文書檔案管理工作優化淺析

楊昆

摘 要：檔案匯聚著龐大數量的信息，也是歷史上最真切的記錄。文書檔案管理工作屬于管理整體檔案中不可忽略的重要部分。基于新形勢發展背景下，只有強化完善地質文書檔案管理工作機制，提高管理者的工作素養，強化改善傳統文書檔案管理模式為現代化管理模式，優化地質文書檔案管理的信息化，才能使管理水平的有效提高，這也是地質文書檔案管理者必須積極思考與分析的重點課題。

關鍵詞：文書檔案；管理工作；優化措施

文書檔案具體是指事業單位、企業、機關部門、社會團體在組成行政活動時，價值性高、急于穩妥管理的文件資料。文書檔案的管理水平作為權衡某單位具備怎樣的管理檔案水平，如果在實際的文書檔案管理過程中發生紕漏，定會嚴重的影響某單位檔案資料的質量以及檔案的完整性，所以各個檔位必須對本單位的檔案管理工作強化重視。

1 文書檔案管理問題分析

1.1 檔案歸檔不全面

近些年來，隨著科學技術的逐漸進步與提升，辦公室的自動化程度也獲得進一步提高。很多科技產品掃描儀、復印機、電腦等普及，使文書檔案的處理與收集效率獲得有效地提升。同時采用現代化的辦公室設施產生的文資料與傳統立卷模式形成的檔案定會具有一定的矛盾。文書檔案歸檔中仍存在著兩方面問題：一方面文檔僅存于單位的光盤與電腦當中，無將文字資料打印后進行保存，所以，很難實現永久保存的目標；另一方面，個別單位僅將文檔以文字的方式保存，并未儲存于光盤，這對保管機密文書是非常不利的。

1.2 文書與檔案管理工作存在脫節現象

作為檔案管理的基礎就是文書工作，檔案管理也是文書的延伸，二者的關系密不可分。但在實際的檔案管理中，通常文書和檔案處于分割管理的狀態。基于某種意義上來看，這就造成檔案管理與文書工作間距較大的局勢。由于文書工作者缺乏檔案管理意識，而管理檔案的人員也很少牽涉文書的相關工作，使二者在連接中極易出現脫節的現象。部分單位目前的公文處理方法與格式仍處于不規范狀態，例如，文件缺乏統一的用紙格式、并未合理使用文種、編號缺乏明確性等。部分單位形成文書的部門很多，但部門內部的工作者無法對歸檔的價值加以認知，不愿將文書檔案整理好后歸檔由專一部門管理，這也是造成文書檔案不完善的主要因素。

1.3 檔案管理者素質有待提高

管理文書檔案的主體就是工作人員。檔案管理者的工作素質決定著文書檔案的整體質量。部分單位的文書檔案管理者并未受過專業的培訓與檔案學習，并未全面了解檔案分類以及立卷工作。雖然，部分檔案管理擁有上崗的資格，但因很少參與檔案的教育培訓活動，以此自身的知識結構與管理檔案的水平很難及時更新，特別是計算機與網絡技術持續發展，文書檔案管理中應用計算機技術勢在必行，但因單位內部無法對計算機技術全面掌握，個別檔案管理者因不具備較高的檔案意識，或因缺乏專業的文書檔案管理知識，使得文書的立卷滿足不了標準方式與規則，甚至還會發生保管案卷期限不清晰，或是收集的文書檔案不健全。

2 文書檔案管理的優化措施

2.1 檔案管理系統的完善建設

隨著“公益二類”性質的逐漸明確，堅持事業單位為本的機制下，企業的經營體系獲得了進一步完善，所以，依據分級負責、分類管理、統一領導的基礎原則，參考三級管理系統的方式，完善出以綜合檔案室為主、檔案管理部門為依靠、二級檔案管理單位為基礎三級檔案管理結構；在這樣的基礎下，構建出以管理檔案信息體系、基礎數據庫、檔案目錄中心為基礎的信息化檔案管理系統。

2.2 一體化文書檔案

一直以來，檔案的管理工作通常都是由專門的檔案部門落實，文書是由不同的部門所產生的，因檔案管理與文書處理的脫節現象，使得檔案管理極易出錯。因此一體化的文書檔案成為最佳的管理模式，將以往處理文件與獨立管理檔案的分散情況，統一形成有效地整體加以管理。一體化文書檔案管理模式象征著文書檔案與文書處理二者文件整體生命的運行過程，進而科學有效地處理與控制文書檔案。

2.3 高科技信息技術的應用

伴隨著高新技術的深化發展，無紙化資源的逐漸涌現，促使檔案管理從以往員工手動操作轉變成先進計算機的管理操作模式，使儲存文書檔案的能力從根源上獲得改善，從以往紙質保存方式變革成為如今電子資源的儲存方式；在操作文書檔案歸檔中，均采用計算機的處理方法，計算機技術對文書檔案的管理依件進行歸檔整理，這樣不僅能使檔案工作人員工作負重最大化降低，還能實現文書檔案管理效果的有效提高。

2.4 加強文書檔案管理人員的培訓力度

依據三級管理文書檔案的結構，優化配置檔案的管理人員，部分單位需依據創設檔案管理的部門或是明確專職的檔案管理人員，各部門應依據自身指定的檔案管理者，全面覆蓋檔案的管理職責；在收集地質文書檔案的同時，依靠未我國地質檔案管理工作機制，構建由匯交單位初審地質資料，再由專職部門對匯交監管平臺進行終審，要求地質資料匯交單位負責者以及技術負責者檢驗簽字明確相關的匯交工作，促使匯交工作的合理實施。

2.5 確保檔案信息的安全性

依據我國文書檔案的相關標準，健全地質檔案管理體系的防護系統與安全保密系統，針對單位內部的檔案安全保密機制進行嚴格落實。為各個單位裝置單機版地質檔案管理體系，還要配置涉密電腦與小型涉密保存服務器，組建專門的定密小組，參考我國與部門定密的標準，針對網上文件，嚴厲審查地質文書檔案，定密地質文書材料、清理解密工作、嚴格把關機密文件、將文書檔案輸送至非機密網絡。構建專門的地質檔案數據庫，做到在集中資源的過程中，全面實施網絡化管理模式。對于我國的保密機制進行嚴格的落實，強化管理保密載體、保密計算機、保密信息體系，加強保密者的保密思維與自身素質，開展數字化檔案資源的異地異質備份。

3 結束語

總之，文書管理水平的好與壞，不僅對立檔部門管理檔案的整體質量具有一定的影響，并且直接關乎著單位管理檔案的具體水平。通過對地質文書檔案管理工作機制與規范的不斷完善，提高管理者的工作素養，強化改善傳統文書檔案管理模式為現代化管理模式，優化地質文書檔案管理的信息化，才能使管理水平的有效提高，進而為保障我國的可持續發展。

參考文獻

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