市屬高校檔案室升級建館探究

高校檔案是“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”[1]市屬高校在探索檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，在檔案室的基礎(chǔ)上，科學(xué)規(guī)劃建設(shè)高校檔案館，是深入推進(jìn)高校綜合改革的必要舉措。

1 市屬高校檔案工作現(xiàn)狀

1.1 檔案工作底子薄

市屬高校多是在高等教育快速發(fā)展時期建立，或經(jīng)由合并升格而成的。沈陽大學(xué)歷經(jīng)與沈陽冶金高專、沈陽財經(jīng)學(xué)院、教育學(xué)院、農(nóng)業(yè)分校、二輕職大等多所學(xué)校合并，其發(fā)展依托于遼沈經(jīng)濟社會的發(fā)展，培養(yǎng)出來的人才及科研創(chuàng)新主要服務(wù)于遼沈老工業(yè)基地。在綜合實力、社會影響、辦學(xué)歷史、辦學(xué)經(jīng)費、師資力量、科研成果、實驗設(shè)備以及人才培養(yǎng)等方面，地方高校與部委直屬高校有很大差距，這種現(xiàn)狀在某種程度上影響了市屬高校檔案的各項基礎(chǔ)建設(shè)工作。[2]

沈陽大學(xué)檔案室成立于1988年，檔案管理工作長期停留在對原始資料的簡單收集和整理上，存在歷史欠賬多、歸檔門類不全面，保管條件及庫房面積不達(dá)標(biāo)等問題。

1.2 檔案機構(gòu)體制改革滯后

《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中指出：“堅持并不斷完善黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。”這一要求明確了檔案工作的管理體制和運行機制。地方高校檔案管理機構(gòu)的改革進(jìn)展較為緩慢，多數(shù)掛靠學(xué)校某一管理部門。如沈陽大學(xué)綜合檔案室成立之初隸屬于學(xué)校辦公室。這種行政管理體制在某種程度上制約了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

1.3 制度貫徹落實不扎實

許多地方高校檔案室雖然制定了檔案綜合管理辦法，但缺乏基層院系部門的二級檔案工作制度，缺乏成體系的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和有效監(jiān)管。

地方高校在辦學(xué)初期，對校園文化建設(shè)、校史記載宣傳、學(xué)校文化傳承等軟件方面的投入不足。檔案產(chǎn)生于每個職能部門，工作中無處不在，但在實際工作中，檔案材料的收集整理存檔不及時、不全面，檔案意識薄弱，往往在工作中需要用到重要的檔案資料時，才感慨檔案工作的重要性。檔案是不可再生的資源，曾經(jīng)的缺失，是無可挽回的空白。加強存檔意識事關(guān)重大，不可輕視。

1.4 檔案工作信息化不足

各行業(yè)信息化水平不斷提高，檔案的形態(tài)和載體也隨之產(chǎn)生變化。推進(jìn)市屬高校檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理進(jìn)層次、提水平，是突破制約未來檔案發(fā)展的關(guān)鍵舉措。高校信息資源缺乏有效整合，校園網(wǎng)、教務(wù)網(wǎng)、人事管理網(wǎng)等各內(nèi)部管理平臺，缺乏建立基于全校數(shù)據(jù)共享平臺的管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)與各個系統(tǒng)互不兼容，無法同時獲取不同部門的數(shù)據(jù)信息，信息孤島制約了學(xué)校管理的效率和檔案的有效利用。

2 沈陽大學(xué)檔案館的總體目標(biāo)

沈陽大學(xué)于2016年5月全面升級檔案室成立檔案館，設(shè)立為獨立教輔機構(gòu)。力爭用三年的努力，大力推進(jìn)學(xué)校檔案管理法制化、服務(wù)利用社會化、檔案資源結(jié)構(gòu)多元化和檔案工作信息化進(jìn)程，把檔案館建設(shè)成館舍先進(jìn)、功能完善、館藏豐富、管理規(guī)范、利用方便的檔案信息服務(wù)中心和學(xué)校宣傳教育中心。

2.1 管理法制化

檔案館要按照業(yè)務(wù)建設(shè)有標(biāo)準(zhǔn)、管理工作有規(guī)范的思路，建立健全涵蓋收集、整理、歸檔、統(tǒng)一管理、提供利用、安全保密等方面的管理制度，重視重點工作、重大活動、重大建設(shè)項目、重大科研項目所形成文件的歸檔工作，建立健全檔案工作體系，進(jìn)一步明確檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的職能和專、兼職檔案員的職責(zé)，以完善的制度保障檔案館各項工作在設(shè)定的軌道上運轉(zhuǎn)，工作的各個環(huán)節(jié)有章可依。

新成立的檔案館要繼續(xù)細(xì)化確定各類檔案的收集范圍和保管期限，通過檔案工作抓手，綜合促進(jìn)校內(nèi)各單位規(guī)范管理。

2.2 服務(wù)利用社會化

檔案館要注重發(fā)掘檔案資源的現(xiàn)實和歷史價值，通過主題展覽，編撰校史、研究報告，建設(shè)校史館等途徑，宣傳校史校情，開展宣傳教育活動，增強宣傳的整體性和實效性，推進(jìn)校園文化建設(shè)。將館內(nèi)傳統(tǒng)載體的檔案資源變成可供電子查詢的數(shù)字資源，為學(xué)校師生，為地區(qū)及行業(yè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)及智力支持，促進(jìn)檔案館實現(xiàn)檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件集中向社會提供利用的中心和檔案信息服務(wù)中心的“四位一體”功能的有效發(fā)揮。

2.3 資源結(jié)構(gòu)多元化

高校檔案包括黨群行政、教學(xué)、產(chǎn)品與科技開發(fā)、基建、儀器設(shè)備、出版、外事、財務(wù)、人事、學(xué)生、聲像及實物檔案等。檔案館建成后，將開拓創(chuàng)新，廣辟途徑，大力豐富館藏資源，打造結(jié)構(gòu)多元化檔案館，努力改變過去館藏結(jié)構(gòu)"常規(guī)性"檔案多，"個性化"檔案少；紙質(zhì)檔案多，音像檔案少；檔案資料多，實物檔案少；文書檔案多，珍貴資料少；"歷史"檔案多，現(xiàn)行文件少的現(xiàn)象。對館內(nèi)的檔案史料資源進(jìn)行匯編，深度挖掘研究其中對學(xué)校及社會有益的、有價值的信息，為研究校史、黨史、科技發(fā)展史及校園文化建設(shè)貢獻(xiàn)史料基礎(chǔ)，進(jìn)而可以組織開展各類專題展覽、人物展覽等，為學(xué)校和社會提供信息支持和服務(wù)[3]。

2.4 檔案信息化

沈陽大學(xué)全面推進(jìn)“智慧校園”建設(shè)。引進(jìn)高效能檔案管理系統(tǒng)，對接校園辦公自動化系統(tǒng)使用。推進(jìn)數(shù)字化，提升檔案保管利用效率和安全性。針對在管理和使用過程中，產(chǎn)生的電子文件，做到歸檔前的電子文件與歸檔后的電子檔案的連續(xù)管理，保持電子文件的原始性與完整性。重要檔案資料還要做到異地異質(zhì)備份保管。

3 檔案管理工作新舉措

3.1 建構(gòu)“大檔案”格局

從沈陽大學(xué)頂層設(shè)計來說，將校史館與檔案室功能合并升級建館，是倡導(dǎo)“建設(shè)大資源、構(gòu)筑大平臺、開展大合作、提供大服務(wù)、營造大影響”的“大檔案”工作理念的踐行。將立卷歸檔工作沿深到基層單位，共享校園自動化辦公平臺，真正形成各部門各單位共同參與檔案工作的大格局，科學(xué)整合檔案資源，建立以檔案館為主體，各部門各單位協(xié)調(diào)配合，統(tǒng)一收繳，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一使用的檔案資源管理架構(gòu)。

3.2 館舍建設(shè)的前景規(guī)劃

沈陽大學(xué)檔案館現(xiàn)占地面積397平方米，館舍布局分散，庫房和辦公用房不足，缺少一些有特殊要求的功能用房，如信息開發(fā)室、數(shù)字化處理室、音視頻檔案編輯室等，很多業(yè)務(wù)工作無法開展。依據(jù)《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》結(jié)合我校實際，學(xué)校規(guī)劃擬建新館，實現(xiàn)檔案館獨立建設(shè)。根據(jù)功能要求和工作流程合理布局，達(dá)到基本功能完備、流程便捷的使用要求。獨立擴建的檔案新館，增容整合各館室、庫房和校史展廳，完善的設(shè)施，科學(xué)的布局，必將提升沈陽大學(xué)檔案管理的整體水平，為發(fā)揮檔案參政資政，加強學(xué)校整體建設(shè)助力。

3.3 健全規(guī)章制度，細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)

檔案館要按照業(yè)務(wù)建設(shè)有標(biāo)準(zhǔn)、管理工作有規(guī)范的思路，合理規(guī)劃，建立健全涵蓋收集、整理、歸檔、統(tǒng)一管理、提供利用、安全保密等方面的管理制度，尤其重視重點工作、重大活動、重大建設(shè)項目、重大科研項目所形成文件的歸檔工作，建立健全檔案工作體系，進(jìn)一步明確檔案員崗位職責(zé)，以制度保障工作運轉(zhuǎn)，明確檔案工作各環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，保障工作的各個環(huán)節(jié)有章可依。

3.4 專、兼職共筑檔案人才隊伍建設(shè)

檔案館要通過培養(yǎng)、引進(jìn)和人才流動等方式，不斷提升檔案工作人員專業(yè)水平。把檔案員培訓(xùn)和繼續(xù)教育列入學(xué)校進(jìn)修統(tǒng)一規(guī)劃當(dāng)中，為檔案員提升專業(yè)化水平、完善學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)等創(chuàng)造條件，穩(wěn)定工作隊伍。創(chuàng)造培訓(xùn)學(xué)習(xí)、經(jīng)驗交流機會，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和操作技能。把本職工作融入學(xué)校其他工作中，檔案工作任務(wù)設(shè)立績效考核，確保工作落到實處。

高校檔案機構(gòu)從室到館的升格順應(yīng)了學(xué)校辦學(xué)水平發(fā)展的需要，是檔案管理理念、管理水平的全面提升。相關(guān)的保管條件和管理設(shè)施得到滿足和實現(xiàn)，是學(xué)校檔案工作發(fā)展的一個飛躍，有利于高校檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。[4]沈陽大學(xué)檔案室升級建館是學(xué)校提升整體管理水平的大力舉措，各方面齊心聚力，必將為學(xué)校事業(yè)發(fā)展再創(chuàng)

新績。

參考文獻(xiàn)

[1]邸家琴.試論高校檔案館的性質(zhì)、功能與發(fā)展定位[J].黑龍江教育：高教研究與評估，2010.5：45-46.

[2]白莽，陳娟.地方高校檔案館的建設(shè)與管理——以北京建筑大學(xué)為例[J].高等建筑教育.2016（6）174-177.

[3]陳忠海.檔案館職能和功能建設(shè)研究述評[J].檔案管理.2010.1：59-62.

[4]夏慧.高校檔案機構(gòu)從室升館后亟待解決的幾個問題[J].蘭臺世界.2018.4：65-67.

作者簡介

王偉（1971-），女，沈陽大學(xué)檔案館副館長，研究方向：教育管理、檔案管理、學(xué)生管理、人事管理。