信息化時(shí)代科技檔案管理的創(chuàng)新研究

孟海燕

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的日益發(fā)展，科技檔案管理也逐步走向了網(wǎng)絡(luò)化和信息化。在新的形勢(shì)下，科技檔案的管理工作也需要緊跟時(shí)代的發(fā)展，改變傳統(tǒng)科技檔案管理模式，從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到科技檔案管理的重要意義，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)剖析檔案管理目前存在的問題，在此基礎(chǔ)上結(jié)合信息化手段探討切實(shí)可行的科技檔案管理新方法。

關(guān)鍵詞：科技檔案；檔案管理；創(chuàng)新研究；信息化

檔案作為一種歷史紀(jì)錄，既是信息的一種傳播和保存形式，又是記錄信息的基本載體。科技檔案又被成為科學(xué)技術(shù)檔案，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)活動(dòng)、基本建設(shè)以及各種其他形式活動(dòng)中記錄并保存下來的文字、圖表、音頻、視頻以及各類證書等具有科學(xué)技術(shù)參考價(jià)值的文件材料。科技檔案因其本身的特殊性、參考性而具有巨大的價(jià)值。隨著信息化的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為管理科技檔案提高了極大的便利性，提高了科技檔案管理的工作效率，提高了檔案作為參考材料的利用率，極大的節(jié)省了人力和物力。對(duì)于信息化科技檔案管理工作我們應(yīng)該如何結(jié)合具體實(shí)踐進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，是目前科技檔案管理工作的重點(diǎn)。

1 信息化管理科技檔案的意義

1.1 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，科技檔案管理工作科學(xué)化、信息化

網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用使信息化在各個(gè)領(lǐng)域迅速開展起來，科技管理領(lǐng)域也不例外，科技檔案管理的信息化體現(xiàn)在科技檔案的種類雖然日益繁多，但保存的方式反而更加的簡(jiǎn)單科學(xué)，紙質(zhì)版的設(shè)計(jì)圖經(jīng)過掃描形成電子版檔案，不用擔(dān)心由于長(zhǎng)時(shí)間的放置使檔案損壞；占地面積較大的模型檔案也可以通過建模的方式進(jìn)行信息化保存，省去的空間占用的煩惱。

1.2 節(jié)省人力成本，科技檔案管理工作高效化

科技檔案因其特殊的參考價(jià)值和記錄價(jià)值不能簡(jiǎn)單的進(jìn)行整理封存，這就需要檔案管理人員耗費(fèi)巨大的心血去整理、歸類，并根據(jù)其使用價(jià)值、使用頻率進(jìn)行安排所處的位置。還需要對(duì)檔案進(jìn)行定期維護(hù)以確保檔案的安全。對(duì)科技檔案進(jìn)行信息化處理，進(jìn)行掃描歸檔到電子檔案庫，根據(jù)掃描分類存儲(chǔ)，極大的解放了工作人員的勞動(dòng)力。在保存上，也不必再擔(dān)心檔案的破損，不需要對(duì)其進(jìn)行大規(guī)模的定期維護(hù)。

2 科技檔案管理信息化中存在的問題

2.1 科技檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不足

科技檔案管理的信息化是區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理方式，由于管理方式的概念和內(nèi)容都比較新穎，目前從事檔案管理的工作人員在檔案的信息化上的認(rèn)識(shí)不夠全面，甚至一些工作人員由于自身文化水平和年齡等的限制，對(duì)信息化管理科技檔案產(chǎn)生抵觸情緒，認(rèn)為科技檔案信息化管理是麻煩的，是無用的。這類思想使得科技檔案管理信息化推行艱難，更無法推進(jìn)科技檔案管理的創(chuàng)新。

2.2 科技檔案信息化管理的設(shè)備落后

科技檔案管理走上信息化道路離不開軟硬件的支持，目前各個(gè)單位對(duì)于科技檔案管理的軟硬件配備大多都為網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)加檔案管理軟件系統(tǒng)，雖然在很大程度上可以完成檔案的歸檔，實(shí)際上并沒有充分利用好檔案管理系統(tǒng)，在對(duì)于科技檔案管理上具體的分類歸檔模糊，數(shù)據(jù)庫的規(guī)模也十分有限，缺乏整體性，類型單一，標(biāo)準(zhǔn)化程度低。科技檔案管理信息化的設(shè)備不僅僅是計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用，系統(tǒng)的使用和數(shù)據(jù)庫的不斷豐富和完善是科技檔案管理信息化邁向創(chuàng)新的關(guān)鍵。系統(tǒng)的使用率低，內(nèi)容單一化無法支持科技檔案信息化的創(chuàng)

新[1]。

2.3 科技檔案信息化管理的制度不健全

科技檔案不同于普通檔案，科技檔案中往往涉及到關(guān)鍵技術(shù)，更加需要完善的規(guī)則制度嚴(yán)格管理。而實(shí)際的科技檔案管理中往往缺乏完備的規(guī)章制度，存在這一現(xiàn)象的源頭在于科技檔案管理方面立法還不夠健全，使得科技檔案管理規(guī)則制度的建立無據(jù)可依，導(dǎo)致科技檔案管理信息化工作沒有強(qiáng)有力的支撐。

3 科技檔案管理信息化的創(chuàng)新策略

3.1 增強(qiáng)科技檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新，是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，也是一個(gè)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的強(qiáng)力引擎。正如習(xí)近平總書記所說：“抓創(chuàng)新就是抓發(fā)展，謀創(chuàng)新就是謀未來。”開展科技檔案管理創(chuàng)新工作，首先就要在思想意識(shí)上更新觀念。自上而下首先要更新的就是管理層對(duì)科技檔案管理信息化的觀念，由管理者去帶動(dòng)檔案管理工作者對(duì)于科技檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)。其次，將思想意識(shí)落實(shí)到實(shí)際工作中，定期舉辦各類檔案管理創(chuàng)新競(jìng)賽、講座和分享活動(dòng)進(jìn)行互相學(xué)習(xí)，促進(jìn)科技檔案管理人員對(duì)科技檔案管理信息化的重視[2]。再次，進(jìn)一步推進(jìn)創(chuàng)新的方法就是全員參與，將信息化科技檔案管理納入全員日常考核，全員樹立科技檔案管理信息化的創(chuàng)新意識(shí)。

3.2 建立健全科技檔案管理規(guī)章制度

為了建立健全科技檔案管理規(guī)章制度，應(yīng)該從以下三個(gè)方面入手：第一，在制定制度之前充分了解科技檔案管理的相關(guān)要求，再制定專業(yè)化合理化的檔案管理制定；第二，將科技檔案管理工作落實(shí)到具體的崗位，實(shí)現(xiàn)崗位職責(zé)明確；第三，完善科技檔案管理日常考核制度，將科技檔案管理創(chuàng)新落實(shí)到具體的工作任務(wù)當(dāng)中[3]。

3.3 創(chuàng)新科技檔案管理方法

管理方法的創(chuàng)新是科技檔案管理的重要內(nèi)容。傳統(tǒng)的管理方法對(duì)科技檔案只是以保存維護(hù)為目的的基礎(chǔ)管理，易破損且耗費(fèi)巨大的人工成本。因此，為了改革科技檔案管理的弊端，更加需要信息化手段對(duì)科技檔案管理進(jìn)行改革，將紙質(zhì)檔案電子化，使科技檔案管理進(jìn)入無紙化。建立規(guī)范完整的分類體系，將科技檔案管理趨于規(guī)范化合理化。利用大數(shù)據(jù)分析科技檔案使用情況，將科技檔案參考功能最大化，將參考價(jià)值較大的科技檔案置于方便易于找取的位置等[4]。

3.4 重視科技檔案管理人員的培養(yǎng)

科技檔案管理要完成信息化創(chuàng)新必須培養(yǎng)檔案管理工作者的專業(yè)意識(shí)和專業(yè)能力，尤其是能力方面能夠適應(yīng)信息化管理。信息化的科技檔案管理雖然降低了使用者的查找使用難度，但實(shí)際上對(duì)科技檔案管理者的要求提高了。管理者不但要能適應(yīng)新技術(shù)的使用，更要規(guī)范的運(yùn)用到科技檔案管理的每一個(gè)步驟當(dāng)中。這顯然需要對(duì)科技檔案管理者進(jìn)行及時(shí)的前沿的科技檔案管理技術(shù)培訓(xùn)。

4 結(jié)束語

綜上所述，科技檔案是科技信息記錄的重要載體，也是科技工作參考的重要依據(jù)，依托信息化手段對(duì)科技檔案進(jìn)行管理創(chuàng)新，提高科技檔案管理的工作效率，使用參考效率，從而推動(dòng)科技檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]鐘利文.信息化時(shí)代科技檔案管理的創(chuàng)新研究[J].今日科技，2018，No.462（05）：63-64.

[2]李文龍.關(guān)于信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新探討[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017（17）：295-295.

[3]董栗彤，董丁碩.信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].中國(guó)管理信息化，2018，v.21；No.378（12）：186-187.

[4]任思忞.信息化時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新及發(fā)展探討[J].人力資源管理，2017（7）：332-333.