行政事業單位實物資產管理問題及對策研究

戚傳云

一、引言

《政府會計準則—基本準則》中對行政事業單位控制的資產給予了明確定義，其中非貨幣性實物資產是國有資產的重要組成部分，既包括了在開展業務活動中經常耗用流動性較強、耗用量大、且較零散不宜于集中管理的資產，也包括了具有固定資產性質的資產，這些實物資產是政府主體生產提供公共產品及服務的物質基礎和保障，目的是滿足其履行職責和進行社會管理的需要。在日常使用過程中如忽視其管理，將會影響行政事業單位職能正常發揮。保障實物資產的安全和完整，防止實物資產浪費、流失是資產管理工作中的一項基本任務。

二、行政事業單位實物資產管理的意義

實物資產在行政事業單位總資產中占有較大比重，對單位發展和各項工作的開展現實意義重大。

1.利于社會公共資源優化配置，確保在不影響正常工作的前提下，使實物資產利用率達到最大化。

2.利于行政事業單位資產管理績效評價，利于資產配置結構優化，避免實物資產閑置浪費和重復采購，節約了財政資金，降低行政運行成本，對實物資產的合理使用得到完善。

3.利于防范行政腐敗行為。提高行政事業單位實物資產的日常管理水平，能夠從采購、保管、使用、處置環節對實物資產的管好、用好起到監督作用。

三、行政事業單位實物資產管理存在的問題

（一）實物資產家底不清，造成賬實不符

1.存在實物資產賬面上有記錄，清點時沒有該資產的現象，多為實物資產耗用管理方面出現問題。日常耗用的實物資產，由于達不到固定資產的標準，且購入時隨需而購，造成耗用時沒有及時進行支出核算；某些專用設備如便攜式筆記本、軟件等，由使用者長期保管使用，使用過程中因工作需要可能被多次轉手，造成實物丟失；在實物資產發生毀損、報廢時沒有及時進行核銷，財務核算滯后。

2.存在實物資產清點時有資產，賬面上沒有該資產記錄，多為實物資產會計確認入賬出現問題。對取得固定資產入賬不及時，如出現需安裝調試的設備時，雖然已經達到預計可使用狀態，但由于相關確認記錄資料未及時傳達至財務，沒有及時入賬；甚至對調入、捐贈等實物資產不進行會計核算。

（二）實物資產管理意識淡薄，內部控制制度不健全

行政事業單位的實物資產來源于國家財政性資金或國家調配，或者接受捐贈而得，單位領導層對實物資產管理意識、成本效益意識淡薄；實物資產管理內控制度不健全，造成實物資產管理與財務管理脫節，二者之間缺乏相互牽制制度；對資產使用部門已經將其報廢，財務部門未及時辦理減資及賬務處理，致使會計信息失真。

（三）實物資產日常管理不規范，使得實物資產浪費、毀損現象不斷發生

在實物資產的日常管理中，單位的采購制度建立不完善，隨意性大，尤其是日常辦公耗材的采購，使用量大且用途分散，缺少登記、領用制度，出現重復購置，形成浪費。

由于辦公用用品、設備疊代更新加速，技術進步造成了部分實物資產越來越便于攜帶，原有的“固定資產卡片”式管理已不適用；對于捐贈、無償調入的實物資產，由于實物資產管理接收手續不規范，受贈人責任意識缺失，這部分實物資產游離于日常管理之外，造成毀損。

（四）期末清查制度執行不嚴格，使實物資產中存在的問題發現、解決滯后

實物資產期末盤點清查制度，在實際執行過程中不能夠做到對實物資產進行定期盤點，盤點間斷和滯后造成實物資產在使用過程中出現已失去使用價值的資產仍在被使用，甚至有些實物資產因損而無了，類似這樣問題難以及時發現，造成處理問題時間滯后，難以保證實物資產安全完整。

四、提升行政事業單位實物資產管理水平的對策

（一）切實做好實物資產配置與政府采購預算相結合

首先應做好期末實物資產清查工作，在摸清家底徹底掌握狀況基礎上，對實物資產的配置進行采購預算，從源頭上做好實物資產的管理。

1.加強預算法、政府采購法等相關法律、法規學習，增強對資產管理與采購預算管理相結合的意識。轉變“重資金申請輕實物管理”的錯誤思想觀念和工作態度，在對實物資產管理和采購預算管理進行工作安排時，從采購預算做起。對實物資產的配置進行詳細分析，盤活存量實物資產，嚴格增量配置，統籌安排，制定采購預算，避免在預算年度中出現隨意性，提高實物資產配置科學化、法制化程度。

2.做好實物資產政府采購預算的執行工作。預算年度應嚴格執行政府采購計劃，按照采購預算規定支出使用資金，對于無預算、無采購計劃、超預算、超計劃的資產配置不予以辦理，對于擅自改變采購支出用途，擴大采購支出范圍、提高支出標準的不辦理。

（二）切實做好實物資產管理與財務管理相結合

《政府會計制度》對實物資產的財務管理做出明確的相關規定，為適應權責發生制政府綜合財務報告制度改革需要，規范行政事業單位實物資產會計核算，提高會計信息質量，分別出臺了《政府會計準則第1 號—存貨》、《政府會計準則第3 號—固定資產》，為實物資產管理提供了堅實的法律基礎。在實物資產財務管理中，會計人員以準則為依據，對實物資產進行確認、記錄和報告。

1.實物資產取得時，按照準則確認標準嚴格區分實物類別，對資產取得方式的不同分別進行資產初始確認計量，進行入賬管理。對于在實物資產管理中容易出現“賬外資產”的捐贈、無償調入資產，準則也予以明確：捐贈資產成本可以按照有關憑據注明的金額加上相關稅費、運輸費等確定；無償調入資產按照調出方賬面價值加上相關稅費、運輸費等確定；在實際取得資產并辦妥相關手續時公允價值不能可靠計量的，按照名義金額（1 元人民幣）計量。這些相關規定對容易成為賬外實物資產的情形進行了規范，為區分實物類型、財務初始管理奠定了基礎，為后續管理提供了可靠依據。

2.實物資產日常管理和財務管理相結合。在設立“庫存物品”科目進行財務核算的同時，根據實物資產的特點建立領用登記制度，由專人負責，實行精細化管理，注明物品的種類、規格、保管地點，采購、使用時間，使用場所環境，利于掌握物品使用狀況，及時進行“在庫”、“在用”、“攤銷”等財務處理。對于類固定資產的實物資產應設立“固定資產”進行財務核算，除在原有卡片式登記資產管理基礎上，對價值高體積小的資產如成批購進的移動硬盤、軟件、微型專用設備等，進行“實物驗存”檢查或抽查，以核查資產存在、使用狀況，及對資產的安全、完整進行檢查，以利于賬物相符的動態管理。

（三）切實做好實物資產管理與內部控制制度相結合

實物資產管理不能僅依賴于各項管理方式方法，更需要進行制度化、常態化控制管理。

1.建立健全實物資產內部控制制度體系。根據《行政事業單位內部控制規范（試行）》及相關存貨、固定資產管理辦法，結合單位自身社會服務特點，設置專門實物資產管理部門，配備專業人員，制定并不斷完善實物資產內部控制制度體系，對實物資產的配置、使用、處理每一個環節進行全流程覆蓋管理，并在每個環節中明確責任追究、獎懲條款，并對責任人進行績效考核管理。

2.加強內部控制制度的執行，建立問責、監督約束機制。通過責任追究制度設立，根據各管理環節責任人承擔相應責任大小、考核結果，落實相應獎懲措施和責任追究，促使工作人員樹立實物資產管理人人有責的意識。同時加大內部審計力度，對實物資產管理者、使用者進行監督，確保資產信息真實性，對資產內部控制制度執行情況進行分析和研究，提出合理修正建議，確保實物資產管理制度始終適應單位正常發揮職能的需要，符合單位資產管理科學目標。

（四）切實做好實物資產管理與信息化管理相結合

隨著科技的高速發展，大數據時代已經來臨，信息化管理已經滲透到各行各業的各項管理中，行政事業單位需要將信息化的成果應用到實物資產管理工作之中。通過計算機網絡提高資產管理效率，對實物資產進行信息化管理。

1.建立實物資產管理數據庫，構建單位內部網絡平臺，通過對現有資產信息進行統計分析與匯總，以掌握資產狀況，為資產配置預算編制、資產調度、使用提供輔助作用；利用資產管理信息系統，將資產信息上傳至上級主管部門、國有資產管理部門，進行信息共享，為領導層決策服務。

2.通過資產管理信息系統，采用條形碼標記實物資產，落實資產歸檔，提升實物資產管理效率；對資產管理中出現的難點和風險點可以及時排除，強化監督機制的實施。信息化管理使實物資產動態化，管理更加便捷、有效，以實現資產資源最大化利用。