信息化時代科技檔案管理的創新研究

孟海燕

摘 要：隨著互聯網科技的日益發展，科技檔案管理也逐步走向了網絡化和信息化。在新的形勢下，科技檔案的管理工作也需要緊跟時代的發展，改變傳統科技檔案管理模式，從意識上認識到科技檔案管理的重要意義，從現實出發剖析檔案管理目前存在的問題，在此基礎上結合信息化手段探討切實可行的科技檔案管理新方法。

關鍵詞：科技檔案；檔案管理；創新研究；信息化

檔案作為一種歷史紀錄，既是信息的一種傳播和保存形式，又是記錄信息的基本載體。科技檔案又被成為科學技術檔案，是在自然科學研究、生產活動、基本建設以及各種其他形式活動中記錄并保存下來的文字、圖表、音頻、視頻以及各類證書等具有科學技術參考價值的文件材料。科技檔案因其本身的特殊性、參考性而具有巨大的價值。隨著信息化的不斷發展，計算機技術和網絡技術為管理科技檔案提高了極大的便利性，提高了科技檔案管理的工作效率，提高了檔案作為參考材料的利用率，極大的節省了人力和物力。對于信息化科技檔案管理工作我們應該如何結合具體實踐進行創新發展，是目前科技檔案管理工作的重點。

1 信息化管理科技檔案的意義

1.1 順應時代發展，科技檔案管理工作科學化、信息化

網絡和計算機的應用使信息化在各個領域迅速開展起來，科技管理領域也不例外，科技檔案管理的信息化體現在科技檔案的種類雖然日益繁多，但保存的方式反而更加的簡單科學，紙質版的設計圖經過掃描形成電子版檔案，不用擔心由于長時間的放置使檔案損壞；占地面積較大的模型檔案也可以通過建模的方式進行信息化保存，省去的空間占用的煩惱。

1.2 節省人力成本，科技檔案管理工作高效化

科技檔案因其特殊的參考價值和記錄價值不能簡單的進行整理封存，這就需要檔案管理人員耗費巨大的心血去整理、歸類，并根據其使用價值、使用頻率進行安排所處的位置。還需要對檔案進行定期維護以確保檔案的安全。對科技檔案進行信息化處理，進行掃描歸檔到電子檔案庫，根據掃描分類存儲，極大的解放了工作人員的勞動力。在保存上，也不必再擔心檔案的破損，不需要對其進行大規模的定期維護。

2 科技檔案管理信息化中存在的問題

2.1 科技檔案信息化管理的認識不足

科技檔案管理的信息化是區別于傳統的檔案管理方式，由于管理方式的概念和內容都比較新穎，目前從事檔案管理的工作人員在檔案的信息化上的認識不夠全面，甚至一些工作人員由于自身文化水平和年齡等的限制，對信息化管理科技檔案產生抵觸情緒，認為科技檔案信息化管理是麻煩的，是無用的。這類思想使得科技檔案管理信息化推行艱難，更無法推進科技檔案管理的創新。

2.2 科技檔案信息化管理的設備落后

科技檔案管理走上信息化道路離不開軟硬件的支持，目前各個單位對于科技檔案管理的軟硬件配備大多都為網絡、計算機加檔案管理軟件系統，雖然在很大程度上可以完成檔案的歸檔，實際上并沒有充分利用好檔案管理系統，在對于科技檔案管理上具體的分類歸檔模糊，數據庫的規模也十分有限，缺乏整體性，類型單一，標準化程度低。科技檔案管理信息化的設備不僅僅是計算機設備的使用，系統的使用和數據庫的不斷豐富和完善是科技檔案管理信息化邁向創新的關鍵。系統的使用率低，內容單一化無法支持科技檔案信息化的創

新[1]。

2.3 科技檔案信息化管理的制度不健全

科技檔案不同于普通檔案，科技檔案中往往涉及到關鍵技術，更加需要完善的規則制度嚴格管理。而實際的科技檔案管理中往往缺乏完備的規章制度，存在這一現象的源頭在于科技檔案管理方面立法還不夠健全，使得科技檔案管理規則制度的建立無據可依，導致科技檔案管理信息化工作沒有強有力的支撐。

3 科技檔案管理信息化的創新策略

3.1 增強科技檔案管理的創新意識

創新，是一個民族進步的靈魂，是國家興旺發達的不竭動力，也是一個地方經濟社會發展的強力引擎。正如習近平總書記所說：“抓創新就是抓發展，謀創新就是謀未來。”開展科技檔案管理創新工作，首先就要在思想意識上更新觀念。自上而下首先要更新的就是管理層對科技檔案管理信息化的觀念，由管理者去帶動檔案管理工作者對于科技檔案管理信息化的認識。其次，將思想意識落實到實際工作中，定期舉辦各類檔案管理創新競賽、講座和分享活動進行互相學習，促進科技檔案管理人員對科技檔案管理信息化的重視[2]。再次，進一步推進創新的方法就是全員參與，將信息化科技檔案管理納入全員日常考核，全員樹立科技檔案管理信息化的創新意識。

3.2 建立健全科技檔案管理規章制度

為了建立健全科技檔案管理規章制度，應該從以下三個方面入手：第一，在制定制度之前充分了解科技檔案管理的相關要求，再制定專業化合理化的檔案管理制定；第二，將科技檔案管理工作落實到具體的崗位，實現崗位職責明確；第三，完善科技檔案管理日常考核制度，將科技檔案管理創新落實到具體的工作任務當中[3]。

3.3 創新科技檔案管理方法

管理方法的創新是科技檔案管理的重要內容。傳統的管理方法對科技檔案只是以保存維護為目的的基礎管理，易破損且耗費巨大的人工成本。因此，為了改革科技檔案管理的弊端，更加需要信息化手段對科技檔案管理進行改革，將紙質檔案電子化，使科技檔案管理進入無紙化。建立規范完整的分類體系，將科技檔案管理趨于規范化合理化。利用大數據分析科技檔案使用情況，將科技檔案參考功能最大化，將參考價值較大的科技檔案置于方便易于找取的位置等[4]。

3.4 重視科技檔案管理人員的培養

科技檔案管理要完成信息化創新必須培養檔案管理工作者的專業意識和專業能力，尤其是能力方面能夠適應信息化管理。信息化的科技檔案管理雖然降低了使用者的查找使用難度，但實際上對科技檔案管理者的要求提高了。管理者不但要能適應新技術的使用，更要規范的運用到科技檔案管理的每一個步驟當中。這顯然需要對科技檔案管理者進行及時的前沿的科技檔案管理技術培訓。

4 結束語

綜上所述，科技檔案是科技信息記錄的重要載體，也是科技工作參考的重要依據，依托信息化手段對科技檔案進行管理創新，提高科技檔案管理的工作效率，使用參考效率，從而推動科技檔案管理信息化的進一步發展。

參考文獻

[1]鐘利文.信息化時代科技檔案管理的創新研究[J].今日科技，2018，No.462（05）：63-64.

[2]李文龍.關于信息化時代檔案管理的創新探討[J].科學技術創新，2017（17）：295-295.

[3]董栗彤，董丁碩.信息時代檔案管理工作的創新研究[J].中國管理信息化，2018，v.21；No.378（12）：186-187.

[4]任思忞.信息化時代下檔案管理創新及發展探討[J].人力資源管理，2017（7）：332-333.