在深化改革中加強檔案管理

白帥帥

摘 要：隨著時代的發展與科技的進步，事業單位檔案管理模式逐步更新。為了滿足現代事業單位的發展需要，緊跟科技發展步伐，檔案管理的創新性成為業務建設的關注焦點。照此方向，本論文從存在的問題、創新手段等方面對事業單位檔案管理進行說明，旨在推動事業單位進一步發展，為檔案管理方式的學理研究提供翔實的理論資料。

關鍵詞：檔案管理；創新；改革

事業單位檔案管理主要是對生產經營活動的原始記錄進行保存和管理，事業單位檔案具有一定的社會功能，是事業單位發展當中不可或缺的資源，并且其對于日常工作的開展和基層建設等都具有非常重要的指導性作用。可以看出，事業單位檔案文件管理在事業單位管理中具有非常重要的地位。只要做好管理檔案文件的工作，就可以充分利用事業單位檔案文件的作用，促進事業單位健康發展。但是在實際的事業單位檔案管理工作中仍存在一些問題，嚴重影響到事業單位檔案管理的質量。因此，加強對事業單位檔案管理工作中存在的問題及其優化措施的研究，對于事業單位的發展是非常具有現實意義的。

1 檔案管理工作存在的問題

1.1 管理制度缺失

許多地區沒有形成健全完善的檔案管理制度，這就容易造成相關工作人員在實際進行檔案管理工作時缺乏規章制度作為參考，導致日常檔案管理工作存在很大的隨意性和不確定性。比如，工作者不能按照規范對相關資料進行收集和歸檔；也不能依照管理細則的規定分類保存檔案，使得日常管理工作雜亂無章。盡管有些單位已經意識到這一點，參考國外先進的管理辦法建立了檔案制度，但由于缺乏嚴格的執行力度，在日常工作中還存在職責劃分不明確的現象，所以一旦出現問題，管理人員就相互推脫，互不擔責。

1.2 檔案管理方式落后

現如今，在我國很多事業單位的檔案管理工作當中仍一直沿用手工作業的方式。在實際的檔案管理工作中，一個檔案主題會涉及到不同相關部門和單位的資料，如果將這些資料一并移交到檔案館時，必然會有很有檔案是重復的，這時就會加大檔案存儲的壓力。那么怎樣才能夠在這些海量的信息當中篩選出具有價值的信息，并對這些信息資源進行合理的加工和利用，實現事業單位和職工共享，這是檔案管理人員需要去完成的工作。而如果采取手工作業的方式，無疑會加大檔案管理人員的工作難度和工作量。雖然目前也有部分事業單位的檔案管理部門開始引進現代化管理設備，利用計算機對檔案進行管理，但是也僅局限于一些基本功能的使用，比如：檔案目錄的編制、統計、檢索等，卻并不具備綜合處理的能力。隨著事業單位檔案的不斷增加，這種落后的檔案管理方式必然無法適應事業單位發展的需求，進而使得事業單位檔案無法充分的發揮出其利用價值。

1.3 資金投入短缺

事業單位對檔案管理和保護的重視不夠，投入資金非常有限，甚至出現資金短缺，管理的設備和手段欠缺，不能有效發揮檔案資源的重要作用。

2 在深化改革中加強檔案管理的措施

2.1 創新業務技能，提高服務水平

對于檔案管理者自身來講，也要對自己的工作重視起來，正確認識自己崗位所起的作用，積極學習專業管理知識，努力做好每一個工作細節。檔案管理者的業務技能水平關系著檔案資料的質量，所以相關人員必須努力提升自身的服務水平，除了加強對專業知識的掌握還要提高計算機操作水平。部門領導也要根據科室情況合理分配崗位職責，爭取達到“盡其才，盡其能”的目標。為了保證檔案管理工作的先進性，事業單位應每年定期招聘新職工，讓年輕人的青春熱情感染到在崗職工，充分提升整體的活力，從而使工作效率得到提升。另外，要對檔案部門人員定期開展培訓教育，邀請專業水平高、管理技術強的講師來分享經驗，交流心得，從而使員工通過這種方式得到

提高。

2.2 建立完善的事業單位檔案管理機制，加強崗位職責

任何事業單位想要提高檔案文件管理水平，首先必須建立一個完善的事業單位檔案文件管理系統，并制定良好的檔案文件管理制度。這就要求事業單位檔案管理方式的更新和管理水平的提升都必須要與時俱進，緊跟科學技術前進的步伐，建立和現代事業單位檔案管理相適應的檔案管理體系。同時檔案管理部門還需要明確檔案管理人員的工作職能，并將檔案管理和檔案管理人員的績效考核掛鉤，這樣才能夠有效提升檔案管理工作的水平。另外，事業單位的檔案管理工作還必須要根據相關的法律法規，并結合公司自身的開發需求，為事業單位開發相適應的檔案文件管理系統，這需要事業單位檔案文件管理人員在工作中遵守“統一控制，分層管理”的原則。在實際的檔案管理工作當中需要將檔案管理工作的實效性放在首位，并嚴格按照相關的管理體系執行檔案資料的收集、保管、保密和存儲等工作，從而確保事業單位的檔案資源能夠得到最大價值的利用。

2.3 充分發揮信息化技術優勢

隨著信息技術的高速發展，計算機信息技術在各行各業中得到了廣泛的應用，在很大程度上推動了各行各業的發展。信息技術在事業單位檔案文件管理中的引入，可以有效地改變傳統的檔案文件管理理念，創新檔案文件注冊方式，提高檔案文件管理的效率和水平。因此，在事業單位檔案文件管理中，我們應該充分利用信息技術來推動檔案文件管理申報過程，并利用計算機技術、電子信息技術和網絡技術對檔案進行有效的管理。同時建立和檔案信息化建設相適應的檔案管理體制，從而提升檔案信息資源的開發和利用價值。另外，在事業單位檔案信息化建設過程中，還需要將檔案由傳統以保管檔案實體為主逐漸的向提供社會服務的方向轉變，從而有效的提升檔案管理的社會價值。

2.4 加強事業單位檔案管理人才隊伍建設

現代事業單位檔案管理人才應具備較高的職業倫理、職業素養、職業技能。由于檔案工作環環相扣、細致瑣碎。這就要求檔案工作者要樹立“認真負責，耐心細致”的職業態度。一方面，事業單位檔案管理人員要做好人才引進工作，事業單位檔案管理對事業單位發展非常重要，管理觀念和機制必須要堅持與時俱進的思想。做好人才引進，通過人才引進的方式，推動事業單位檔案管理的信息化發展水平和管理水平的提升。另一方面，要做好現有事業單位檔案員工的培養工作。事業單位現有檔案員工在檔案管理方面已經具有了一定的管理能力，對這部分員工要加強培訓，要積極用現代檔案管理思想去培養員工，幫助員工轉變思想，提高檔案管理的認識。要快速掌握現代事業單位檔案管理的技巧，提升員工個人能力，在培養的過程中可以采用外部培訓和內部培訓相結合的方式進行。最后，事業單位檔案管理人才隊伍建設過程中必須要建立完善的考核機制，采用聘用制增強員工責任感，同時對無能力、不符合事業單位檔案管理要求的員工，堅決清理出檔案管理隊伍，提升檔案管理人員工作效率。

3 結語

綜上所述，隨著時代的不斷進步和發展，現代事業單位在發展的過程中會面對越來越多的新挑戰。在這樣的背景下，事業單位要想得到穩定的發展，因此，有必要將事業單位檔案文件管理作為事業單位管理工作的重點，不斷完善事業單位檔案管理系統，加強對事業單位檔案管理的重視。同時還需要引導事業單位全體人員樹立正確的檔案管理觀念，提升檔案管理人員的專業技能，不斷的創新檔案管理方式，使事業單位檔案管理可以適應現代事業單位發展的需要，促進事業單位的可持續發展。

參考文獻

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