淺談?dòng)?jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

姚海紅

摘 要：計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展，改變了人們傳統(tǒng)的工作模式，極大地提高了工作效率，有效地降低了人們的工作量，同時(shí)也避免了人工出錯(cuò)的概率。對(duì)于辦公工作的創(chuàng)新改革而言，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)可以說(shuō)是居功至偉。但在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中受各方面因素的影響，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的作用難以在辦公中得以充分的發(fā)揮，甚至由于某些應(yīng)用問(wèn)題的發(fā)生而影響了辦公的效率。因此，本文簡(jiǎn)要論述了計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出了相應(yīng)的解決策略，從而能夠更好地將其應(yīng)用到辦公自動(dòng)化中，更好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī) 信息處理 辦公自動(dòng)化 信息處理技術(shù)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2019）03（b）-0145-02

1 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用時(shí)存在的問(wèn)題

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化過(guò)程中得到了廣泛的應(yīng)用，極大地提高了人們的工作效率，但是根據(jù)本文的調(diào)查可知，在單位政府辦公自動(dòng)化中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)時(shí)，依然存在很多不足，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 辦公自動(dòng)化軟件缺乏實(shí)用性的特點(diǎn)

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息處理是辦公自動(dòng)化中的常用方式，然而不同行業(yè)對(duì)信息處理的要求不同，所以需要辦公自動(dòng)化體現(xiàn)其實(shí)用性的特點(diǎn)，這是目前計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中的不足：第一，不同行業(yè)和不同單位對(duì)于信息處理的要求不同，雖然都屬于辦公自動(dòng)化軟件，但是很多個(gè)性化的需求進(jìn)行定制，但是目前的辦公自動(dòng)化軟件缺乏個(gè)性化需求的定制功能，還需要在整體框架的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，只能實(shí)現(xiàn)半自動(dòng)化的效果；第二，很多工作人員在使用辦公自動(dòng)化軟件的過(guò)程中發(fā)展，其對(duì)信息處理的效果非常不好，無(wú)法更好地滿足實(shí)用性的需求，從而導(dǎo)致辦公自動(dòng)化軟件被擱置，人們依然采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行信息化處理。

1.2 需要計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行操作

目前，很多辦公自動(dòng)化軟件對(duì)于操作人員的專(zhuān)業(yè)性有著較高的要求，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，目前很多辦公自動(dòng)化軟件的功能非常齊全，而且也具有一定的個(gè)性化定制功能，但是人們?cè)谑褂眠^(guò)程中發(fā)現(xiàn)，會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)莫名其妙的問(wèn)題，從而對(duì)整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)造成影響。而操作人員不具有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，無(wú)法及時(shí)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行修復(fù)，需要專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行操作，進(jìn)而影響單位政府辦公室的正常工作。第二，很多操作人員自身的辦公自動(dòng)化能力較差，因此需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的培訓(xùn)，才能夠熟練掌握辦公自動(dòng)化的操作過(guò)程；同時(shí)，由于辦公自動(dòng)化軟件的個(gè)性化需求，從而導(dǎo)致使用過(guò)程比較復(fù)雜，操作人員上手比較慢，無(wú)法更好地滿足工作的需求。

1.3 協(xié)同工作中存在的問(wèn)題

辦公自動(dòng)化軟件中可以允許員工對(duì)一些工作流程進(jìn)行協(xié)同處理，但是在協(xié)同工作中依然存在多個(gè)方面的問(wèn)題：第一，很多員工在使用辦公自動(dòng)化軟件的過(guò)程中，僅僅關(guān)注自身的模塊，但是對(duì)于協(xié)同工作的內(nèi)容不夠了解，而如果軟件的功能不是特別全面，無(wú)法及時(shí)給工作人員進(jìn)行提醒，從而導(dǎo)致協(xié)同工作的效率非常低下。第二，在使用辦公自動(dòng)化軟件過(guò)程中，往往會(huì)存在權(quán)限比較混亂的問(wèn)題，不具有相關(guān)權(quán)限的人員可能會(huì)獲得相應(yīng)的權(quán)限，從而出現(xiàn)越權(quán)處理問(wèn)題的情況出現(xiàn)，造成協(xié)同工作中的混亂；而且出現(xiàn)問(wèn)題后，無(wú)法及時(shí)定位到相關(guān)的負(fù)責(zé)人，會(huì)出現(xiàn)責(zé)任混亂的情況。

2 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用策略

根據(jù)上文的分析可知，目前很多單位政府辦公室采用了辦公自動(dòng)化軟件，并將計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用其中，極大地提高了工作效率，但是也存在一些問(wèn)題，本文對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了分析和論述，然后總結(jié)了相應(yīng)的完善策略，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 采取定制化的辦公自動(dòng)化軟件

不同的單位政府部門(mén)具有不同的需求，因此在使用辦公自動(dòng)化軟件的過(guò)程中，需要定制相關(guān)的功能，為此可以參考以下幾個(gè)方面：第一，單位政府辦公人員需要梳理相關(guān)的需求，然后交給軟件設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)人員，讓他們根據(jù)需求定制專(zhuān)門(mén)的辦公自動(dòng)化，從而更好地滿足工作人員的個(gè)性化需求，更好地提高單位政府辦公室工作的效率。第二，軟件設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)人員可以提供一定的售后服務(wù)，對(duì)辦公自動(dòng)化軟件使用過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單描述，使用者可以根據(jù)問(wèn)題產(chǎn)生的表現(xiàn)找到合適的解決方案；如果依靠軟件使用者無(wú)法很好地解決問(wèn)題，就需要邀請(qǐng)軟件專(zhuān)家進(jìn)行修復(fù)。

2.2 提高辦公自動(dòng)化工作人員的信息化水平

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化軟件中應(yīng)用是未來(lái)工作的趨勢(shì)，因此相關(guān)的工作人員需要努力提高自身的信息化水平，從而能夠更好地滿足辦公自動(dòng)化的需求。為此，可以參考以下幾個(gè)方面：第一，單位政府辦公室在進(jìn)行人員招聘的過(guò)程中，不僅需要對(duì)相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行考核，而且還需要對(duì)其信息化能力、團(tuán)隊(duì)合作能力等綜合素質(zhì)進(jìn)行考核，從而能夠更好地選拔出符合招聘需求的人才。第二，對(duì)員工進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，幫助員工更好地了解辦公自動(dòng)化軟件的使用技巧，使得他們可以熟練掌握軟件的操作，更好地應(yīng)對(duì)日常的工作；同時(shí)，公司可以鼓勵(lì)員工報(bào)考相關(guān)的辦公自動(dòng)化軟件培訓(xùn)班，并為其報(bào)銷(xiāo)學(xué)習(xí)的費(fèi)用，能夠極大地提高員工的工作熱情，積極投入到辦公自動(dòng)化軟件的學(xué)習(xí)和使用過(guò)程中。

2.3 提高對(duì)辦公自動(dòng)化軟件的重視

辦公自動(dòng)化軟件的優(yōu)勢(shì)是非常多的，不僅能夠提高工作效率，降低工作人員的工作量，同時(shí)還可以減少出錯(cuò)的概率，使得工作流程更加規(guī)范化。所以，為了更好地將計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用到辦公自動(dòng)化軟件中，就需要提高辦公自動(dòng)化軟件的重視，為此可以參考以下幾個(gè)方面：第一，企業(yè)不僅需要定制個(gè)性化的辦公自動(dòng)化軟件，還需要建立相關(guān)的生態(tài)環(huán)境，例如，針對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，積極宣傳辦公自動(dòng)化軟件的優(yōu)勢(shì)，引導(dǎo)員工更快地適應(yīng)辦公自動(dòng)化的氛圍等等；第二，企業(yè)需要制定科學(xué)合理的績(jī)效考核機(jī)制，將辦公自動(dòng)化軟件的使用能力作為考核的重要內(nèi)容，能夠通過(guò)績(jī)效的形式督促企業(yè)員工更好地進(jìn)行辦公自動(dòng)化軟件的學(xué)習(xí)，并積極使用辦公自動(dòng)化軟件提高工作效率，提高企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)力；第三，對(duì)企業(yè)進(jìn)行信息化的改革，企業(yè)在使用辦公自動(dòng)化軟件后，可能會(huì)對(duì)原有的工作流程產(chǎn)生一定的影響，所以需要進(jìn)行信息化相關(guān)的改革。例如，可以根據(jù)辦公自動(dòng)化軟件和企業(yè)自身的工作流程，對(duì)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行重新劃分，適當(dāng)?shù)卦黾踊蛘邷p少工作人員，將資源進(jìn)行合理地分配，使其能夠更好地適應(yīng)信息化的趨勢(shì)。

3 結(jié)語(yǔ)

根據(jù)以上的分析和論述可知，雖然計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用在辦公自動(dòng)化軟件中具有非常大的優(yōu)勢(shì)，但是實(shí)際應(yīng)用中依然存在很多問(wèn)題，這些問(wèn)題影響了辦公自動(dòng)化軟件未來(lái)的發(fā)展，本文針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了論述，進(jìn)而提出了相關(guān)的完善策略，從而能夠更好地推動(dòng)辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用，提升各級(jí)政府部門(mén)的辦公效果和質(zhì)量。與此同時(shí)，基于篇幅有限，本課題研究可能在某些方面仍存在一定的不足之處，為此，筆者希望能夠借助本課題的研究，在社會(huì)各界引起人們對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化問(wèn)題的廣泛熱議，促使社會(huì)各界專(zhuān)家、學(xué)者廣泛地參與到本課題的研究中來(lái)，從各方面為計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的有效實(shí)施提供多樣化的意見(jiàn)和建議，共同促進(jìn)本課題研究體系的完善。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳竹云，葉雯.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2018，14（35）：76-77，82.

[2] 王維國(guó).計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用[J].信息與電腦：理論版，2018（15）：227-228.

[3] 李明建.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用研究[J].信息與電腦：理論版，2018（14）：191-192.

[4] 胡金榮.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化上的應(yīng)用探討[J].計(jì)算機(jī)產(chǎn)品與流通，2017（12）：14.