高校工程建設(shè)項(xiàng)目審計(jì)管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

張玉卓

一、高校工程建設(shè)項(xiàng)目審計(jì)管理信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的必要性

隨著高校工程建設(shè)項(xiàng)目對(duì)審計(jì)的日益規(guī)范和重視，傳統(tǒng)的審計(jì)管理方式已不能滿足審計(jì)項(xiàng)目數(shù)量的日益增加和審計(jì)質(zhì)量的高標(biāo)準(zhǔn)要求。為有效解決這一問題，可以通過構(gòu)建高校工程審計(jì)管理信息化系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)高校工程審計(jì)管理電子化信息化，有效提升高校工程審計(jì)管理水平。運(yùn)用信息化手段，實(shí)現(xiàn)審計(jì)資源管理和審計(jì)作業(yè)工具等的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，推進(jìn)高校內(nèi)部審計(jì)信息化系統(tǒng)的建設(shè)，是高校工程建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部審計(jì)持續(xù)有效發(fā)展的重要舉措和必然趨勢(shì)。其必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.有利于提高審計(jì)效率。服務(wù)工程建設(shè)相關(guān)項(xiàng)目的跟蹤審計(jì)，通過審計(jì)信息化管理系統(tǒng)，可以對(duì)審計(jì)工作進(jìn)行全局性計(jì)劃安排，合理調(diào)配和科學(xué)利用審計(jì)資源，并能積累被審計(jì)單位歷史數(shù)據(jù)，避免大量重復(fù)性勞動(dòng)，提高審計(jì)效率。2.有利于提高審計(jì)工作質(zhì)量。改進(jìn)審計(jì)工作方法，通過信息化系統(tǒng)對(duì)審計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化，按照業(yè)務(wù)類型和工作節(jié)點(diǎn)在系統(tǒng)中生成相應(yīng)文書模板，提高審計(jì)工作質(zhì)量。3.有利于對(duì)工程審計(jì)進(jìn)度的監(jiān)控和資源調(diào)配。內(nèi)部審計(jì)信息系統(tǒng)可以對(duì)審計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)度情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)顯示，審計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人可以根據(jù)審計(jì)人員和項(xiàng)目情況，對(duì)審計(jì)資源進(jìn)行合理調(diào)配。4.有利于審計(jì)檔案管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。審計(jì)檔案數(shù)字化為審計(jì)統(tǒng)計(jì)工作帶來了極大的便利。審計(jì)信息系統(tǒng)不僅可以快速提供歷年審計(jì)工作完成量的統(tǒng)計(jì)，并能快速整合歷年審計(jì)信息成果進(jìn)行比對(duì)分析、報(bào)表生成、要點(diǎn)總結(jié)等，為后續(xù)工程項(xiàng)目審計(jì)提供參考。

二、高校工程審計(jì)管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)架與設(shè)計(jì)

高校工程審計(jì)管理信息化系統(tǒng)基于Microsoft 的Windows 平臺(tái)，采用B/S 模式，形成了Web 瀏覽器、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)的三層體系結(jié)構(gòu)。高校工程審計(jì)管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模塊如圖1：

高校工程審計(jì)管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)一共有五個(gè)模塊：送審方模塊、內(nèi)審部門模塊、外審機(jī)構(gòu)模塊、系統(tǒng)管理模塊、資料查詢模塊。

1.送審方模塊的設(shè)計(jì)。送審方模塊包括送審部門及經(jīng)辦人信息和送審項(xiàng)目及供應(yīng)商資料兩個(gè)子模塊。送審部門及經(jīng)辦人信息子模塊包含項(xiàng)目的校內(nèi)送審部門信息以及送審部門的經(jīng)辦人信息，項(xiàng)目送審申請(qǐng)、送審資料清單、送審部門與審計(jì)部門的交接單等資料。在送審項(xiàng)目及供應(yīng)商資料子模塊里，包含送審項(xiàng)目資料以及供應(yīng)商資料，項(xiàng)目的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同、變更簽證、圖紙等資料，供應(yīng)商的企業(yè)狀況、項(xiàng)目聯(lián)系人等資料。

圖1 高校工程審計(jì)管理信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)模塊圖

2.內(nèi)審部門模塊的設(shè)計(jì)。內(nèi)審部門模塊包括項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)、審計(jì)費(fèi)用核算、外審機(jī)構(gòu)資料和綜合評(píng)價(jià)三個(gè)子模塊。項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)子模塊包含項(xiàng)目的送審移交審計(jì)進(jìn)度、跟蹤核查等情況，分為到期未送審、已送審未移交、送審已移交、送審返回內(nèi)審部門，簽字蓋章確認(rèn)中等情況。審計(jì)費(fèi)用核算子模塊包含項(xiàng)目結(jié)算審計(jì)的費(fèi)用核算、折扣抵免、最高限價(jià)的費(fèi)用核算等。審計(jì)費(fèi)用核算子模塊可以設(shè)置固定的公式來計(jì)算，計(jì)算時(shí)只需要輸入送審價(jià)、審減額和審計(jì)費(fèi)用百分比就可以直接得出。外審機(jī)構(gòu)資料和綜合評(píng)價(jià)子模塊要包含已經(jīng)合作的外審機(jī)構(gòu)詳細(xì)信息，其他沒有合作的資質(zhì)較好的外審機(jī)構(gòu)信息，為合同到期時(shí)再次招標(biāo)入選外審機(jī)構(gòu)提供參考。外審機(jī)構(gòu)詳細(xì)信息應(yīng)該包含外審機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、業(yè)績(jī)、信用等級(jí)評(píng)估、綜合評(píng)價(jià)、各機(jī)構(gòu)的報(bào)價(jià)折扣等情況。

3.外審機(jī)構(gòu)模塊的設(shè)計(jì)。外審機(jī)構(gòu)模塊包括外審進(jìn)度和審計(jì)節(jié)點(diǎn)反饋兩個(gè)子模塊。外審進(jìn)度子模塊包含在審項(xiàng)目審計(jì)進(jìn)度、審計(jì)各階段各部分的外審負(fù)責(zé)人等。審計(jì)節(jié)點(diǎn)反饋?zhàn)幽K包含在審項(xiàng)目的對(duì)量、對(duì)賬、底稿保留、問題意見征詢稿、答疑稿等。

4.系統(tǒng)管理模塊的設(shè)計(jì)。系統(tǒng)管理模塊包括用戶和管理員兩個(gè)子模塊。用戶子模塊包含所有可登陸的用戶信息、用戶密碼維護(hù)、用戶身份識(shí)別與認(rèn)證等功能。管理員子模塊包含管理員認(rèn)證信息、用戶增加與刪除、密碼重置等功能。

5.資料查詢模塊的設(shè)計(jì)。此模塊包括業(yè)務(wù)流程和審計(jì)法規(guī)兩個(gè)子模塊。業(yè)務(wù)流程子模塊包含各個(gè)階段的審計(jì)流程介紹等內(nèi)容。審計(jì)法規(guī)子模塊包括相關(guān)審計(jì)與教育審計(jì)方面的法規(guī)制度查詢。

三、高校工程審計(jì)管理信息化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

1.送審方的操作流程。由送審部門經(jīng)辦人上傳模塊信息，必要時(shí)要上傳原件的掃描件，便于查詢。送審部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主管院領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)辦人及其聯(lián)系方式等信息都要上傳系統(tǒng)，便于隨時(shí)聯(lián)系溝通項(xiàng)目有關(guān)情況。送審申請(qǐng)需要上傳有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和主管院領(lǐng)導(dǎo)簽字的原件掃描件，送審資料清單必須與資料相一致，交接單需要上傳送審部門與內(nèi)審部門雙方簽字的原件掃描件。項(xiàng)目電子資料要在附件中全部上傳，這樣便于查詢核對(duì)，也方便使用審計(jì)軟件。項(xiàng)目的供應(yīng)商資料要有供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、簽字蓋章的授權(quán)書以及授權(quán)人和被授權(quán)人的身份證等掃描件。供應(yīng)商資料的齊全有利于監(jiān)督供應(yīng)商履行合同職責(zé)和約定，也對(duì)后續(xù)招標(biāo)選擇供應(yīng)商有參考作用。

2.內(nèi)審部門的操作流程。由內(nèi)審部門經(jīng)辦人負(fù)責(zé)管理輸入上傳模塊信息。內(nèi)審機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)輸入項(xiàng)目進(jìn)度情況以便隨時(shí)查詢項(xiàng)目流程階段和項(xiàng)目資料去向，有利于內(nèi)審部門隨時(shí)查詢項(xiàng)目的流程進(jìn)度，避免了項(xiàng)目過多時(shí)引起的混亂。在審計(jì)費(fèi)用核算部分，可以將費(fèi)用計(jì)算程序化，再在原有基礎(chǔ)上計(jì)算折扣得出審計(jì)費(fèi)用即可。對(duì)外審機(jī)構(gòu)的資料和評(píng)價(jià)也要詳細(xì)記錄以便查閱，在確定外審機(jī)構(gòu)時(shí)作為資料參考。

3.外審機(jī)構(gòu)的操作流程。由外審機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)管理和上傳資料。外審機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)輸入送外審的項(xiàng)目審計(jì)進(jìn)展情況以及項(xiàng)目審計(jì)情況的反饋交流信息，例如一審二審的審計(jì)底稿、項(xiàng)目疑問和答疑情況等。

4.系統(tǒng)管理的操作流程。系統(tǒng)的使用用戶可以通過此模塊管理個(gè)人信息，進(jìn)行密碼修改與更新等。用戶登錄時(shí)需要進(jìn)行身份識(shí)別與認(rèn)證，這里需要用戶輸入真實(shí)的身份證信息進(jìn)行驗(yàn)證。系統(tǒng)管理員可以通過此模塊管理其他用戶，對(duì)用戶進(jìn)行增加和刪除，對(duì)用戶忘記密碼的情況進(jìn)行密碼重置。管理員在登錄時(shí)需要進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證。

5.資料查詢的操作流程。用戶可以在這一子模塊瀏覽了解審計(jì)的具體流程和環(huán)節(jié)，了解項(xiàng)目的審計(jì)過程，審計(jì)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)項(xiàng)目送審和后續(xù)的審計(jì)有所幫助。用戶還可以在此模塊中查詢審計(jì)方面的法規(guī)和制度，對(duì)審計(jì)的順利進(jìn)行有所幫助。

6.系統(tǒng)的操作與管理。由送審方輸入送審部門與經(jīng)辦人信息，同時(shí)提供送審項(xiàng)目及供應(yīng)商的有關(guān)資料，這些信息按照流程展現(xiàn)給內(nèi)審部門。內(nèi)審部門收到項(xiàng)目送審信息后，進(jìn)行資料初審，通過后發(fā)送給外審機(jī)構(gòu)。外審機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核過程中，按照節(jié)點(diǎn)要求將階段性結(jié)果反饋給內(nèi)審部門。內(nèi)審部門根據(jù)具體情況在審計(jì)過程中進(jìn)行溝通、復(fù)核、協(xié)調(diào)等工作。審計(jì)結(jié)果得出后，由內(nèi)審部門組織進(jìn)行三方確認(rèn)，無異議后由外審機(jī)構(gòu)將項(xiàng)目資料返回內(nèi)審部門，內(nèi)審部門再返給送審方。所有用戶都可以在電腦登錄各自的用戶名進(jìn)行權(quán)限內(nèi)資料的查看、輸入、上傳、下載、刪除等操作。管理員負(fù)責(zé)用戶的權(quán)限設(shè)定、用戶管理、公用信息維護(hù)與運(yùn)行等。所有用戶都可以查詢相關(guān)業(yè)務(wù)流程和審計(jì)法規(guī)等公共信息。高校工程審計(jì)管理信息化系統(tǒng)是一個(gè)完整的審計(jì)管理服務(wù)系統(tǒng)，通過送審方、內(nèi)審部門、外審機(jī)構(gòu)的使用達(dá)到高校日常工程項(xiàng)目審計(jì)管理的目的，各方都可通過系統(tǒng)高效地獲取和輸入有關(guān)審計(jì)信息和資料，系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)主要由內(nèi)審部門配合學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心來完成。內(nèi)審部門可以對(duì)使用方進(jìn)行專門的培訓(xùn)來提高系統(tǒng)使用效率。

四、工程審計(jì)管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)應(yīng)注意的問題

1.考慮系統(tǒng)和瀏覽器的兼容性，瀏覽器最好使用IE6.0或者以上。如果瀏覽器使用不適很可能導(dǎo)致系統(tǒng)的有些功能不能使用，或者用戶不能上傳或者下載某些文檔，給操作帶來不便。

2.因用戶不同使用權(quán)限會(huì)有所不同，在用戶管理部分需要加密設(shè)置。每位登錄用戶需要輸入密碼才可進(jìn)入系統(tǒng)，系統(tǒng)針對(duì)不同的用戶會(huì)有不同的使用權(quán)限。每位用戶都有一定的操作權(quán)限，權(quán)限因角色不同而不同。

3.在審計(jì)各環(huán)節(jié)所用時(shí)間超過審計(jì)流程規(guī)定規(guī)定時(shí)限時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)預(yù)警，預(yù)警之后如果得到及時(shí)處理，內(nèi)審部門可對(duì)預(yù)警予以解除。