試析檔案管理歸檔整理分類技巧

王帥

摘 要：檔案以文字、聲音、圖像等信息形式記錄了人類社會(huì)的發(fā)展，往往涵蓋了社會(huì)的方方面面。當(dāng)我國(guó)引入現(xiàn)代化管理的模式與先進(jìn)理念之后，無(wú)論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過(guò)對(duì)人力資源管理的重視與普遍運(yùn)用，逐漸開(kāi)始意識(shí)到了檔案管理的重要價(jià)值與功能取向。一方面，在不斷的實(shí)施檔案管理的改革；另一方面，也在進(jìn)行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對(duì)當(dāng)前檔案管理所面對(duì)的新情況，對(duì)其配套的歸檔整理分類問(wèn)題及提升效率的技巧進(jìn)行具體探討。本文就檔案管理歸檔整理分類技巧進(jìn)行了分析研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；歸檔；分類；整理

檔案具有記錄寶貴信息的作用，無(wú)論是社會(huì)的關(guān)鍵變革、科學(xué)重大發(fā)展或者是歷史上偉人的決策、重大會(huì)議的記錄都應(yīng)該能夠在檔案中找到相應(yīng)的資料，可見(jiàn)檔案無(wú)論是對(duì)于社會(huì)發(fā)展還是個(gè)人成長(zhǎng)是都有著極為重要的作用。檔案是一種傳承，它不僅對(duì)于當(dāng)代社會(huì)有著推進(jìn)作用，更能夠傳承到后世并對(duì)后世具有重大的借鑒意義，而檔案的管理工作能夠使檔案在很大程度上保存的更加安全，使得人們能夠更快速的查找到人們所需要的資料，因此需要檔案管理人員能夠掌握相應(yīng)的檔案歸檔、檔案整理以及檔案分類技巧。

1 檔案管理歸檔整理技巧

1.1 歸檔文件整理原則

不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機(jī)密程度等不相同，但都要遵循一定的原則。歸檔整理分類要求精準(zhǔn)、規(guī)范。首先要對(duì)檔案文件有一個(gè)初步的了解，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過(guò)程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開(kāi)；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，保證檔案完整性，確保整理工作的順利進(jìn)行；最后，在檔案歸納整理過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度。

1.2 檔案管理歸檔整理技巧

一般而言，歸檔整理可以劃分為兩個(gè)層面，在整理過(guò)程中，可以按照設(shè)計(jì)文件、文字材等進(jìn)行進(jìn)一步的項(xiàng)、子項(xiàng)方面的劃分，這樣在劃分中形成一個(gè)制定程序的基礎(chǔ)，按照我國(guó)的相關(guān)法律要求，設(shè)計(jì)出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對(duì)方法的運(yùn)用，以及技能的熟練性。具體來(lái)看，整理分類程序相對(duì)簡(jiǎn)單，重點(diǎn)是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對(duì)應(yīng)部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個(gè)密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。總之，不同的檔案管理對(duì)象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅(jiān)持簡(jiǎn)化原則等。

2 檔案管理歸檔分類技巧

2.1 以行業(yè)分類的技巧

按行業(yè)分類可分為計(jì)劃生育、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、畜牧、水利等等行業(yè)，進(jìn)行檔案管理時(shí)就可以按照這些業(yè)務(wù)部門為基準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分門別類進(jìn)行存放。每個(gè)行業(yè)又可以進(jìn)行細(xì)分，如林業(yè)可以分為退耕還林檔案、防沙治沙檔案、林政檔案等等；農(nóng)業(yè)檔案可以分為土地基本資料檔案、土地治理檔案、土地糾紛檔案等等；畜牧檔案可以分為基本情況檔案、項(xiàng)目檔案等等；水利又可以分為水利治沙檔案、小流域治理檔案等等。這種分類方法的好處是對(duì)檔案進(jìn)行行業(yè)上分類，能夠使每個(gè)行業(yè)的檔案有序。這些檔案的管理基本一樣，需要各部門有自己的檔案室、檔案柜，由相應(yīng)的部門檔案管理人員進(jìn)行管理就可以了。

2.2 以密級(jí)分類的技巧

檔案按密級(jí)可以分為絕密檔案、一般檔案、公開(kāi)檔案。絕密檔案，是指對(duì)有權(quán)限的人開(kāi)放的檔案，并且絕密檔案能夠查看、調(diào)閱的人極少，只有相關(guān)的人才可以進(jìn)行查看、調(diào)閱，管理人員絕對(duì)不可以將檔案給無(wú)關(guān)人員進(jìn)行查看、調(diào)閱，即使查看、調(diào)閱也有嚴(yán)格的手續(xù)，以便出現(xiàn)問(wèn)題有據(jù)可查，這類檔案一般都涉及國(guó)家機(jī)密。一般檔案，指的是這個(gè)檔案沒(méi)有絕密檔案那么嚴(yán)格，但想要查看、調(diào)閱也需要嚴(yán)格的手續(xù)，這類檔案可以查看、調(diào)閱的范圍很大 ，一般各行各業(yè)如林業(yè)、農(nóng)業(yè)、水利等等的檔案都是這種檔案。公開(kāi)檔案，指的是那些對(duì)外公開(kāi)的、所有人都有權(quán)利查看的檔案，如公示類檔案，如退耕還林公示、畜牧圍欄公示等等，這些檔案是對(duì)外辦公用檔案，而且必須做到公開(kāi)才有意義。

2.3 以保存期限分類的技巧

檔案按保存期限可以分為永久檔案、定期檔案、臨時(shí)檔案。永久檔案指的是那些意義重大，甚至其重要性目前無(wú)法得知，比如一些隕石檔案，這些天體以人類現(xiàn)有科技水平可能還無(wú)法探測(cè)其存在的價(jià)值，所以這些實(shí)物連同其檔案一體永久保存。定期檔案期限一般在三年、五年、十年不等。臨時(shí)檔案一般用完之后就作廢。永久檔案需要一個(gè)恒定的環(huán)境，其要求比較嚴(yán)格，定期檔案視其檔案重要性而確定管理的環(huán)境。臨時(shí)檔案不作要求。

2.4 以專用對(duì)象分類的技巧

檔案有時(shí)還可以根據(jù)被提供人的不同劃分，例如提供給鎮(zhèn)里書記看的檔案，提供給鎮(zhèn)里鎮(zhèn)長(zhǎng)看的檔案，提供給其他同志們看的檔案等。這種以人分類的檔案一般是文字檔案，這種分類的好處是檔案性質(zhì)清楚，以達(dá)到被提供人的滿意為準(zhǔn)則。

2.5 其他檔案分類的技巧

檔案分類還有很多分類方法，如按時(shí)間進(jìn)行分類，如分為 2000年以前或者2000年以后；還可以按特定時(shí)間進(jìn)行分類，如非典以前和非典以后，還可以按照特定人的時(shí)間進(jìn)行檔案分類，如紀(jì)念周總理的檔案可以分為逝世前檔案以及逝世后的檔案等等。還可以按照特定區(qū)域進(jìn)行檔案分類，如河北省檔案、河南省檔案或者南方檔案、北方檔案。

2.6 歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合

目前來(lái)看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對(duì)；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運(yùn)用好計(jì)算機(jī)文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。

3 結(jié)束語(yǔ)

由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過(guò)程，所以，可以透過(guò)對(duì)相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進(jìn)作用。具體來(lái)看，可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系。

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