高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的建設(shè)

畢曉琛

摘 要：目前我國已經(jīng)高度重視教育，把教育作為我國一大發(fā)展重點(diǎn)，努力成為一個(gè)教育強(qiáng)國。學(xué)生的數(shù)量也日益增多，檔案的數(shù)量也逐年增加，檔案管理工作已然成為一大難題，而且很多高校隊(duì)檔案管理工作不夠重視，檔案信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)嚴(yán)重受阻，很大程度的影響了檔案管理信息化工作的進(jìn)一步提升。本文就目前高校檔案管理的現(xiàn)狀以及加大檔案管理工作建設(shè)的重要性進(jìn)行了研究，并分析了相關(guān)的問題，從而提出了有效的解決措施，希望能夠給高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的建設(shè)帶來一定的幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化

如今信息時(shí)代的來臨，各大高校的檔案管理模式也應(yīng)該發(fā)生更大的改變，從一槍的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存改為現(xiàn)在符合科技的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前高校的檔案管理現(xiàn)狀仍舊處于紙質(zhì)化狀態(tài)，想要改變，還需要做出更多的努力，從而構(gòu)建檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化平臺，以促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步提高，利于檔案管理更加的高?？旖?。

1 高校檔案管理現(xiàn)狀

國家越來越重視教育，如今教育儼然成為一大熱點(diǎn)，高校的科研成果的增多以及學(xué)生教師數(shù)量的增加，都導(dǎo)致了高校檔案大幅度的增加，而目前大多數(shù)高校對檔案的管理薄弱，大多采用的是紙質(zhì)版檔案的儲(chǔ)存，紙質(zhì)檔案的頻繁的翻閱不利于質(zhì)量的保存，而且浪費(fèi)人力物力，不便于查找信息。高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的建設(shè)是未來的一種趨勢，檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化是指利用科技和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的管理，但建設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的路上，還存在著很多的問題，需要我們?nèi)ヅ朔?，去進(jìn)一步的挖掘利用新的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)一步的探索，促使檔案管理工作更加的完善。

2 高校建設(shè)檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的意義

1）利于提高學(xué)校工作的效率。以往都是查找檔案目錄，然后去檔案室中人工的去查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如今科技信息時(shí)代已經(jīng)來臨，電子版檔案的儲(chǔ)存，更加能夠確保檔案儲(chǔ)存的正確性，同時(shí)，也有利于提高檔案管理工作人員的效率。

2）利于保護(hù)檔案的原件。有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案，查找信息時(shí)，如果經(jīng)常性的翻閱，或者人為不小心的很容易損害紙質(zhì)檔案，而且很多檔案本身年數(shù)已久，這都會(huì)對檔案的儲(chǔ)存帶來一定的影響。

3）利于檔案服務(wù)的提高。以前的人工查找檔案，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，如今形成檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的平臺，促使檔案部門成為高校的信息中心，也為來尋找檔案信息的人員提供了很好的服務(wù)。檔案管理部門的地位也得到了大大的提升。

4）利于檔案管理工作與信息時(shí)代相結(jié)合。充分發(fā)揮信息時(shí)代的作用，提高信息的存儲(chǔ)與查找能力，一直以來，高校檔案網(wǎng)絡(luò)是將學(xué)生的真實(shí)信息向社會(huì)傳達(dá)的重要平臺。如今科技的迅速發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)該緊跟步伐，進(jìn)入數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化階段，一定要加大高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的建設(shè)

3 高校建設(shè)檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺遇到的問題

1）資金不足。目前大多數(shù)高校更多的注重教學(xué)，注重學(xué)生的學(xué)習(xí)成績，而對于其他方面常常忽視，更不要說檔案的管理工作，學(xué)校所給予的資金少之又少，這就限制了檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)一步發(fā)展。

2）重視程度不夠，資金不足。普通高等學(xué)校檔案管理辦法中有相關(guān)的規(guī)定，檔案管理人員必須對高等院校的人員資料以及一些科研成果進(jìn)行核對和驗(yàn)收，務(wù)必保證資料的完整性，法律已然規(guī)定，但是落實(shí)情況卻不是很好，完全是高校的重視程度不夠所致。

3）技術(shù)不過關(guān)。人員素質(zhì)差，大多數(shù)人員的檔案管理知識水平低，并且只是對計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡單的操作，只是對檔案進(jìn)行保管，起不到管理的作用。技術(shù)的過關(guān)，而檔案管理工作人員不過關(guān)，其他所做的一切都是徒勞的。當(dāng)前高校的檔案管理人員，整體素質(zhì)低，跟不上時(shí)代的發(fā)展，嚴(yán)重缺乏計(jì)算機(jī)知識和檔案管理專業(yè)知識，檔案管理工作，需要復(fù)合型的人才來擔(dān)任，才能促進(jìn)高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的建設(shè)，進(jìn)一步提高高校的信息化管理。

4）數(shù)據(jù)庫規(guī)模小。很多高等院校的檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，而且沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致各大院校的檔案信息管理工作水平參差不齊，檔案服務(wù)差，效率低下，數(shù)據(jù)庫大多只用于本校使用，不能實(shí)現(xiàn)信息的共享，嚴(yán)重影響了高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的建設(shè)。

4 建設(shè)高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的措施

1）提高重視。檔案管理信息化的建設(shè)是一種必然的選擇，首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案管理的重視。高校更注重于教育的提升，往往忽視了檔案管理工作的重要性。如今這個(gè)信息化的時(shí)代，我們必須緊跟時(shí)代的步伐，好好的利用信息化與網(wǎng)絡(luò)，努力去轉(zhuǎn)變各大高校對于紙質(zhì)檔案管理的古舊思想，建設(shè)新型的信息化建設(shè)，與如今的科技對接完好。樹立正確的信息化管理信念，是改變檔案管理工作方式的第一步。高校里面的上級領(lǐng)導(dǎo)過于重視教育，而忽視檔案的管理工作，從而導(dǎo)致投入檔案工作的資金不足，這也是目前大多是高校檔案管理工作未得到很好發(fā)展的一大限制因素，作為高校的管理者，應(yīng)該用發(fā)展眼光去看待學(xué)校的工作，要看到學(xué)校工作的整體，全部工作協(xié)調(diào)發(fā)展，要充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，以及提高檔案管理的意義，把檔案管理工作重視起來。

2）加強(qiáng)檔案的安全管理。很多高等院校由于不重視檔案的管理工作，導(dǎo)致很多檔案的信息流失，檔案信息的安全無法得到保障，而其中很多信息會(huì)涉及到師生的個(gè)人隱私，一旦流失，會(huì)造成很多麻煩，保證檔案信息的安全性是檔案管理工作的基礎(chǔ)職責(zé)，利用好如今的網(wǎng)絡(luò)平臺，并采取相應(yīng)的安全策略，提前做好安全預(yù)案，以防網(wǎng)絡(luò)黑客出現(xiàn)時(shí)，做到迅速及時(shí)的處理。并且對以往發(fā)生外來黑客侵犯做好記錄，保證所有記錄的真實(shí)性和有效性，為以后的檔案管理工作做好防范。

3）提高人員素質(zhì)。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，首先應(yīng)該提高檔案工作人員的基本素質(zhì)。就當(dāng)前國內(nèi)的檔案管理人員來看，大多數(shù)人員的檔案管理知識水平低，并且只是對計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡單的操作，這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足如今的檔案信息化管理。只有檔案管理人員具有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)水平，大量的檔案專業(yè)知識儲(chǔ)備，努力提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，才能緊跟如今的檔案管理潮流，從而適應(yīng)如今快速發(fā)展的時(shí)代，進(jìn)一步的發(fā)展檔案管理事業(yè)。定期開展檔案工作人員的技能培訓(xùn)，做到檔案工作信息的實(shí)時(shí)更新，逐步為檔案工作人員進(jìn)行知識的補(bǔ)充。

4）建立制度。設(shè)立高職院校內(nèi)部檔案管理工作的制度，加強(qiáng)檔案工作的管理。針對高校自己內(nèi)部的實(shí)際情況，結(jié)合其他院校的制度和經(jīng)驗(yàn)，并按照國家頒布的《檔案法》，制度出實(shí)際合理的制度。檔案工作要有一定的制度進(jìn)行保障和限制。

5 結(jié)束語

目前大多數(shù)高校對檔案的管理薄弱，大多采用的是紙質(zhì)版檔案的儲(chǔ)存，對于高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的建設(shè)，遇到了很多的問題，各大高校重視程度不夠，資金不足，大多數(shù)人員的檔案管理知識水平低，并且只是對計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡單的操作，針對這一系列的問題，我們必須轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案管理的重視，緊跟時(shí)代的步伐，好好的利用信息化與網(wǎng)絡(luò)，并提高檔案工作人員的基本素質(zhì)，同時(shí)加強(qiáng)檔案工作的管理，努力建設(shè)高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺。

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