高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設

畢曉琛

摘 要：目前我國已經高度重視教育，把教育作為我國一大發展重點，努力成為一個教育強國。學生的數量也日益增多，檔案的數量也逐年增加，檔案管理工作已然成為一大難題，而且很多高校隊檔案管理工作不夠重視，檔案信息數字化網絡化建設嚴重受阻，很大程度的影響了檔案管理信息化工作的進一步提升。本文就目前高校檔案管理的現狀以及加大檔案管理工作建設的重要性進行了研究，并分析了相關的問題，從而提出了有效的解決措施，希望能夠給高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設帶來一定的幫助。

關鍵詞：檔案信息；數字化；網絡化

如今信息時代的來臨，各大高校的檔案管理模式也應該發生更大的改變，從一槍的紙質檔案儲存改為現在符合科技的數字化網絡化。當前高校的檔案管理現狀仍舊處于紙質化狀態，想要改變，還需要做出更多的努力，從而構建檔案數字化與網絡化平臺，以促進檔案工作的進一步提高，利于檔案管理更加的高校快捷。

1 高校檔案管理現狀

國家越來越重視教育，如今教育儼然成為一大熱點，高校的科研成果的增多以及學生教師數量的增加，都導致了高校檔案大幅度的增加，而目前大多數高校對檔案的管理薄弱，大多采用的是紙質版檔案的儲存，紙質檔案的頻繁的翻閱不利于質量的保存，而且浪費人力物力，不便于查找信息。高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設是未來的一種趨勢，檔案數字化網絡化是指利用科技和網絡進行檔案信息的管理，但建設高校檔案網絡平臺的路上，還存在著很多的問題，需要我們去努力克服，去進一步的挖掘利用新的科學技術，進一步的探索，促使檔案管理工作更加的完善。

2 高校建設檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的意義

1）利于提高學校工作的效率。以往都是查找檔案目錄，然后去檔案室中人工的去查找，費時費力。如今科技信息時代已經來臨，電子版檔案的儲存，更加能夠確保檔案儲存的正確性，同時，也有利于提高檔案管理工作人員的效率。

2）利于保護檔案的原件。有利于保護紙質檔案，查找信息時，如果經常性的翻閱，或者人為不小心的很容易損害紙質檔案，而且很多檔案本身年數已久，這都會對檔案的儲存帶來一定的影響。

3）利于檔案服務的提高。以前的人工查找檔案，費時費力，如今形成檔案管理的數字化與網絡化的平臺，促使檔案部門成為高校的信息中心，也為來尋找檔案信息的人員提供了很好的服務。檔案管理部門的地位也得到了大大的提升。

4）利于檔案管理工作與信息時代相結合。充分發揮信息時代的作用，提高信息的存儲與查找能力，一直以來，高校檔案網絡是將學生的真實信息向社會傳達的重要平臺。如今科技的迅速發展，檔案管理工作也應該緊跟步伐，進入數字化與網絡化階段，一定要加大高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設

3 高校建設檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺遇到的問題

1）資金不足。目前大多數高校更多的注重教學，注重學生的學習成績，而對于其他方面常常忽視，更不要說檔案的管理工作，學校所給予的資金少之又少，這就限制了檔案數字化與網絡化的進一步發展。

2）重視程度不夠，資金不足。普通高等學校檔案管理辦法中有相關的規定，檔案管理人員必須對高等院校的人員資料以及一些科研成果進行核對和驗收，務必保證資料的完整性，法律已然規定，但是落實情況卻不是很好，完全是高校的重視程度不夠所致。

3）技術不過關。人員素質差，大多數人員的檔案管理知識水平低，并且只是對計算機進行簡單的操作，只是對檔案進行保管，起不到管理的作用。技術的過關，而檔案管理工作人員不過關，其他所做的一切都是徒勞的。當前高校的檔案管理人員，整體素質低，跟不上時代的發展，嚴重缺乏計算機知識和檔案管理專業知識，檔案管理工作，需要復合型的人才來擔任，才能促進高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設，進一步提高高校的信息化管理。

4）數據庫規模小。很多高等院校的檔案數據庫規模小，而且沒有一定的標準化，導致各大院校的檔案信息管理工作水平參差不齊，檔案服務差，效率低下，數據庫大多只用于本校使用，不能實現信息的共享，嚴重影響了高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設。

4 建設高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的措施

1）提高重視。檔案管理信息化的建設是一種必然的選擇，首先應該轉變觀念，提高對檔案管理的重視。高校更注重于教育的提升，往往忽視了檔案管理工作的重要性。如今這個信息化的時代，我們必須緊跟時代的步伐，好好的利用信息化與網絡，努力去轉變各大高校對于紙質檔案管理的古舊思想，建設新型的信息化建設，與如今的科技對接完好。樹立正確的信息化管理信念，是改變檔案管理工作方式的第一步。高校里面的上級領導過于重視教育，而忽視檔案的管理工作，從而導致投入檔案工作的資金不足，這也是目前大多是高校檔案管理工作未得到很好發展的一大限制因素，作為高校的管理者，應該用發展眼光去看待學校的工作，要看到學校工作的整體，全部工作協調發展，要充分認識到檔案工作的重要性，以及提高檔案管理的意義，把檔案管理工作重視起來。

2）加強檔案的安全管理。很多高等院校由于不重視檔案的管理工作，導致很多檔案的信息流失，檔案信息的安全無法得到保障，而其中很多信息會涉及到師生的個人隱私，一旦流失，會造成很多麻煩，保證檔案信息的安全性是檔案管理工作的基礎職責，利用好如今的網絡平臺，并采取相應的安全策略，提前做好安全預案，以防網絡黑客出現時，做到迅速及時的處理。并且對以往發生外來黑客侵犯做好記錄，保證所有記錄的真實性和有效性，為以后的檔案管理工作做好防范。

3）提高人員素質。要想實現檔案管理的信息化，首先應該提高檔案工作人員的基本素質。就當前國內的檔案管理人員來看，大多數人員的檔案管理知識水平低，并且只是對計算機進行簡單的操作，這樣遠遠不能滿足如今的檔案信息化管理。只有檔案管理人員具有先進的計算機水平，大量的檔案專業知識儲備，努力提升自己的專業素養，才能緊跟如今的檔案管理潮流，從而適應如今快速發展的時代，進一步的發展檔案管理事業。定期開展檔案工作人員的技能培訓，做到檔案工作信息的實時更新，逐步為檔案工作人員進行知識的補充。

4）建立制度。設立高職院校內部檔案管理工作的制度，加強檔案工作的管理。針對高校自己內部的實際情況，結合其他院校的制度和經驗，并按照國家頒布的《檔案法》，制度出實際合理的制度。檔案工作要有一定的制度進行保障和限制。

5 結束語

目前大多數高校對檔案的管理薄弱，大多采用的是紙質版檔案的儲存，對于高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺的建設，遇到了很多的問題，各大高校重視程度不夠，資金不足，大多數人員的檔案管理知識水平低，并且只是對計算機進行簡單的操作，針對這一系列的問題，我們必須轉變觀念，提高對檔案管理的重視，緊跟時代的步伐，好好的利用信息化與網絡，并提高檔案工作人員的基本素質，同時加強檔案工作的管理，努力建設高校檔案信息數字化與檔案管理網絡化平臺。

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