高校基建檔案管理存在的問題與措施

鄭琳

摘 要：隨著經濟硬實力的不斷發展壯大、教育體制的不斷變革以及人們對教育事業愈加重視，國家對高校的基礎建設逐步重視，對其投資不斷加大。高校基建檔案就是見證這些基建項目的最真實資料，全面細致的記錄了基建的全過程。這些檔案資料是高校進行管理、規劃、建設的重要參考之一，其作用也日漸凸顯。然而基建檔案管理體系仍處于一個尚不成熟完備的狀態，仍然存在著許許多多的問題，所以為了逐漸完善這一體制機制，推進高校建設與教育事業更好的發展，本文介紹了一些個人認為其存在的問題和解決措施。

關鍵詞：高校；基建檔案；問題；具體措施

1 高校基建檔案管理的特點

1.1 專業程度強

基建檔案管理涉及到項目的規劃、勘察、涉及、施工等多個方面多個項目環節，而這些本身就很專業的東西如果要去被管理存檔，同樣也需要專業的人來進行，使其存儲有效合理。

1.2 被使用率高

檔案資料是存在的最具憑證和法律效力的有力證據，其方案圖紙等信息材料在高校日后的建設維護以及解決矛盾糾紛的問題上都有很大的作用。

1.3 時間跨度大，歸檔復雜

一般建設工程都會經過很長一段時間，少則一年幾個月多則好幾年，而這某一個項目從開始到竣工一直會不斷有新的數據資料文件合同等的產生，且時常會有工程款結算等問題造成驗收未完成，以至于無法妥善管理。

1.4 檔案成套成體系

一套完整的檔案一定具備有前期規劃許可證明、各類項目報表合、同協議，以及后期的竣工資料。這些有頭有尾的一整套是檔案的一個主要特點，同時也還表現在時間的連續上。

1.5 高校基建檔案管理的現狀

近年來高校基建檔案管理越來越受到重視，且有一定的發展，但仍然存在著高校基建檔案管理現狀普遍存在資料不集中、缺乏完備的資料、復印件與原件混亂替代問題；專業性、高素質管理人員缺乏；管理過程與項目進度不同步；保存不當造成檔案受損；查找檔案困難等諸多問題。

2 高校基建檔案管理存在的問題

2.1 資料存儲方面

2.1.1 基建檔案意識仍缺乏，歸檔質量較差

一些高校的基建部門對基建檔案的重要性認識不到位，仍然處于只知道建設而不在意檔案的思想認識階段。時常會出現資料分散在工作人員手中，沒有整合起來，人走資料也隨著被帶走，因為使得資料不集中的現象；即使歸檔了的材料，也時常存在與實際有出入，檔案不規范、資料用易磨損的鉛筆書寫等問題。

2.1.2 普通工程不受重視、缺少資料保存

一般的教學樓、圖書館等大型工程往往都會受到重視，檔案整理完備程度相對較好；而在修建這些重要項目時，因這些大型建筑的開發而導致小部分區域重新修路、綠化，但這些捎帶的工作往往會被忽略，不計入檔案里，進而影響檔案資料的完整性。

2.1.3 檔案資料收集不規范，甚至無效

檔案資料的準確性要求極高，就比如竣工圖圖紙如果與實物不符、在基建項目進展中有所更過，而圖紙沒有相應進行更改，那么這個檔案信息就無效，這些出入就會使相應的資料失去其應有的價值；另外，歸檔文件中有大量的復印件替代了原價，即使內容相同，它們的價值和法律效力卻無法相比，如果使用大量的復印件，將會在后期使用中帶來諸多不必要的麻煩。

2.2 管理方面

2.2.1 現有檔案管理人員素質較低，專業型人才缺少

基建檔案管理涉及多個領域多個方面，且每一環節都需要有專業的規范要求，管理人員本身能力不夠會導致檔案管理混亂，出現檔案內容不完整、保存檔案不力、檔案存放混亂以至使用時找不到等問題。另外，由于檔案學的不太常見（與會計、法律、醫學等相比）和其不太熱門的原因，其生源底蘊不足，再加之檔案專業教育參差不齊，所以專業人才培育的少。人才缺少，是導致高校基建檔案管理體系不完善存在諸多問題的一大原因。

2.2.2 崗位責任感較低，職責不明確

《中華人民共和國檔案法》中規定高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：1）貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；2）將基建檔案管理工作劃入高校的發展規劃布局當中去，注重并推動其健全發展；3）加快推進高校基建檔案規模的完善，使其與高校規模相適應，在檔案管理的硬件設施基礎設備問題、以及人員安排上安排好足夠的經費；4）建立完備的獎懲機制，是使得相應的付出就有相應的收獲，以激發工作人員的積極性。

高校基建處的崗位職責如下：1）認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》中的法律法規、條例規范，遵紀守法，嚴格遵守基建檔案管理程序。2）立足學校發展，進行學校的基本建設規劃。3）負責學校基本建設工作中的管理工作，并且需要辦理相關的手續。4）負責好基本建設項目招標、設計、施工圖紙等的整理、建檔、移交和歸檔工作。5）整理總結基本建設管理工作年度統計工作。6）加強思想道德修養，落實好二十四字中“敬業”等價值觀，努力提高自身工作能力和綜合能力。7）認真完成上級布置的工作任務。

高校校長領導是主要負責人，基建處是高校基建檔案管理的負責部門，他們部分的具體崗位職責就如上文所示。然而存在著高校校長領導不重視自身相關方面能力不足的問題，也有一些檔案管理人員崗位責任感較低，對自己的檔案管理工作不負責，整理檔案過程中容易造成諸多紕漏，使得檔案存在問題。

2.2.3 管理制度不健全

管理制度缺乏完整的體系，缺少嚴格的制度保障。基本建設工作往往涉及多個方面、多個部門，然而基建檔案管理工作尚未形成健全的約束體制機制和管理手段，因而會使得工作落實難，員工工作效率低下，甚至出現消極對待的現象，檔案歸還入庫等工作也可能會被拖延。另外，因缺乏有效管理和約束機制，使得在培養提高基建檔案管理工作員工的工作能力和綜合素質方面有所疏忽，管理不得當，都會一定程度上影響資金、技術對人員的支持。而這些必要的員工素質能力提高的培訓不到位，一定程度上是會影響到員工的專業性，造成高校基建檔案管理的一些問題。

2.3 檔案資料使用方面

2.3.1 基建檔案保存混亂，查找不便

一個項目的基建檔案通常會持續幾年，時間上的延續性和內容上的連續，是檔案完整成套的具體表現。時間和具體內容的完整就需要同一檔案收集在一起。但是，由于管理能力的欠缺，基建檔案在前期所保存的，后期查找會有一定的難度，如果員工是不負責不敬業的工作態度，就會出現亂放亂歸檔的現象，造成基建檔案保存混亂的問題，給查找帶來極大的不便。

2.3.2 基建檔案外借易造成損毀

檔案中的大量真實方案和圖表信息除了是為一些糾紛提供的證據外，還有一個重要用途就是為后來的基本建設提供參考資料，具體表現在對外招標等工作中。然而前期檔案中本就存在有用鉛筆、圓珠筆書寫檔案重要信息的問題，在外界過程中，難免會出現一些字跡磨損不清的問題，使得檔案收到損害，影響后期使用。

3 高校基建檔案管理的解決措施

3.1 針對檔案存儲問題

1）明確保存檔案的具體要求，針對不同類型的材料要有的具體歸檔標準，明確規定好檔案上的字跡不準使用鉛筆、圓珠筆，歸檔時要求收集原件、圖物要相符合……。

2）建立歸檔審核體制。在歸檔時，嚴格把關，以確保檔案的完整性和可利用性。

3.2 針對檔案管理問題

1）建立電子檔案。如今電子信息、計算機技術已經有了長足的發展，建立電子檔案更容易查找，且不會磨損，但是一定要保存好。

2）加大宣傳《中華人民共和國檔案法》以及基建檔案管理重要性的力度，以提高校領導和工作人員對高校基建檔案管理的職責認識和重視，從而自上而下推動管理體制的健全。

3）完善檔案管理制度，推動管理制約體制的完善。檔案整理具體到人，責任追究到人；設置監督機構，在檔案整理過程中進行突擊檢查檔案整理狀況，歸檔時進行核查，歸檔后看時間抽查。

4）對負責人員定期進行能力素質拓展培訓，以提高其管理能力和水平。多宣傳檔案學，提高高校檔案學教育質量，為基建檔案管理體制培養專業人才。

5）堅持檔案管理與工程項目實施同步。除了關注表面的大型建筑的檔案存儲，還要注意因施工而進行的道路、綠化檔案，以及可能存在的比較隱蔽的地下管網設施。一開始動工，就要跟著節奏整理好檔案，以避免因檔案與實物略有出入而造成損失和價值失效。

3.3 針對檔案使用問題

可借鑒文書檔案立卷改革的先進經驗，仍然以單位按內容分別組卷不裝訂。沒改革之前的檔案裝訂成冊，雖然在保存上有一定的優勢，但在保護資料內容和外界方面存在很大的缺陷。只需要在資料上標明時間等要素即可，有需要時只取出所需要的部分，外借要注意登記信息，防止檔案丟失。電子檔案可以跟紙質檔案同時進行，兩邊都保存這數據，電子檔案查找便利，通過快速查找即可入庫取走。而那些使用率高的檔案，可以預存雙份。

參考文獻

[1]國家檔案局和教育部部長制定.中華人民共和國檔案法，2008.8.20.

[2]熊珊珊.高校基建檔案管理現狀分析與對策[J].內蒙古科技與經濟，2008（5）.

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