩特鐵路局發展的歷程。作為呼鐵局檔案管理者，我們必須有高度的責任感和使命感，從思想創新、管理創新、服務創新、知識創新等方面來完成這項工作，讓呼鐵局的檔案事業更加法制化、規范化、信息化。

1 在思想意識方面的創新

合格的檔案管理工作者，應當有創新意識，敢于突破舊得傳統觀點，在工作中具有變通性和獨創性，打破以往按部就班，循規蹈矩，不敢越雷池半步的習慣思想，工作上以辯證的觀點，不對過去的經驗做法全部照搬，也不全部按既定的條條框框辦事，改革創新就要敢于承擔風險，在工作實踐中勇于創新，大膽創新。如在信息化方面，我們與文書科的電子公文系統對接，實現公文電子化辦理，無紙化存儲，并與其他各科室聯和協作，從局域網上查找各科所需文件，極大方便文書檔案的歸檔和利用，但這也存在權威性、泄密等安全隱患，可是我們要想辦法攻克問題，而不是固守不前，依然用50年代的文書檔案管理辦法歸檔。檔案部門和檔案工作者要充分認識到只有創新才是檔案事業蓬勃發展的動力來源。

2 在檔案管理方面的創新

一是為適應新形勢，鐵路局針對各類檔案，從新制定或正在制定各類檔案的管理辦法，優化其工作流程。把在實踐中有利于破解難題，推動工作的一系列工作舉措以制度辦法的形式固定下來。如：我們因為過去文書檔案收集范圍較窄，好多需要查找的文件在源頭上就沒有歸檔，或保管期限較短，查找時發現已經銷毀的現象，所以于2018年新制定了《呼和浩特鐵路局文書檔案歸檔范圍和保管期限表》、《呼和浩特鐵路局文書檔案歸檔標準》。因近幾年呼鐵局管內基礎建設項目的增加，科技檔案之前的管理辦法已不適應現在的國家標準《建設項目檔案管理辦法》，我們去年重新修訂了《呼和浩特鐵路局科技檔案管理辦法》。會計檔案方面，也存在憑證保管期限較短的現象，其中主要是反映在退休職工為社保、房產、獨生子女費、公積金貸款等事項來查找工資單時，可是之前年度的憑證已按照保管期限15年的要求銷毀了，國家財政部聯和國家檔案局于2015年發布了《會計檔案管理辦法》，我們鐵路局也同時廢止了之前《呼和浩特鐵路局會計檔案執行標準》，以鐵路總公司下發的《鐵路會計基礎工作規范及相關法規》為標準，結合呼鐵局自身實際，制定了自己的會計檔案管理辦法，于2016年1月1日開始執行。在檔案統計方面，鐵路總公司于2016年更改了統計報表的形式，我們也按新的統計要求，從新制定了統計辦法，創新表格的邏輯運算，使基層單位更方便、快捷、準確的完成統計工作。還有在聲像和照片檔案方面，因為現在的照片和錄像大都保存為電子的，我們館近幾年也很少收集到實物的照片和錄像，但在電子照片和錄像方面，也沒出臺過具體的收集、整理、歸檔辦法，所以就很少有單位主動來交這些檔案，我們館也只是從局域網上下載一部分電子照片，這遠遠不能夠體現近幾年呼鐵局快速發展的歷史狀況，所以今年我們的主要任務是將照片、聲像、實物檔案管理辦法盡快出臺，以適應鐵路局新的形勢、新的需求。

二是在檔案館的軟硬設施建設方面，為適應館藏量的不斷增加，我們將之前手搖的機械的密集架更換為電子化的自能密集架，和它配套有智能的溫度、濕度控制、自動消毒、水災、火災報警、視頻監控等功能，極大的增加了館藏的容納量和檔案的安全保管。館內為將智能密集架的功能發揮到最大，我們將之前各類檔案的手工目錄逐步錄為電子版的目錄，實現檔案管理員用手機遙控，直接開架，要查找的那卷檔案所在位置會亮燈，這樣就很方便快速的找到所需要的檔案。還有我們將館藏的珍貴的民國時期120卷地畝檔案復印副本，精心粘貼保護，調閱時只能出示復印件，除非是法庭上必須出示原件情況下，才能拿出原件。我館正在研究電子化檔案系統，將各部門、各類檔案從系統中直接實現收集、整理、移交、編目、鑒定、統計等工作，突破傳統的手工操作，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化和檔案信息資源共享。

3 在提供利用服務方面的創新

檔案工作的服務性是檔案工作賴以存在和發展的基本因素，隨著檔案資源的發展，服務創新就是要不斷擴大和延伸檔案服務范圍、內容和方式。改變之前我們是等著職工上門來查檔，只能憑介紹信查檔的單一方式，有什么就給你查什么，沒有查著也不是我們造成的原因等等現象，首先是加強我館專業檔案、特色檔案的收集工作，擴大館藏量，以適應職工的調檔需求，其次是在鐵路局全面深化改革過程中，新設、轉隸、撤銷單位為的檔案都盡快收集到我館，不使之散失。現在的工作重點是加大新列入檔案館收集范圍單位的檔案以及電子檔案收集力度。總之，我們是以高度關注職工群眾的需求，在工作中補齊短板，分析總結職工群眾以哪方面的需求最多，然后將這方面檔案做到查缺補漏、單獨存放，做好目錄等工作，來提高利用率。

利用方式還有：可將解密的檔案放在共享平臺，職工可憑權限直接利用局域網在線查找所需資料，還可利用鐵路局歷史檔案文化與現代聲像技術結合，打造大型專題展覽廳，最終達到對新入路的職工來說，檔案館就是他們了解鐵路的過去、現在、將來的窗口，來吸引更多的職工群眾到檔案館找到他們心中需求，這里將變成為他們精神的家園，利用豐富的館藏資源將我館建成呼鐵局知識與信息的集散地。

4 在人才知識方面的創新

一是形成合理的檔案管理人才格局，目前我們檔案館為適應檔案信息化、科技化，招聘懂信息技術的人員一名，編制修史的專家一名，懂項目建設工作人員一名，來充實檔案館的人才隊伍。

二是檔案管理人才的能力不斷提升，現在檔案館在職十名工作人員都具有高等教育的學歷，檔案專業副研究館員1人，館員9名。我們每年都要參加自治區、鐵路總公司的繼續教育和各類檔案專業的專門培訓，檔案專業交叉性和應用性較強，所以我們采取輪崗制，使每個人成為檔案專業的全能人才。新形勢下，檔案工作者要善于從檔案工作實踐中，探索研究檔案管理活動規律，堅持優化知識結構，提高檔案業務技能和服務能力，應用檔案新知識、新理論和新技術創造能力，引領檔案的創新和發展，使每個檔案工作者都能成為適應、符合時代要求的專業人才。

在新時代、新形勢下，我們呼鐵局檔案工作者要有再創新篇、走在全路檔案事業的前列的精神，用實實在在的檔案資源服務新時代呼鐵局及更廣范圍的職工群眾對檔案的需求，開發出生動鮮活的檔案文化產品，增強廣大職工群眾的獲得感與滿意感，為實現文化自強續寫新時代檔案事業發展新篇。

參考文獻

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