簡析基層醫院文書檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

郭滔

摘 要：在基層醫院的發展歷程中，重視對文書檔案的加強管理，是主要的工作內容之一。我們能夠從文書檔案的管理工作中，對醫院的行政管理、黨務公開等情況詳細的了解。基層醫院的文書檔案管理，主要是對一些醫院發展過程中發生的重大活動和重大事件等進行記錄管理，一般都是由醫院辦公室開展此項工作。對于文書檔案管理的方式，通常都是以文字進行記錄，相片、音像制品等進行陪襯，對詳細的信息進行檔案的記錄，最后由專業的人員進行統一的管理。在現代化醫院的改革發展中，給基層醫院的文書檔案管理工作帶來了一定的難度，要求越來越高，要針對具體的情況采取合理的措施，從而能夠為基層醫院的發展起到促進的作用。

關鍵詞：基層醫院；文書；檔案管理員；檔案管理工作；措施

近年來，隨著我國經濟社會的不斷發展，給基層醫院文書檔案管理工作帶來了一定的難度，對基層醫院的發展來說，既是一次全新的挑戰，又是一次創新發展的機遇，為此，基層醫院要抓住時機，對基層醫院的文書檔案加強管理。在計算機技術的高速發展中，給文書檔案管理工作帶來了沖擊，對此，要對基層醫院的文書檔案管理工作進行規范化，要求基層檔案管理人員在書寫與管理的過程中都嚴格地進行，提高檔案管理人員的管理素質，以便能夠采取科學的方法對檔案管理工作過程中出現的問題進行及時、有效的解決，從而真正加強基層醫院的文書檔案管理。

1 基層醫院文書檔案管理工作開展的主要基礎

在基礎類型上主要分為兩種，一種是成本級組織，另一種是上級組織，都是基層醫院文書檔案管理工作開展的主要基礎。因此，在實際的管理工作中，要把具體的工作內容與工作職責進行明確的劃分落實到個人的身上，要求所有人本著認真復雜的態度加強對文書檔案的管理[1]。文書檔案的基礎條件中還包括檔案格式、公文種類和處理程序等，在對基層文書檔案進行管理的過程中，需要針對文件的種類進行劃分，按照規范性的操作程序進行檔案管理，能夠把文書與檔案進行統一管理，確保基層醫院檔案管理工作的發展具有協調性，使整體的工作效率得到全面的提升。

2 基層醫院文書檔案管理具有的價值

對文書檔案工作加強管理，能夠為醫院的發展起到促進的作用，在實際的發展過程中，培養并提高基層醫院文書檔案管理人員的意識與綜合素質，讓他們能夠對此項工作具有高度的重視和責任心，能有效促進基層醫院文書檔案管理工作的發展[2]。

1）科學依據。在基層醫院的發展過程中，開展文書檔案管理工作，不僅是對歷史發展進行的記錄，而且能夠在未來的發展中，為其提供科學的依據。當需求者對資料進行查詢時，可以對歷史的發展有了詳細的了解，對文書檔案加強管理，在基層醫院的發展中具有重要的作用與價值。

2）提供參考性。加強對文書檔案的管理，能夠為基層醫院的實踐工作進行規范性的指導，并且能夠為相關人員在工作中提供了參考性[3]。在實踐的管理工作中，能夠讓文書檔案管理人員進行嚴格的操作，對具體的管理內容進行了明確，能夠及時地對檔案信息進行跟蹤記錄，確保文書檔案的實效性與科學性。

3 加強基層醫院文書檔案管理員的管理工作采取的措施

1）建設專業的管理隊伍。在科學技術的不斷發展中，基層醫院的文書檔案管理工作對其發展的方向進行了轉換，逐漸地向科學化的方向進行持續的發展。但是雖然進行了科學化的管理，還是需要檔案管理工作的操作。因此，要對檔案管理人員進行統一的培訓與管理，對檔案管理人員的專業能力與綜合素質進行提升，提高管理水平，建設專業的管理隊伍。在對人才招聘時，應要有嚴格的門檻和要求，只有符合條件的人員才能進入到培訓中，使管理隊伍逐漸地壯大，并且具有極強的專業管理能力。

此外，相關領導人員要給予大力的支持與幫助，當檔案管理人員遇到了困難時，能夠及時地給予幫助解決，讓檔案管理工作得以順利、高效、可持續開展[4]。同時，應建立完善的管理制度，要求檔案管理人員在工作中能夠嚴格地按照制度進行操作與管理，使基層醫院的文書檔案管理工作穩定地發展。加強對檔案管理人員的教育，以具體的工作內容具有針對性地進行，采用先進的技術對檔案管理人員的專業技能進行提升。

2）培養檔案管理人員的創新能力。基層醫院文書檔案管理工作，是一項枯燥乏味的工作，長期日復一日地重復做一件工作，會使檔案管理人員的工作熱情受到影響，最后導致了工作效率不佳。因此，需要對文書檔案管理工作的管理方法進行創新，對檔案管理人員的創新能力進行培養，讓檔案管理工作人員能夠對文書檔案管理產生興趣，能夠在管理工作中認真則負責，有利于基層醫院文書檔案管理工作的開展與實施。基層醫院的檔案管理工作，需要檔案管理人員能夠對醫院的發展有詳細的了解，能夠結合自身的發展情況，對檔案管理工作的方式進行調整，能夠與時俱進，在醫院的發展與競爭中能夠占有足夠的優勢，對檔案管理進行鞏固與創新，能夠被社會所認

可[5]。所以，在基層醫院的發展中，加強檔案管理工作，主要的影響因素就是檔案管理人員，能夠結合各項影響因素進行綜合性的考慮，推動我國的經濟建設的發展。

3）優化檔案管理模式。在現代社會的發展中，文書檔案管理已經逐漸被計算機管理所代替，在檔案管理過程中，可以根據具體的內容需求，在檔案的目錄上進行檢索，既簡單又方便，但是需要專業的管理人員，對計算機技術有充分的了解與掌握，能夠把計算機技術的優勢最大程度地發揮出來，優化了文書檔案管理模式[6]。例如：在以往的檔案管理過程中，一般都是對檔案進行編號管理，而利用計算機技術，已經把檔案編號逐漸地發展成為條形碼，不僅為檔案的安全性提供了保障，而且更加方便查閱與使用。

目前，大多數的基層醫院對文書檔案的管理已經用計算機技術來完成，實現了現代化的管理，能夠利用計算機技術，方便快捷開展文書檔案的歸檔、錄入、檢索、使用等工作，使整體的檔案管理工作提高了效率，在新時期的發展中，也提高了檔案管理的水平。

4）完善管理機制。對于基層醫院文書檔案管理工作，相關部門也加強了管理力度，能夠對檔案管理工作的方法進行創新，能夠對檔案管理人員明確工作態度，避免不良風氣。要針對崗位的具體要求，對檔案管理人員進行合理的選擇，執行科學的管理制度，在發展中進行不斷的完善，能夠讓檔案管理人員以飽滿的工作熱情提高服務質量。此外，還要針對晉升、獎勵和懲罰建立相關制度，能夠在內部的發展中對人員進行一定的鼓勵和約束，具有危機意識，才能夠對自身的綜合能力進行提高，激勵了員工創新發展，促進了檔案管理的發展。

4 結語

綜上所述，在基層醫院的文書檔案管理工作中，要對檔案管理的模式進行優化與創新，加強檔案管理工作的管理力度，對人員的專業能力與綜合素質進行全面的培養與提升，把具有的工作內容與工作職責進行明確的劃分，讓檔案管理人員能夠在工作中認真負責，能夠對文書檔案實現現代化的管理，從而使基層醫院文書檔案管理工作持續穩定的發展。

參考文獻

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